Структура и методика проведения деловых совещаний Структура совещаний

из "Деловые совещания "

Заседание можно рассматривать как особый вид организации, которая создается на чрезвычайно короткий срок и имеет известную целенаправленность. В этом случае на заседание может быть распространен целый ряд понятий общей теории организации, таких, как управление, структура, процедура, поток информации, поток эмоций и т. д. [c.32]
Раскрытие конкретного содержания каждого из них и поиск оптимальной реализации каждого вызываемого ими фактора способствуют повышению эффективности заседания. [c.32]
А в т о к р а т и чес ко е заседание. разновидность диктаторского. На нем руководитель задает вопросы поочередно каждому участнику п выслушивает их ответы. [c.32]
Самое демократическое по структуре — дискуссионное заседание. Оно сводится к свободному обмену мнениями и к выработке общего решения. На дискуссионном заседании большинству можно свободно высказать свои мысли, открыто выступить против точки зрения руководителя. Такое заседание повышает у людей чувство ответственности, развивает чувство сплоченности. [c.33]
Правда, встречается такая форма дискуссионного совещания, при которой оно сводится только к обсуждению вопроса — решение принимает руководитель, обдумав все, что говорилось и предлагалось па совещании. [c.33]
Структура свободных заседании более аморфна. Это заседания без четко сформулированной повестки дня, а иногда без председателя. Свободное заседание не принимает никаких решений. Оно сводится к обмену мнениями и проходит в форме разговора между небольшим числом участников. Такое совещание обычно возникает произвольно в машине, во время обеда, в кулуарах какого-либо заседания. [c.33]
На директив н ы х, и и с т р у к т и в н ы х и и н-ф о р м а ц и о н и ы х заседаниях до сведении участников доводится новая служебная информация. [c.34]
Эти заседания целесообразны лишь тогда, когда необходимо скорее познакомить сотрудников с только что полученными материалами пли принятыми решениями с тем, чтобы немедленно приступить к их реализации когда у руководителя нет времени для написания доклада или нет возможности размножить текст а также при желании эмоционально воздействовать на людей и вызвать у них ощущение единства. В остальных случаях руководителю целесообразнее доводить свои идеи и распоряжения до сотрудников в письменном виде. [c.34]
Ознакомление с письменным текстом обычно отнимает меньше времени, чем прослушивание устной речи. К тому же большинство людей усваивает прочитанное лучше, чем воспринимаемое на слух. По тексту доклада сотрудник может тщательно проштудировать те разделы, которые непосредственно касаются его работы, и бегло просмотреть остальные. Он может, не торопясь, сделать выписки и составить для себя заметки. Прочтение доклада снижает вероятность неправильного понимания и неточного выполнения деловых распоряжений. Недаром специалисты по НОТ рекомендуют руководителям всячески избегать устных приказаний и опираться в работе преимущественно на письменные директивы. Конечно, написание доклада требует от руководителя затраты определенных -- п иногда немалых -- сплин, однако при правильной постановке дела эти усилия окупаются. [c.34]
Очень распространенный пас вид заседании. . [c.34]
Чем больше люди работают вместе, тем больше они должны экономить время. [c.34]
Конечно, оперативные совещания обсуждают не только текущие неполадки производства, по и многие другие производственные дела (например, порядок введения в строи новой автоматической линии). Однако требование результативности обсуждения применимо к каждому оперативно , у совещанию. [c.36]
Совещания по выработке плана действий на сегодня или по подведению итогов рабочего дня могут быть действительно полезны и нужны. Но пусть они на самом деле станут летучками Если же такие совещания отнимают заметную часть рабочего дня, они прямая помеха работе. Чем так проводить диспетчерские совещания, лучше их не проводить вовсе. К такому мнению приходят передовые руководители производства. Вот что пишет директор завода Северный пресс А. Терещенко в статье, па которую мы уже ссылались Думается, устаревают, а точнее -— устарели всякие декадные и диспетчерские совещания, рапорты , планерки , так широко применяемые на предприятиях для управления. Вместо всего этого нужна информация 1. [c.36]
Сокращай длительность заседания. Отучай людей or многословия, от повторения мыслей, высказанных другими. Соблюдай регламент. [c.36]
Поочередные краткие (минута-полторы) сообщения участников диспетчерского совещания должны быть построены по принципу учета отклонений полученных фактических показателей от нормативных или плановых. Иными словами, на совещании следует докладывать только о производственных возмущениях (нарушениях планового хода производства), причем главным образом таких, которые имеют непосредственное отношение к другим его участникам (произошли по вине смежников, могут быть устранены с их помощью или, наоборот, вызвать у них сбой). [c.37]

Вернуться к основной статье