Специфика языка служебных документов

из "Как составить служебный документ "

Каждому из нас приходится составлять деловые тексты. При поступлении на работу мы пишем заявление о приеме, у многих возникает необходимость подготовить текст служебного письма, составить акт, оформить протокол или написать отчет. [c.4]
Но чтобы правильно и быстро составить подобный текст, важно хотя бы в общих чертах знать особенности языка служебных документов и предъявляемые к нему требования. Невыполнение этих требований в лучшем случае затрудняет работу с документом, в худшем — лишает его практической и юридической значимости. [c.4]
Лингвисты единодушны в том, что язык служебных документов — это набор клише, штампов, стандартов. Дело в том, что особенностью современного этапа развития служебных документов является их унификация. Унификация текстов рассматривается как выбор одного языкового варианта из нескольких возможных способов передачи одной и той же единицы информации. [c.4]
Но было бы неправильно рассматривать унификацию лишь как канонизацию отдельных слов и выражений. Такое понимание сковывало бы творческую инициативу составителя служебного документа. Унификация языка — это прежде всего установление и применение правил построения предложений по определенным моделям, соответствующим тем или иным жизненным ситуациям. Поэтому процесс составления служебного документа сводится к конкретному использованию языковых моделей, на базе которых и можно построить предложение. [c.5]
Существует около 60 видов управленческих документов. Каждый вид документации имеет текстовую форму. Однако независимо от их вида документы характеризует тенденция к унификации языка. ГОСТ 6.15.1—75 Организационно-распорядительная документация. Основные положения устанавливает следующие способы унификации текстов трафарет, таблица, анкета и сплошной связный текст. Кроме того, необходимо еще выделить тексты-аналоги. [c.5]
Трафарет — способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации. Примеры трафаретных текстов — бланки справок для заводоуправления, отдела кадров, командировочных удостоверений и т. п. [c.5]
Пример текста-трафарета. [c.6]
Можно рекомендовать пять способов подготовки служебных документов с использованием трафаретных текстов. Первые два применяются при работе непосредственно со сборником трафаретных текстов, а остальные три — с бланками-трафаретами. [c.6]
Первый способ. Исполнитель находит в сборнике нужный текст и составляет черновик документа, переписывая дословно постоянную информацию из трафарета и одновременно дополняя ее переменной. [c.6]
Второй способ. Исполнитель находит в сборнике нужный текст и дает заказ в машбюро. Получив заказ, машинистка также находит в сборнике нужный текст и печатает его на бланке, включая переменную информацию, приведенную в заказе. [c.6]
Третий способ. Исполнитель находит в сборнике нужный текст и дает заказ в машбюро. Машинистка подбирает соответствующий бланк-трафарет и заполняет необходимое количество экземпляров вставками, текст которых дан в заказе. [c.6]
Пятый способ. Исполнитель сам заполняет необходимое количество экземпляров бланков-трафаретов (адресуемых, как правило, в подведомственные организации), их подписывают и направляют адресату. [c.7]
Сборники трафаретных текстов целесообразно создавать при большом документообороте. Такие сборники разработаны в ряде информационных центров страны. [c.7]
Фраза в документе в виде таблицы по структуре представляет собой предложение, в котором в роли подлежащего выступают показатели документов, а в роли сказуемого — их числовые или текстовые соответствия. Однако если грамматическое предложение выражает одну законченную мысль, то таблица выражает ряд законченных мыслей. [c.7]
В таблице количественная информация передается словами, цифрами или смешанным способом. При выборе грамматической формы слова следует руководствоваться правилами употребления числительных и существительных, выражающих категорию числа. В виде таблиц составляются документы по кадровым вопросам, вопросам планирования, учета. [c.7]
Анкета — способ также пространственной организации текста, при котором постоянная информация дана в виде перечня вопросов, предусматривающих строго определенный набор ответов. [c.7]
В виде анкет составляются личные листки по учету кадров, сводки, личные карточки, различные заказы, отчеты и т. д. Текст анкеты можно рассматривать как регламентированную диалогическую речь. [c.7]

Вернуться к основной статье