Информативность и убедительность делового письма Резолюции и визы

из "Современное деловое письмо в промышленности Издание 3 "

Письменная речь как и другие знаковые системы, служит средством фиксации содержащейся в документе информации. Язык и состав информации в документе находятся в диалектическом единстве как форма и содержание. С одной стороны, состав информации в документе определяет язык документа, т. е. его форму, с другой, сложившиеся текстовые формулы документов предопределяют состав информации. [c.78]
Документ — это память учреждения. И совсем не безразлично, в какой языковой оболочке хранится информация. К документу могут обращаться неоднократно, поэтому его текст должен быть организован таким образом, чтобы каждый раз требовалось минимальное время на ознакомление с ним. [c.78]
Необходимо, чтобы текст документа, в частности делового письма, был кратким и содержал лишь основные данные. Дополнительные сведения следует включать в приложения. Аргументация в деловом письме должна быть не столько исчерпывающей, сколько достаточной. [c.78]
Использование сложившихся формулировок освободить от занимаемой должности , контроль за исполнением возложить на .. . оплата гарантируется , в порядке оказания технической помощи , в связи с проведением совместных работ по .ввиду срочности заказа , в соответствии с предварительной договоренностью и решением .. . , , в целях дальнейшей кооперации и т. д. облегчает процесс составления делового письма и обеспечивает ему нужную информативность, поскольку такие формулировки, проверенные многолетней практикой, воспринимаются как буква закона . [c.78]
Независимо от того, излагается ли в письме просьба или предложение, формулируется ли претензия или предупреждение, направляется ли письмо в арбитраж или в отдел сбыта другого предприятия, деловое письмо должно быть прежде всего убедительным. [c.79]
Первым и основным условием убедительности любого делового документа является его доказательность. Точные факты, бесспорные факты — вот что особенно необходимо, если хотеть серьезно разобраться в сложном и трудном вопросе 3. [c.79]
С целью учета статистических данных по качеству и надежности прибора КИП-12 в условиях эксплуатации, выпускаемого нашим предприятием с 1990 г., прошу высылать в наш адрес интересующие нас сведения к 10-му числу каждого месяца. [c.79]
Все Ваши предложения и замечания позволят нашему предприятию оперативно решать вопросы повышения качества и надежности прибора. [c.79]
Директор института Оптика . [c.79]
Точность в подборе фактов, цифровых данных, четкость словесных формулировок особенно необходимы в письмах, отражающих наиболее драматические моменты в сфере деловых отношений между предприятиями, и прежде всего во всевозможных письмах, выражающих требования, в письмах, направляемых в арбитраж, в рекламационных и претензионных письмах. Однако письма не следует превращать в таблицу или перечень статистических данных. [c.80]
Деловое письмо, посвященное сложному вопросу, т. е. многоаспектное, как правило, состоит из двух частей вступления с изложением причин и вывода. Специалисты по деловой корреспонденции из психологических соображений рекомендуют начинать деловое письмо с изложения позиции предприятия, если по рассматриваемому вопросу принято положительное решение, и, наоборот, отказ, отклонение предложения располагать в конце письма. Примером письма-отказа может служить деловое письмо, направленное в адрес Института металлов, который выполнял специальный заказ для завода Прогресс . [c.80]
Вы предлагаете использовать для бокового борта самосвала профиль из стали СТ. 3 толщиной 3 мм. В настоящее время для этой цели используется прокат из низколегированной стали толщиной 2,5 мм. Хотя за счет стоимости материала и достигается уменьшение стоимости кузова на. .. р.. .. к., вместе с тем вес кузова увеличивается на. .. кг, что нежелательно. [c.80]
Кроме того, предлагаемый Вами гнутый профиль не ведет к сокращению трудовых затрат, так как вместо штамповки из-за отсутствия соответствующих технических условий приходится производить подборку по длине. [c.80]
В силу этого завод считает нецелесообразным использовать предлагаемый Вами профиль для изготовления кузова самосвала. [c.80]
Из письма видно, что предложение института было внимательно изучено и апробировано на заводе. В письме излагаются как преимущества, так и недостатки нового метода изготовления борта самосвала, разработанного институтом по заказу завода Прогресс . Из письма становится ясно, какие технические вопросы волнуют машиностроителей. [c.80]
Прошу иметь в виду, что ОКС призван решать вопросы выполнения работ только по капитальному строительству в соответствии с титульным списком. [c.81]
Коллектив завода взял обязательство построить своими силами пять жилых домов по улице Институтской в 111 квартале с. г. [c.81]

Вернуться к основной статье