Предположим, что нам нужно зарегистрировать первый документ, поступивший в Дело 01 по Виду деятельности 02. Это Дело, или Папка, будет иметь индекс 02-01 (Вид деятельности 02, Дело в рамках этого вида деятельности 01). В нашем примере фрагмента номенклатуры дел это — Дело 02-01 Переписка с клиентами . Индекс — это, по сути, код Папки, Дела, где документ должен находиться. Поскольку документ поступает в Дело первым, его порядковый номер 1, а полный регистрационный номер (идентификационный код, принадлежащий только этому документу), будет 02-01/1. Следующий документ в этом Деле будет иметь регистрационный номер (часто говорят просто номер , иногда просто индекс , подразумевая регистрационный номер, состоящий из индекса Дела и порядкового номера документа в этом Деле) 02-01/2. В двенадцатой папке, заведенной для хранения документов по виду деятельности 03, все документы будут иметь индекс 03-12 и порядковые номера по порядку их поступления в это Дело. Документы не сразу ложатся в папку, поскольку с ними проводят работу, они перемещаются из одного подразделения в другое, приводя к осуществлению предусмотренных управленческих и исполнительских действий.