Содержание, организационные формы административного делопроизводства и его кадры

из "Административная документация "

С руководством непосредственно связана организационная работа. Она отражается в уставной документации (уставы, положения) и различного рода других документах, определяющих организационные формы и штаты учреждения. [c.18]
Деятельность каждого советского учреждения строится на основе планирования и учета,, которые документируются в специальных системах документирования (бухгалтерского и статистического учета, плановой работы и т. д.). Планы и отчеты, связанные непосредственно с административной деятельностью,-— это различные календарные планы, общие отчеты о работе учреждения и т. п. [c.18]
С классификацией документов неразрывно -связано создание в делопроизводстве текущего архива. От того как организованы документы, т. е. в каком порядке их хранят и в процесс работы и после их исполнения до сдачи в архив учреждения — зависит их разыскание и, следовательно, пользование ими. [c.18]
Рассмотрим последовательно указанные вопросы. [c.19]
Организационные формы административного делопроизводства. В советских учреждениях еще нет единых организационных форм административного делопроизводства, его постановкой ведают различные структурные части. Среди их управления делами и канцелярии, общие отделы последних, общие канцелярии, секретариаты, общие части и даже административно-хозяйственные -отделы. Структурные части не всегда занимаются только делопроизводством. Иногда они уделяют больше внимания хозяйственному обслуживанию учреждения (типографии, издательства, гаражи, столовые, ясли, детские сады и т. д.), чем постановке административного делопроизводства. [c.19]
Во многих учреждениях административное делопроизводство возглавляют секретари, делопроизводители. [c.19]
Для улучшения организации административного делопроизводства принципиальное значение имело создание, в ряде центральных учреждений, канцелярий, ведающих только постановкой делопроизводства (1947 г.). Все посторонние функции, не относящиеся к делопроизводству, были переданы другим структурным частям. Опыт показал, что образование канцелярий способствует улучшению постановки делопроизводства. [c.19]
На выбор той или иной системы организации административного делопроизводства влияют и объем и задачи документирования. Централизованное делопроизводство чаще всего применяют в небольших по объему работы и документации учреждениях. Децентрализованное делопроизводство характерно для учреждений, имеющих несколько помещений удаленных друг от друга. Децентрализацию применяют и при большой оперативной работе, когда документирование удобнее производить непосредственно в структурных частях. Смешанную систему организации административного делопроизводства применяют в крупных, сложных по структуре учреждениях с большим документооборотом. При этом централизуют главным образом операции, связанные с приемкой, отправлением корреспонденции, а иногда с контролем исполнения. Для этой цели в учреждениях создают особые структурные части в виде экспедиций, контрольных групп и т. п. Исполнение же корреспонденции по существу проводят, как правило, децентрализованно в структурных частях. Но как бы ни строилась система административного делопроизводства, она должна быть единой для данного учреждения или системы их. [c.20]
Единая система административного делопроизводства в учреждениях. Такая система, как правило, должна быть простой, доступной для усвоения, дешевой, максимально механизированной. [c.20]
К разработке единой системы административного делопроизводства следует привлекать руководство учреждения, ответственных исполнителей. [c.20]
Правила ведения административного делопроизводства по единой системе должны быть сформулированы в виде инструкции, обязательной для всех без исключения работников учреждения, а когда оно имеет подведомственную систему — и для последней. [c.20]
К инструкции по административному делопроизводству прилагают образцы соответствующих форм и документов. [c.20]
После согласования с архивными органами, инструкцию утверждает руководитель учреждения. [c.20]
Создав инструкцию по делопроизводству, нужно обеспечить ее выполнение. [c.21]
Добиться выполнения инструкции всеми работниками учреждения нелегкая задача, но решить ее безусловно необходимо и можно. Ее исполнение должен повседневно контролировать лично руководитель делопроизводства. К нарушителям установленных правил необходимо применять не только административные меры. Основное значение имеет воспитательная работа, коллективное обсуждение вопросов постановки делопроизводства и случаев нарушения принятой инструкции. [c.21]
Примерные инструкции о делопроизводстве, утвержденные Советами Министров союзных республик,— важный этап в нормализации постановки делопроизводства. На основе этой инструкции должны быть пересмотрены инструкции по делопроизводству, разработанные ведомством. [c.21]
последнего времени эти инструкции, как показывает их анализ, во многих случаях были недостаточно высокого качества. Постановка делопроизводства в учреждениях, регулируемая этими инструкциями, отличается крайним разнообразием. Новейшие системы делопроизводства сочетают с архаическими способами. Вот почему введение общих норм в область делопроизводства— весьма актуальная задача. [c.21]
Кадры советских канцелярий. При анализе постановки административного делопроизводства особое значение приобретает вопрос о кадрах канцелярских работников, не имеющих в своем большинстве специальной подготовки. [c.21]

Вернуться к основной статье