Официальная корреспонденция в условиях унификации

из "Современное деловое письмо в промышленности Издание 3 "

Официальное письмо является одним из важных каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути. [c.3]
В основе официального письма лежит письмо личное. Личные письма раньше занимали много страниц. Автор первого толкового словаря английского языка Самуэль Джонсон считал, что короткое письмо, адресованное далекому другу, оскорбительно подобно легкому кивку или небрежному приветствию . [c.3]
Телефон и телеграф значительно сузили сферу распространения письма. Однако, несмотря на конкуренцию этих средств связи, письмо сохраняет свою силу и в наши дни, в частности, благодаря тому, что письмо — это документ. Еще Франц Кафка остроумно заметил Оковы страдающего человечества сделаны из канцелярской бумаги . [c.3]
Несмотря на наличие телефона и телеграфа, объем переписки даже на небольшом предприятии поражает своими размерами. Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации. Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма. [c.3]
Отсутствие навыков составления официальных писем является существенным пробелом в профессиональной подготовке секретаря, референта, специалистов и руководителя. Чтобы правильно и быстро составить официальное письмо, необходимо хотя бы в общих чертах знать особенности языка и стиля современной корреспонденции и требования, предъявляемые к ней. Невыполнение этих требований, с одной стороны, затрудняет работу с письмами, а с другой — порой лишает их юридической и практической значимости. [c.3]
Текст официального письма не должен допускать нескольких толкований и словесного произвола. Он должен быть однозначным. Язык официального письма стремится к точности и красоте математической формулы. Ввиду правовой значимости официальных писем, их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов. [c.3]
Лингвисты единодушны в том, что язык официальных документов — это набор клише, штампов, стандартов. Дело в том, что особенностью современного этапа развития официальных документов является их унификация. Унификация текстов рассматривается как выбор одного языкового варианта из нескольких возможных способов передачи одной и той же информации. [c.4]
Значение слова адресант см. в Кратком словаре делового человека в конце книги. [c.4]
Однако было бы неправильно рассматривать унификацию лишь как канонизацию отдельных слов и выражений. Такое понимание сковывало бы творческую инициативу составителя официального документа. Унификация языка — это прежде всего установление и применение правил построения предложения по определенным моделям, соответствующим тем или иным жизненным ситуациям. Поэтому процесс составления официального документа сводится к конкретному использованию языковых моделей, на базе которых и можно построить предложение. [c.5]
Документоведы обратили внимание на ещё нерешенные лингвистами вопросы варьирования способов изложения с учетом той или иной грамматической категории (лица, залога, времени, числа и т. д.). [c.5]
Специалисты в сфере управления выдвинули задачу освещения служебного речевого этикета. [c.5]
Ершов А,П. Методические предпосылки продуктивного диалога с ЭВМ на естественном языке // Вопросы философии.— 1981.— 8. [c.5]
Унифицированные словесные обороты требуют минимального напряжения при восприятии и ускоряют процесс составления официального письма, позволяя не тратить усилий на поиск формулировок. Такие обороты отличаются, как правило, большой информационной емкостью, так как сигнализируют о смысле в самой обобщенной форме. Без готовых, проверенных долголетней практикой широко известных словесных формул невозможно быстро, грамотно и точно отразить данную производственную ситуацию. Поэтому язык официальной переписки можно назвать регламентированным языком, представляющим собой набор отлитых форм, в которые каждый раз закладывается новое содержание. [c.6]
Современная официальная переписка уже выработала словесные формулы, выступающие как сигнал определенного типа информации. Уже по начальной фразе В порядке оказания технической помощи. .. мы догадываемся, что в официальном письме будет изложена просьба, и психологически готовы к восприятию соответствующей цепочки слов, с большей или меньшей степенью вероятности мы можем предсказать характер ожидаемой информации. [c.6]

Вернуться к основной статье