Контрольные вопросы

из "Делопроизводство и техническая документация "

Использование документной информации в целях управления в оперативной работе и в научных целях зависит от правильной систематизации документов, от умения сгруппировать ах в дела. Дело представляет собой совокупность документов или документ, относящийся к определенному вопросу или участку деятельности учреждения. Для того чтобы правильно составить дела, документы нужно классифицировать. Классификация документов в делопроизводстве закрепляется в номенклатуре. . [c.60]
Номенклатура дел — это систематизированный список наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения. [c.60]
Индивидуальная номенклатура составляется для каждой структурной части учреждения или в целом для учреждения IV категории, если оно не имеет структурных подразделений. [c.61]
На основе номенклатур дел структурных подразделений составляется сводная номенклатура дел всего учреждения. В нее включаются и дела общественных организаций профсоюзной, народного контроля добровольных обществ, общественных комиссий и т. п..Сводную-номенклатуру дел, так же как и индивидуальные, ежегодно уточняют. [c.61]
Примерные и типовые номенклатуры дел составляют для однородных по характеру учреждений в целях унификации группировки типовых для данных учреждений дел и установления единых сроков хранения их, унификации заголовков. На основе таких номенклатур учреждения составляют индивидуальные номенклатуры. Примерные номенклатуры дел имеют рекомендательный, а типовые — обязательный характер. [c.61]
Номенклатуру дел структурного подразделения разрабатывают лица, ответственные за делопроизводство, it-специалисты, хорошо знающие работу своих структурных подразделений. [c.61]
Затем наступает второй этап — определение названий дел, включаемых в номенклатуру. При этом устанавливается единый срок хранения для всех документов данного дела. Название дела должно кратко, точно и ясно отразить содержание документов. Заголовок должен быть посвящен одному вопросу. [c.62]
В начале заголовка указывается род заводимого дела (переписка, дело) или вид документов (приказы, протоколы). Затем содержание заголовка уточняется данными об авторах документов, корреспондентах, датах, указаниями о подлинности документов и т. п. [c.62]
В наименовании дела с распорядительными документами (постановлениями, решениями, приказами) и протоколами обязательно ставится год. Например Приказы директора техникума по личному составу за 1978 год. [c.62]
Следующий этап — расположение заголовков дел внутри номенклатуры в определенной последовательности в зависимости от их важности и взаимосвязи. Первыми идут дела, включающие документы вышестоящих органов государственного управления, далее — организационные документы (уставы, положения), затем распорядительные документы самого учреждения, потом планы, отчеты, переписка и др. Внутри каждой из этих групп документы также располагаются по степени их важности. Например, годовые планы, далее квартальные, затем месячные. [c.62]
Затем в номенклатуре указывают сроки хранения каждого дела. Определение таких сроков способствует сохранению ценных документов учреждения. При этом пользуются соответствующим ведомственным перечнем документальных материалов, в котором указаны сроки их хранения. Однако перечни не могут включать все документы всех учреждений. Поэтому сроки хранения часто определяются специалистами данного учреждения. [c.63]
Работу по формулированию названий дел и определению, сроков их хранения целесообразно производить на карточках или отдельных листках бумаги, что дает Возможность систематизировать заголовки дел в разных вариантах и добиться наиболее рационального их расположения. [c.63]
Системы индексации, применяемые в номенклатуре дел. Делам в порядке их расположения в номенклатуре присваиваются условные обозначения. Чаще всего для этого используют цифровую систему индексации, в которой различают нумерационную, десятичную и серийную. [c.63]
Наиболее распространенной и простой системой цифровых индексов является нумерационная система, представляющая собой ряд чисел (1, 2, 3...). Эта система закрепляет последовательность дел в номенклатуре. Она удобна в применении. Однако недостатком данной системы является ее жесткость, не позволяющая включать на соответствующее место дополнительные дела, необходимость образования которых может появиться уже после составления номенклатуры. Заголовки новых дел в таких случаях приходится либо относить в конец номенклатуры, либо давать им литерные обозначения (8е, 10а и т. п.). Поэтому в ряде учреждений применяют серийную индексацию, при которой каждому структурному подразделению дается серия номеров. Например, канцелярии 1—50, плановому отделу 51—100, бухгалтерии 100—15t. Это дает возможность в пределах номенклатуры всегда иметь резервные номера для обозначения вновь заводимых дел. [c.63]
Индекс отдельного дела в таком случае состоит из индекса, присвоенного структурному подразделению, я порядкового номера дели по номенклатуре. Например, если дело внесено в номенклатуру восемнадцатым, а индекс структурного подразделения 03, то индекс дела будет 03—18. [c.64]
При заполнении номенклатуры следует учитывать, что графа третья заполняется в конце календарного года, когда становится известным количество томов или частей отдельных дел. В графе четвертой указывается срок хранения и номер статьи в соответствии с ведомственным или типовым перечнем документальных мате-риа лов. В графе пятой проставляют отметки о передаче дел в архив учреждения, о лицах, ответственных за формирование дел, о переходящих делах-—судебных, арбитражных и др., начатых в текущем году и требующих продления их на следующий год. [c.64]
В конце года в номенклатуру дел вносится итоговая запись. [c.64]
Номенклатура дел подписывается лицом, ответственным за делопроизводство в подразделении, утверждается его руководителем и согласовывается с архивом учреждения. Номенклатура дел составляется в нескольких экземплярах, один из которых постоянно хранится в структурном подразделении, другой — в канцелярии, третий— в архиве. Наличие двух последних необходимо для контроля за правильным формированием дел в структурных подразделениях. [c.65]

Вернуться к основной статье