Унификация и стандартизация документов в условиях их традиционного изготовления

из "Унификация документов управления "

При функционировании банков данных плановая, нормативная, постоянная или другая, редко изменяемая информация, вводится только один раз, а в дальнейшем лишь дополняется или корректируется при ее изменениях. Отчеты, вводимые в банк данных, плановых, нормативных и других постоянных показателей уже не содержат. Создание общей модели построения документов является одним из основных направлений унификации и стандартизации документов в настоящий период. Рассматривая документы, можно выделить их общие и частные характеристики. Совокупность общих характеристик может быть представлена в виде модели. Применение графических моделей построения отдельных систем документации (формуляров-образцов), а при дальнейшем развитии и создание целой системы моделей, оказалось очень эффективным не только как направление, но и стало основным методом унификации и стандартизации документов. К рассмотрению этих моделей мы вернемся ниже в отдельной главе. [c.36]
Унификация терминологии в документах проводится по различным направлениям. Разрабатываются правила построения заголовков форм документов. Составляются единые перечни показателей входных форм, при этом повышается точность формулировок реквизитов, обеспечивающих полное соответствие их наименований и содержания, исключающая возможность различных толкований. Для сокращения применяемой лексики разрабатываются тезаурусы реквизитов-признаков, технико-экономических показателей и составляются дескрипторные словари. Применяется формализованная грамматика, позволяющая эффективно вводить элементы управленческих текстов в ЭВМ. Унификация терминов управленческих документов упрощает их кодирование, а также обеспечивает эффективную обработку и поиск документов в автоматизированных системах управления. [c.37]
В отдельных системах документации существуют еще большие возможности типизации текстов, например, в органах материально-технического снабжения количество типовых текстов доходит до 50% общего их числа. Большое количество типовых текстов применяется в организациях внешней торговли, где их эффективность резко возрастает за счет одноразового перевода на иностранные языки с последующим сокращением затрат времени не только на составление документов, но и на их перевод. Предварительные расчеты показывают, что даже при традиционных методах работы затраты на разработку типовых текстов окупаются за 2 года. [c.38]
Соответствие документов решаемым задачам или процедурам управленческих действий — один из важнейших принципов унификации документов, направленный на совершенствование их содержания. [c.39]
Всю информацию, необходимую для решения задач в условиях АСУ, распределяют по 2 группам документов по входным в ЭВМ и выходным. Все сказанное выше относится к входным документам. [c.40]
Количество выходных документов и их объем могут быть уменьшены, если информация идет не полная, а лишь та, которая характеризует отклонения от плана или нормативов. При разработке выходных форм также нужно иметь в виду и должностное положение потребителя информации АСУ министру необходимы данные более укрупненные, чем начальнику главка, соответственно директору и руководителю службы или цеха. Такой же учет должностного положения лица, принимающего решение, и его осведомленности должны учитываться и при подготовке традиционных документов. [c.40]
Наименование документа и форма построения текста должны обеспечивать ускоренное его опознание именно тем должностным лицом, которому он предназначен. Состав показателей, реквизитов и формы документов тесно связаны с производимыми на их основе вычислениями и анализом. Особенно характерны в этом отношении формы плановых документов, отражающие достигнутый уровень методологии разработки плана, так как в них отражены методы планирования, способы обоснования отдельных его показателей, степень оптимизации планирования. В результате приведения в соответствие содержания документов с решаемыми задачами, процедурами и методами анализа информации объем и число применяемых документов существенно сокращаются. [c.40]
При вводе информации из документов в ЭВМ состав реквизитов дополняется отметкой о переносе данных на машинный носитель и подписью лица, ответственного за этот перенос. В некоторых случаях также указывается время переноса данных на машинный носитель. Обработка данных, содержащихся в документах, с помощью ЭВМ приводит к включению контрольных сумм, которые могут быть введены как суммы кодов заголовочной части, суммы всех перфорируемых чисел по каждой строке и по целому документу. [c.41]
Заканчивая рассмотрение этого важнейшего принципа унификации документов, будем иметь в виду, что вся дальнейшая работа по их совершенствованию должна проводиться на основе уже выполненной работы по отбору необходимых реквизитов и показателей. Унификация показателей и реквизитов, применяемых в различных документах. Показатели несут количественную характеристику свойств различных объектов, и их число постоянно увеличивается, отражая развитие производства и расширение масштабов народного хозяйства нашей страны. 400 млрд. показателей в год в отраслях производственной сферы характеризуют большую актуальность их совершенствования . [c.41]
Чтобы закрепить проведенную унификацию, должны быть составлены классификаторы показателей, допустимых к применению на различных уровнях управления в разных системах управления, и в надлежащем порядке утверждены, т. е. стандартизованы. Кроме того, должна быть обеспечена система ведения показателей, которая бы позволила вносить необходимые изменения в эти классификаторы. Расположение реквизитов на документе в соответствии с последовательностью их заполнения, чтения или считывания. Рассматривая последовательность расположения реквизитов на листе бумаги, будем исходить из принятого в нашей стране и в западных странах чтения слева направо и сверху вниз. [c.42]
В традиционных документах сложились определенные правила в последовательности расположения реквизитов, хотя и несколько отличающиеся по различным странам мира. В результате проводимой в СССР унификации для документов одной и той же системы документации последовательность расположения реквизитов практически одна и та же. Для разных систем управленческой документации эта последовательность пока различна, что усложняет их обработку традиционными методами. [c.42]
В дальнейшем, когда вычислительные центры будут обмениваться машинными носителями или передавать информацию по каналам связи, различная последовательность расположения реквизитов оказалась бы помехой для их эффективной работы. Замена чтения документов или переноса данных с них оператором на машинные носители автоматическим считыванием также требует минимального разнообразия в последовательности расположения реквизитов. [c.43]
Снижение физического объема документов в результате обоснованного определения площадей для размещения реквизитов. Десятки тысяч тонн бумаги, расходуемой ежегодно в нашей стране на создание управленческих документов, миллионы скоросшивателей и различных папок, постоянное увеличение потребных площадей для текущего хранения документов, а также для их хранения в ведомственных и государственных архивах, все большая потребность в средствах копировально-множительной техники, используемой для копирования документов, имеющих завышенный формат, неполное использование различных видов памяти ЭВМ из-за завышенных резервов на возможное увеличение емкости записи в документах — все это приводит к необходимости при унификации стремиться к сокращению их физических объемов. [c.43]
Сокращение объемов документов может вестись по нескольким направлениям установление рационального параметрического ряда форматов, уменьшение размеров полей, сокращение незаполненных мест внутри бланков или документов, оформляемых полностью машинописным способом, и сокращение площадей, занимаемых показателями и реквизитами 1. [c.43]
Площадь, необходимая для размещения каждого реквизита, может быть установлена как сумма площадей, необходимых для размещения постоянной (постоянного реквизита) и переменной (переменного реквизита) его частей. Площадь, необходимая для размещения постоянного реквизита, определяется на основе количества печатных знаков, входящих в его состав, характеристики шрифтов, примененных при изготовлении бланка, и пробелов, оставленных при его наборе. [c.44]

Вернуться к основной статье