Подготовка дел для длительного ХРАНЕНИЯ

из "Делопроизводство в бухгалтерии "

Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве — обработка дел для последующего их хранения и использования. [c.167]
Если строго следовать установленным архивным правилам, в бухгалтерии документы должны храниться еще год после окончания текущего года. В этот период к ним часто обращаются за справками, работа с некоторыми документами завершается в начале нового календарного года. По истечении этого срока дела должны быть обработаны для длительного хранения и сданы в архив учреждения, если он есть. Например, дела за 1997 г. должны обрабатываться в 1999 г. [c.167]
Так как во многих учреждениях архивы не имеют достаточных площадей, а вновь созданные фирмы или небольшие организации не предусматривают их в своих структурах, Основные правила работы ведомственных архивов разрешают хранение дел централизованной службой делопроизводства или в структурных подразделениях . Таким образом, если архива в организации нет, бухгалтерия должна хранить свои документы до истечения сроков их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке или передаче в государственный архив. [c.167]
Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения. В крупных учреждениях эти работы проводятся под контролем и при методической помощи сотрудников архива учреждения. [c.168]

Вернуться к основной статье