Экспертиза ценности документов

из "Делопроизводство в бухгалтерии "

Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм и в том числе в бухгалтерии содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. И наконец, совсем небольшая группа документов содержит информацию ценную в научных и практических целях. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штаты специальных работников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов — определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов и отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев . [c.168]
Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве. [c.168]
Первым этапом определения ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов. [c.169]
Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив учреждения. [c.169]
И третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный архив. [c.169]
Таким образом, работник бухгалтерии обязательно принимает участие в работе экспертной комиссии учреждения. [c.169]
Экспертные комиссии являются коллегиальными органами, их заседания протоколируются. Протоколы подписывает председатель и секретарь комиссии и утверждает руководитель организации. [c.170]
Правильное определение ценности документов требует знания функций учреждения, его задач, структуры, информационных связей с другими организациями, системы делопроизводства. [c.170]
Эти документы в основном подлежат постоянному хранению. [c.170]
Для этой категории документов устанавливаются временные сроки хранения. [c.170]
Лицевые счета и расчетные ведомости при утере документов по личному составу служат как вторичные документы для подтверждения стажа работы. [c.171]
Кадровая документация имеет длительный срок хранения, к ней часто обращаются для наведения справок по заявлениям граждан о трудовом стаже, заработной плате и др. вопросам. Эта документация хранится 75 лет в архиве учреждения, предприятия, фирмы, организации или сдается на хранение в междуведомственный архив по личному составу. [c.171]
Если по какой-либо причине подлинники этих документов отсутствуют, на хранение оставляют заверенные копии документов. [c.172]
Дублетная документация (размноженная в нескольких экземплярах и направленная для сведения в различные структурные подразделения) подлежит уничтожению. На постоянное хранение оставляется только подлинник размноженного документа в том структурном подразделении, где он был составлен. Однако если на дублетном документе имеются какие-либо ценные пометки, отсутствующие на подлиннике, или подлинник находится в плохом физическом состоянии, его также следует оставить на хранение. [c.172]
Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью специально разработанных и утвержденных архивными учреждениями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения различных категорий документов. [c.172]
Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий, и отражают общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, учет, отчетность, финансирование, организация труда, снабжение и сбыт продукции и т.п.). [c.173]
Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы. [c.173]
Пользуясь перечнями, не следует забывать, что по инициативе Государственной налоговой службы Российской Федерации Росархив в 1996 г. увеличил сроки хранения бухгалтерских документов с 3 до 5 лет. Сроки хранения бухгалтерских документов, указанные в Перечне типовых документов... по мнению налоговой службы не обеспечивали применение экономических санкций при наличии нарушений, связанных с исчислением и перечислением платежей в бюджет и внебюджетные фонды. Новые сроки хранения бухгалтерских документов закреплены в Федеральном законе о бухгалтерском учете в ст. 17. В ней сказано Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет . [c.174]
Для бухгалтерских документов срок хранения устанавливается с условием завершения ревизии или истечения срока действия договора. [c.174]

Вернуться к основной статье