Оформление дел для сдачи в архив

из "Делопроизводство в бухгалтерии "

Формирование дела заканчивается после завершения года, когда подшиты последние документы за прошедший год. [c.177]
При подготовке дела для последующего хранения в бухгалтерии (если нет архива) или передаче дела в архив организации производится оформление дела, то есть подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами 70. [c.177]
Эту работу проводит сотрудник бухгалтерии, ответственный за формирование и хранение дел. В зависимости от ценности документов и соответственно сроков хранения дел, проводится полное или частичное (упрощенное) оформление дел. [c.178]
Прежде всего, выявляется наличие всех дел в соответствии с номенклатурой дел за обрабатываемый год. В делах проверяется правильность формирования, т.е. не попали ли документы с постоянным сроком хранения в дела временного хранения. Затем выделяются дела временного (до 10 лет включительно) хранения. [c.178]
Лицевые счета на зарплату располагаются по строгому алфавиту фамилий и формируются в дела за каждый год отдельно. При большом объеме дело разбивают на тома с указанием на обложке каждого тома букв алфавита, которыми начинается и кончается том. Например, Лицевые счета по зарплате рабочих и служащих А-Ж , Лицевые счета по зарплате рабочих и служащих Ж-Л , Лицевые счета по зарплате рабочих и служащих Л-Я . [c.178]
Расчетные ведомости по зарплате формируются в дела за каждый год отдельно, а внутри в порядке календарных месяцев. [c.178]
При обработке основное внимание следует сосредоточить на делах постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения. [c.178]
Ф оформление всех реквизитов обложки дела. [c.179]
Прежде чем подшить дела, из них удаляют металлические скрепления (булавки, скрепки) и в конце каждого дела вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя для заверительной надписи. [c.179]
Все листы дела, для обеспечения сохранности документов и удобства использования, нумеруются черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист (даже если он сложен). Документ сложенный пополам и подшитый за середину нумеруется как два листа. [c.179]
Форма листа-заверителя дела дана в приложении к Основным правилам работы ведомственных архивов . [c.179]
Дела постоянного хранения переплетаются или подшиваются прочной ниткой в твердую обложку (папку) в 4 прокола. [c.179]
Картон для обложек дел постоянного хранения и документов по личному составу должен быть прочным, чтобы обеспечивать долговременную сохранность документов. [c.180]
Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в папки с тремя клапанами и завязками или специальные коробки. Если таких документов немного и они небольшого формата, их можно поместить в конверты, которые затем подшиваются в дело. [c.180]
На обложке дела постоянного хранения в соответствии с требованиями ГОСТа в верхней части перед названием учреждения оставляют место для наименования государственного архива, в который дела будут переданы из ведомственного архива. [c.180]
Заголовок дела нуждается в обязательной проверке и часто в уточнении путем полистного просмотра документов. Он должен точно, кратко в обобщенной форме отразить основное содержание документов. При этом факты и события, отраженные в документах, должны быть раскрыты. Сначала в заголовке должен быть указан вид дела (дело, переписка, материалы, журнал и т.д.) или вид документов (протоколы, доклады, приказы, отчеты, акты). Затем указывается автор или корреспондент (если это переписка) и далее вопрос, отражающий содержание документов. Если в деле имеются особо ценные документы, документы — приложения к основному документу, имеющие справочное значение, или документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска и наличие которых в деле не может быть определено по его заголовку, к заголовку составляется аннотация 71. Пишется аннотация после заголовка с красной строки. [c.181]
Годовой отчет о работе фирмы за 1999 год. В отчете содержится ретроспективный анализ развития фирмы с момента создания в 1992 году. [c.181]

Вернуться к основной статье