Подробный анализ собственной деятельности

из "Секретарь учреждения организация работы "

Достаточно ли Вы информированы относительно собственного времени Умеете ли Вы экономно обращаться с этой ценностью Многие люди, в том числе и секретари, этого не умеют. Можно быстро проверить, насколько рационально используется время. [c.15]
Существуют определенные отвлекающие факторы, повторяющиеся в каждом отрезке времени частые звонки по телефону, неожиданные визиты различных лиц, необходимость временной помощи на других участках. [c.16]
Со стороны секретаря четыре фактора могут спровоцировать длинный телефонный разговор. [c.17]
Часто некоторые секретариаты представляют собой источник новостей для всего отдела. Каждый, кто имеет хоть какой-нибудь незначительный повод посетить секретариат, использует эту возможность, чтобы поговорить с коллегами, случайно оказавшимися в это же время в секретариате. [c.18]
Такая опасность особенно грозит там, где руководитель часто бывает в командировках и лишь эпизодически может контролировать, что происходит у него в секретариате. Секретарь всегда несет часть вины за возникновение такого положения, так как без попустительства со стороны секретаря, даже временного, такое положение не может возникнуть и существовать. Вследствие этого секретарь не только отвлекается от работы, но и легко может забыть об обязанности хранить служебную тайну, так как ей тоже хочется продемонстрировать свою осведомленность, тем более, что другие провоцируют ее на это Как, ты сидишь рядом с руководством и хочешь, чтобы мы поверили, что ты этого не знаешь И секрет перестает быть секретом. [c.18]
Руководитель также может нести ответственность за слишком частое посещение сотрудниками секретариата, если он, к примеру, руководствуется неверным с точки зрения организации труда девизом Каждый может прийти ко мне в любое время . Возможно, это гуманно, но мешает работе самого руководителя, а также разрушает рабочую атмосферу, позволяя сотрудникам зачастую без повода прерывать начатую работу. [c.18]
Часто в производственной практике отсутствуют должностные инструкции для секретарей, что серьезно затрудняет их деятельность. Поэтому иногда легко заставить секретаря выполнять работу, которая, собственно, не входит в ее обязанности. На таком ответственном посту, как секретарский, не надо быть мелочной, если речь идет о помощи руководителю, но нужно провести четкую границу там, где это мешает основной работе или заставляет секретаря почти постоянно занимать нерабочее время. Безотказность в этом случае может привести к злоупотреблениям. Речь идет здесь не о престиже, а о четкости в обозначении круга обязанностей. [c.18]
Непродуманные планы рассылки (распределения информации). Нужно не только в своих интересах, но и в интересах руководителя и тех, кого это касается, следить за тем, чтобы в список рассылки включались только те лица, которые нуждаются в уведомлении. Многие будут довольны, если их спросят, нужен ли им такой-то циркуляр. Разумеется, не секретарь должна решать, кого включать в список рассылки, кого исключать из него. Это должен сделать руководитель, но секретарь может подготовить его решение. Если Вам неудобно прямо спросить кого-то, нуждается ли он в рассылаемых материалах, но у Вас создалось впечатление, что этот пункт рассылки излишен, оставьте однажды материалы на своем столе и подождите, последует ли за этим просьба. Если этого не случится, значит, без Вашей информации обошлись. [c.19]
Престиж. Это более сложный случай. Кто-либо требует, чтобы его информировали не потому, что это необходимо для его работы, а потому, что это поднимает его престиж как лица, входящего в круг избранных . В этом случае можно лишь по существу указать руководителю на обстоятельства дела и предложить ограничить круг рассылки. Руководитель должен сам решать, пойдет ли он на эту правильную по существу, но при известных обстоятельствах неприятную меру. [c.19]

Вернуться к основной статье