Организация работы

из "Делопроизводство "

Документы, имеющие гриф КТ , формируются в отдельное дело (или дела). На обложке дела в правом верхнем углу ставится гриф КТ . На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. Все листы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. В начале подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нем, в конце дела подшивается заверительный лист. Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность документов с грифом КТ . Другие работники предприятия не должны иметь доступа к этому сейфу. [c.167]
При выдаче документа секретарем-референтом работник, получивший документ с грифом КТ , должен сверить номер (индекс) полученного документа с номером (индексом) в журнале, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись. [c.167]
Движение (выдача и возврат) документов с грифом КТ должно своевременно отражаться в Журнале учета выдачи документов с грифом КТ (рис. 9.3). [c.167]
Выданные для работы документы с грифом КТ подлежат возврату секретарю-референту в тот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные документы с грифом КТ могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы с ними, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т. д.). [c.167]
При возврате документа с грифом КТ секретарь-референт сверяет номер документа по журналу, проверяет количество листов документа и в присутствии работника ставит в графе Отметка о возврате подпись и дату возвращения документа. [c.167]
Передача документов и дел другим работникам предприятия, имеющим допуск к этим документам, производится только через секретаря-референта с обязательной записью в журнале. [c.168]
Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом КТ из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в Журнале регистрации документов с грифом КТ . [c.168]
Документы с грифом КТ запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях руководитель или его заместители могут разрешить сотрудникам вынос таких документов из здания для согласования, подписания и т. п. с принятием необходимых мер предосторожности. [c.168]
На предприятии должен быть принят строгий порядок размножения документов с грифом КТ . Они должны копироваться с разрешения руководства предприятия в специально выделенном помещении. Все копии документов КТ берутся на учет в специальном журнале или в Журнале регистрации документов с грифом КТ . Количество экземпляров документов с грифом КТ ,должно быть ограничено, причем каждый экземпляр готовится для заранее определенного адресата или исполнителя. Размножение документов следует производить в присутствии должностного лица, ответственного за документ. Все бракованные копии документов им забираются и подлежат немедленному уничтожению. [c.168]
Все дела с грифом КТ , журналы (картотеки) учета документов КТ в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел предприятия. [c.168]
Проверка наличия документов с грифом КТ по решению руководства предприятия может производиться с другой периодичностью, например по окончании каждого квартала. [c.168]
В случае установления факта утраты документов с грифом КТ немедленно ставится в известность руководитель предприятия и принимаются все меры к розыску документа. Для расследования факта утраты руководитель предприятия назначает комиссию. [c.168]
На утерянные документы после того, как розыск их не принес положительных результатов, составляется акт. В Журнал регистрации документов с грифом КТ вносятся соответствующие отметки об утрате. [c.168]
При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом КТ , производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному лицу. Акт приема-передачи этих документов утверждается руководителем предприятия или его заместителем. [c.169]
При прекращении трудовых отношений с предприятием, на котором сотрудник был допущен к КТ, обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют в течение двух лет, если иной срок не установлен трудовым контрактом. Для предприятия надежнее оговорить срок неразглашения коммерческой тайны после окончания срока действия трудового соглашения в самом контракте. [c.169]
При передаче дел в архив на документы с грифом КТ составляется отдельная опись. [c.169]
Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ. [c.169]
На документы с грифом КТ , отобранные к уничтожению, составляется акт, утверждаемый руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации. [c.169]

Вернуться к основной статье