Организация документооборота на предприятии

из "Документооборот в бухгалтерском и налоговом учёте Издание 3 Книга 1 "

Документ — носитель юридической и экономической информации, отражающий динамику собственности (сведения о движении материальных ценностей и денежных средств). На основании документов производятся все записи в бухгалтерских регистрах. При налоговой проверке бухгалтерские документы имеют значение как письменное свидетельство о факте совершения хозяйственной операции либо о праве на ее совершение и служат одним из средств проверки правильности и достоверности отражения хозяйственных операций в бухгалтерском и налоговом учете. Поэтому одним из главнейших правил каждого бухгалтера должно быть нет документа — нет операции. [c.7]
Документы могут быть первичными (непосредственно отражающими каждый факт совершения хозяйственной операции) и сводными (содержащими обобщенные сведения о ряде операций). [c.8]
По количеству отраженных в них операций первичные документы подразделяются на разовые (составляются отдельно по каждой операции, например накладная на отпуск материалов) и накопительные (отражают несколько операций за определенный период, например лимитно-заборная карта). [c.8]
По месту составления документы могут быть внутренними (то есть составленными внутри предприятия, например кассовые ордера, акты ввода в эксплуатацию основных средств) и внешними (то есть составленными вне предприятия, например накладные на получение товарно-материальных ценностей от поставщиков, железнодорожные накладные). [c.8]
В отдельную группу документов следует выделить учетные регистры, то есть документы аналитического и синтетического учета (ведомости, журналы-ордера, бухгалтерские книги и т. д.). [c.8]
Существенными признаками документа являются его форма, содержание и волевой характер. Документы содержат сведения, необходимые для получения исчерпывающего представления о совершенной операции (что, когда, куда (кому) или откуда (от кого) передали или получили и сколько это стоит) и обеспечения их доказательственной силы (подписан уполномоченными должностными и материально ответственными лицами). При этом следует иметь в виду, что документ имеет доказательственное значение только тогда, когда он облечен в установленную законодательством форму (то есть соответствует требованиям, предъявляемым к нему действующим законодательством). [c.8]
Согласно п. 12 Положения по ведению бухгалтерского учета все работники организации должны выполнять требования главного бухгалтера (или лица, исполняющего его обязанности) по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу соответствующих документов и сведений. [c.8]
В заключение напоминаем читателям, что первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации (п. 100 Положения по ведению бухгалтерского учета). Постановление об изъятии должно содержать четкий перечень изымаемых документов и причину изъятия (то есть основания, по которым соответствующий орган может предполагать, что данные документы содержат сведения о нарушении организацией действующего законодательства). Обращаем внимание читателей, что изъятие документов просто на проверку действующим законодательством не предусмотрено. [c.9]
Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия. [c.9]

Вернуться к основной статье