Составление графика выполнения мероприятий и контроль за его соблюдением

из "Секретарь учреждения организация работы "

В работе многих руководителей встречаются элементы импровизации, но не всегда они могут наладить необходимое планирование времени. Поэтому секретарь должна последовательно, но не слишком явно и навязчиво воспитывать у руководителя чувство потребности в планировании времени, по крайней мере, в отношении к себе самой. Не следует принимать распоряжений руководителя, не добившись ответа на вопрос, к какому сроку они должны быть выполнены. Тогда руководители, возможно, придут к выводу, что рациональнее назначить конкретные сроки, чтобы секретарь оставила их в покое. Многочисленные совещания и разговоры часто оказываются бесполезными, так как хоть и принимается решение что-то сделать, но не устанавливается точно, кто отвечает за выполнение задания и к какому сроку его необходимо выполнить. Как правило, говорят Срочно или В ближайшее время . Секретарь должна заботиться о календаре-памятке своего руководителя еще и потому, что провалы обязательно отражаются и на ней независимо от того, виновата она в них или нет. [c.35]
Уже при назначении какой-либо встречи следует учитывать, кого будет касаться разговор, для того чтобы можно было или пригласить этого человека принять участие в разговоре, или, по крайней мере, проинформировать его о нем. При назначении времени встречи следует обратить внимание на то, насколько серьезно относится к этому другая сторона. Может быть, уже имеется позитивный или негативный опыт общения с этим собеседником или его секретариатом, а может быть, наоборот, Вы еще не знакомы с другой стороной и не знаете, насколько серьезно Ваш собеседник отнесется к намечаемой встрече и ко всему, что с ней связано. [c.37]
Нужно для гарантии проконсультироваться у руководителя или другого компетентного лица о том, кого надо проинформировать, каким образом и через кого. Можно ли сделать это самой или это должен сделать из каких-либо соображений руководитель Обдумайте также форму подачи информации, чтобы тот, кого Вы информируете, не отреагировал болезненно, так как ему показалось, например, что его информируют слишком поздно или недостаточно полно. Кроме того, нужно выбрать способ информации, причем рекомендуется двойной путь, например, устно по телефону или письменно по почте, а непосредственно перед встречей еще раз по телексу. [c.37]
Как правило, у руководителя мало времени и поэтому он многое прочитывает лишь поверхностно. Нужно так располагать текст графически, чтобы главное сразу бросалось в глаза. Надо вдумчиво относиться к ситуации, в которой находится руководитель. Возможно, он нуждается в меньшем, объеме информации, чем Вы, а может быть, напротив, следует снабдить его дополнительными данными, так как до сих пор он был далек от той темы, которой теперь занимается. [c.38]
Настольный календарь-памятка. Долгосрочные календари-памятки, которые по мере необходимости охватывают всю неделю, должны лежать раскрытыми на столе, если возможно, то не только у секретаря, но и у руководителя. [c.38]
Карточки для личного употребления и для передачи другим лицам. Карточки должны бросаться в глаза своим цветом, поэтому их надо готовить не из белой, а из другой, по возможности яркой бумаги. Их надо употреблять только для того, чтобы указать на что-то действительно срочное, иначе скоро они перестанут привлекать к себе внимание. [c.38]
Доски с общим обзором плана. Доски должны занимать большую часть поверхности стены для того, чтобы написанное на них можно было читать с далекого расстояния. Как правило, рекомендуется писать на них, а не наклеивать знаки опять-таки из-за опасения сдвига, так как это может повлечь за собой несоблюдение сроков. Писать на досках следует достаточно ярко, для того чтобы написанное можно было читать издалека. [c.39]
Персональные 1) часы посещений 2) часы совещаний 3) сроки поездок 4) сроки отпусков 5) сроки приглашений 6) сроки докладов 7) дни рождения, юбилеи и т. п. [c.39]
Деловые 1) сроки планирования 2) сроки представления материалов 3) сроки поставок 4) сроки выставок (ярмарок). [c.39]

Вернуться к основной статье