Непосредственное облегчение работы руководителя

из "Секретарь учреждения организация работы "

Временное исполнение обязанностей. Временно исполняющая обязанности берет на себя все обязанности п права в полном объеме. При этом она выполняет эту работу как собственную и под свою ответственность, но должна сохранять Вашу линию. [c.32]
Замещение с неполным исполнением обязанностей. [c.32]
Человек в такой роли не может сам принимать решения. Он должен лишь подавать входящие материалы начальнику, если они срочные, а если нет, то может оставить их лежать до возвращения секретаря, которого он замещает. [c.32]
С точки зрения дееспособности секретариата такое решение всегда предпочтительно. Оно производит также лучшее впечатление на посторонних людей. Авторитет руководителя страдает, если в отсутствие секретаря на ее месте сидит несведущая сотрудница, которая, может быть, к тому же уступает секретарю по деловым качествам. Особенно это может проявиться в разговорах по телефону, когда клиенты или вышестоящие инстанции хотят получить какую-либо информацию. [c.32]
Не имеет смысла приглашать полноценную заместительницу, если секретарь отлучается на несколько часов или на день, так как в этом случае она должна настолько хорошо знать работу, чтобы ей не пришлось специально входить в курс дела. Иначе выглядит ситуация, когда руководитель нуждается лишь в человеке, который, например, может отвечать на телефонные звонки и выполнять относительно простые задания, как, например, писать под диктовку, давать справки по статистическим данным, заниматься разбором корреспонденции (но только в том случае, если это не требует особых знаний), собирать информацию. [c.32]
Секретарь рангом выше. Если руководитель — заместитель директора, то это может быть секретарь директора, если же он — начальник отдела, то это — секретарь заместителя директора. В данном случае преимуществом является то, что в плане работы секретарь безусловно компетентна. При этом может возникнуть проблема, так как руководителю, возможно, не понравится то, что ближайшая сотрудница его начальника слишком углубляется в его работу. [c.33]
Сотрудница, находящаяся в подчинении у вышестоящего секретаря. Преимущество — она знает по опыту своей каждодневной работы подобные ситуации. Недостатки — эта сотрудница компетентна лишь в узкой области работы в вышестоящем секретариате. [c.33]
Секретарь коллеги руководителя. Преимущества — вследствие приблизительно одинакового служебного положения руководителей в их секретариатах существуют сходные требования. Недостатки во-первых, все же всегда имеется специфика в работе каждого руководителя, а значит, и специфические требования к секретарю, а во-вторых, коллега вашего руководителя получит слишком большую информацию о его работе через своего секретаря. [c.33]
Секретарь подчиненного Вашего руководителя. В этом случае могут появиться проблемы квалификации и опыта. [c.33]
Сотрудница, находящаяся у Вас в подчинении. Такой выбор имеет то преимущество, что она точно знает требования, но у нее может быть небольшой опыт и вследствие этого недостаточная квалификация. [c.33]
Сам руководитель. Такой случай тоже можно предположить. При этом большим преимуществом является тот факт, что руководитель знает, чего он хочет. Но, во-первых, он загружен работой и многое останется несделанным, а во-вторых, типичную секретарскую работу он выполнить не сможет. [c.33]

Вернуться к основной статье