Типичные особенности управленческой документации и технических средств АСУ

из "Совершенствование форм документов АСУ "

Первая группа в основном включает ОРД, содержание которых обычно представляется в виде текста и цифровых данных (иногда в табличной форме). Бланки содержат, как правило, реквизиты, определяющие составителя документа. В АСУ такие документы используются при создании системы контроля за их исполнением и при автоматизации их поиска. [c.11]
Отраслевые министерства применяют и развивают межотраслевые формы, а также устанавливают свои формы для подведомственных предприятий и организаций, отражая в составе их реквизитов новые функции и приводя их в соответствие с требованиями технических средств. Аналогичным образом предприятия и организации низших уровней управления устанавливают в пределах своей компетенции формы документов для внутреннего применения. Отдельные министерства и ведомства доводят установленные формы документов до исполнителей в виде образцов, изготовленных иногда без указаний масштаба, другие — организуют централизованное изготовление бланков и обеспечивают ими все подведомственные предприятия. Некоторые бланки широко распространенных документов изготавливаются в типографиях большими тиражами и распространяются через сеть розничной торговли. [c.11]
Третью группу составляют документы, предназначенные только для ввода данных в ЭВМ. Эти документы делятся на 2 подгруппы 1) промежуточные документы, возникающие при переписке данных из управленческих документов, не приспособленных к переносу данных на машинные носители, на бланки, форма которых соответствует требованиям ввода в ЭВМ, и 2) документы, содержащие программы работ ЭВМ. Документы этой группы, называемые кодограммами, заполняются от руки, а иногда на пишущей машинке на основе бланков, изготовленных типографским способом или с помощью средств оперативной полиграфии. [c.12]
Теперь перейдем к рассмотрению особенностей сложившейся управленческой документации. [c.12]
В системе Министерства торговли Белорусской ССР до недавнего времени применялось около 3,5 тыс. форм документов [128, с. 41]. Юридические ограничения при создании новых форм документов отсутствуют, поэтому применявшиеся ранее формы часто изменяют в интересах одной организации, добавляя трафаретный текст, опуская незаполняемые реквизиты, изменяя площади зон. При заказе бланков типографии не только не вводят ограничений по форме, но и вносят дополнительное разнообразие. Еще более разнообразны формы в пределах одной организации, при изготовлении бланков средствами копировально-множительной техники. [c.12]
Как видно из таблиц, эта последовательность совпала только в половине случаев. [c.12]
Примечание. Последовательность расположения обобщенных реквизитов для организационно-распорядительной и внешнеторговой систем документации приведена по действующим ГОСТ 6.39-72 и ГОСТ 6.2-73. [c.13]
На каждом из этих ВЦ решаются различные задачи, а следовательно, и обрабатывается своя часть из общего состава показателей, содержащихся в документе. Все это, а также различия в макетах перфорации приводят к необходимости предварительной переписки документов на промежуточный бланк. В результате опроса было установлено, что в некоторых организациях переписывалось до 80% документов, поступающих Для обработки на ЭВМ, что резко удорожало работы, удлиняло цикл обработки документов, увеличивало количество ошибок. [c.14]
Управленческие документы часто имеют различные названия, хотя фактически относятся к одному и тому же виду. Так, документ, излагающий обязательные для исполнения предписания, называют циркулярным письмом, директивным письмом, служебной запиской, указанием и т.п. По-разному называют одни и те же разновидности документов приказ о приеме на работу, приказ о зачислении в должности, приказ о назначении и т.д. [c.14]
Еще большая неупорядоченность терминов характерна для реквизитов, содержащихся в проектах стандартов на формуляры-образцы и действующих подобных стандартах (ГОСТ 6.3-73 и ГОСТ 6.39-72). Например, реквизит дата имел 13 терминологических вариантов дата подписи , дата создания документа , дата составления документа , дата или период времени, к которому относятся сведения, содержащиеся в документе и т.д. [43, т. 4, с. 123—124]. Неупорядоченность терминологии препятствует повышению эффективности автоматизации обработки и поиска содержащихся в них данных. [c.14]
В практике организационного управления встречается большое число однотипных ситуаций, описываемых в документах или требующих оформленных документально решений, а тексты, применяемые в этих случаях, как правило, различны, что повышает затраты труда на их составление, редактирование, перепечатывание, чтение и ввод данных в ЭВМ. [c.14]
Недостаточная информативность документов особенно проявляется при подготовке решений традиционных задач с помощью ЭВМ, тогда как человек часто принимает решения интуитивно в условиях неполноты информации. Например, при подборе кадров необходимы данные о кандидатах на вакантную должность. С этой целью в типовой форме личной карточки, разработанной ЦСУ, было предусмотрено 33 показателя в расчете на традиционные методы подбора руководящих кадров в условиях же решения этой задачи на ЭВМ требуется около 70 показателей. [c.15]
Анализ других функций управления показывает, что при внедрении АСУ, как правило, требуются новые данные по сравнению с традиционными решениями задач, не говоря уже о новых задачах, которые традиционными методами вообще не решались. [c.15]
Включаемые в документы показатели и реквизиты определяются не только решаемыми задачами, но и процедурами производимых управленческих действий. Так, в обходном листе, подписываемом разными должностными лицами, в подтверждение то го, что увольняющийся работник сдал все ценности, обычно включают максимальный набор подписей, хотя этот лист применяют для работников с различной материальной ответственностью, и, следовательно, большинство подписей излишне. Усложненными бывают процедуры оформления командировок, получения тех или иных материалов, визирования писем и т.п. [c.15]
анализ форм документов, принадлежащих к разным системам документации, показал, что одни и те же обобщенные реквизиты составитель документа , получатель , коды занимают площади, отличающиеся друг от друга в 4 раза и более. Это говорит о значительном завышении площадей для реквизитов заголовочной и табличной частей документов. Это подтверждает проведенное в МГИАИ сопоставление необходимого, числа знаков в переменных реквизитах с фактически отведенной для этого площадью в типовых формах табличных документов, применяемых в течение нескольких лет. Фактически отведенная площадь определялась путем деления ширины графы таблицы на величину шага письма и вычитался один знак на интервалы между графами. Замеры и сопоставления были проведены для 129 граф, входящих в 18 типовых и 5 отраслевых форм документов, разработанных для АСУ. Оказалось, что ширина графы отведена в типовых формах в соответствии с потребностью в 12% случаев, в 66% — завышена и в 22% — занижена, причем отклонения составили от +50 до-56%. [c.15]
Если в типовых формах отклонения были в обе стороны, то в документах одной из отраслей ширина граф оказалась везде завышенной и использовалась не более чем на 60%. [c.16]
Даже в такой высокоорганизованной системе документации, как плановая, оказалось возможным сократить площади ряда унифицированных форм более чем на 50%, т.е. вплоть до приведения отдельных из них к вдвое меньшему, стандартному формату [43, т. 4]. Если в плановых документах удалось выявить резервы сокращения площадей порядка 5%, то в аналогичных документах применяемых ВЦ некоторых отраслей народного хозяйства эти резервы составляли до 30% площади. Еще больше можно сократить площади ОРД, подготавливаемых на листах формата А4, если даже текст состоит всего из нескольких строк. Использование только этого формата приводит к ежегодному перерасходу тысяч тонн бумаги, большого количества скоросшивателей и различных папок, кроме того, быстрее растут потребности в площади для текущего и долговременного хранения документов, а также в средствах копировально-множительной техники, не полностью используются различные виды памяти ЭВМ. [c.16]

Вернуться к основной статье