Организационные и распорядительные документы

из "Делопроизводство в бухгалтерии "

Организационные документы представлены уставами, положениями, в том числе положением о бухгалтерии, должностными инструкциями на работников этого структурного подразделения, инструкциями и правилами. [c.71]
Положения — нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства, одного органа, структурного подразделения. В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу. Так, бухгалтерия в своей деятельности постоянно руководствуется Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации или Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете . Наиболее многочисленны разновидности положений о проведении различных конкурсов, смотров и других мероприятий. [c.71]
Положения утверждаются в установленном порядке. [c.71]
Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов). [c.72]
В бухгалтерии постоянно пользуются инструкциями по заполнению и ведению бухгалтерских документов. [c.72]
Заголовок инструкции четко очерчивает круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. Например Инструкция о порядке исчисления и уплаты в бюджет налога на прибыль предприятий и организаций или Инструкция о порядке заполнения форм годовой бухгалтерской отчетности . [c.72]
К инструкциям предъявляются повышенные требования четкости и ясности изложения текста. Они пишутся простыми короткими предложениями. Текст разделяется по определенной логической схеме на части разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. [c.72]
Порядок нумерации должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 1.5-92 . Номер каждой части включает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Например, номер подпункта включает номера раздела, подраздела, пункта и порядковый номер подпункта. Все они разделяются точками, а в конце номера точка не ставится. Например 1.2.1.1, 1.2.2.4, 2.9.1.1 и т.д. [c.72]
Начинается инструкция, как правило, с указания цели ее издания, области распространения, порядка пользования и других сведений общего характера. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены новой). [c.72]
К распорядительным документам относятся постановления, решения, приказы, распоряжения, указания. Бухгалтерия, как правило, получает для сведения копии распорядительных документов по основной деятельности и обязательно копии приказов по личному составу. На основании последних производится начисление заработной платы, ее изменение или прекращение выплаты, выдача премий, командировочных денег и т.п. [c.73]
Бухгалтерия может участвовать в подготовке проектов распорядительных документов. Главный бухгалтер визирует те из них, реализация которых требует финансовых затрат. Например, приказы о премировании, установлении надбавок и т.п. Поэтому работники бухгалтерии должны знать основные требования, предъявляемые к этим документам. [c.73]
Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих законодательным актам. [c.73]
Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Поэтому рассмотрим составление распорядительного документа на его примере. Приказ издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей утверждения положений, инструкций, правил и т.п. документов, требующих утверждения по всем вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.п. Посредством приказа руководитель ставит основные задачи перед работниками, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации. [c.74]
Подготовка проекта приказа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. Главное условие, обеспечивающее качество документа, - достаточная компетентность лиц, его готовящих. [c.74]
Юридическим основанием разработки приказа может быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для осуществления задач, возложенных на учреждение. Учреждение или структурное подразделение может выступить с инициативой разработки приказа по какому-либо вопросу. [c.74]
Изучение законодательных актов и правительственных документов обеспечит правовую основу документа, его направленность. Просмотр ранее издававшихся по данному вопросу распорядительных документов позволит избежать дублирования и противоречий, заострить внимание на нерешенных сторонах проблемы. Подготовка проекта приказа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Для этого используются различные информационно-справочные документы отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебная переписка. Собрав и изучив необходимые материалы, получив полную ясность по существу вопроса, четко определив цель издания приказа, приступают к составлению его проекта. Основное внимание следует сконцентрировать на формулировании основных положений конкретного решения. Сначала нужно сделать это вчерне, а затем отредактировать и уточнить части в порядке согласования. [c.75]
Текст приказа чаще всего состоит из взаимозависимых двух частей — констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный приказ. В этом случае указываются вид акта, его автор, дата, номер и полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения. [c.75]
Основную нагрузку в приказах несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. В приказе она начинается словом приказываю . [c.75]
Слово приказываю печатается прописными буквами или строчными в разрядку, т.е. оно зрительно выделяется и таким образом отделяет констатирующую часть документа от распорядительной. Располагают это слово с отдельной строки от нулевого положения табулятора. [c.75]

Вернуться к основной статье