Расчеты с подотчетными лицами

из "Заработная плата с учетом требований налоговых органов "

Подотчетными лицами являются работники предприятия, которым выданы денежные средства из кассы для покрытия предстоящих расходов. Порядок выдачи денежных средств под отчет и представления отчетности по использованию подотчетных сумм устанавливается приказом руководителя предприятия. При этом следует также руководствоваться правилами, установленными Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным письмом Центрального банка России от 4 октября 1993 г. 18) (в редакции письма ЦБР от 26 февраля 1996 г. 247) (далее - Порядок ведения кассовых операций). [c.345]
Предприятиям разрешается выдавать наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы, на операции по закупке товаров мелкооптовыми партиями, а также на расходы экспедиций геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций (п. 11 Порядка ведения кассовых операций). [c.345]
Целевое назначение, размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выдаются, определяются руководителем предприятия. [c.345]
Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на балансовом счете 71 Расчеты с подотчетными лицами . Предприятиям, у которых немного операций с подотчетными лицами, разрешено вести учет таких расчетов на счете 76 Расчеты с разными дебиторами и кредиторами (Методические рекомендации по исчислению совокупного годового дохода и начислению подоходного налога в организациях - приложение к инструктивному письму Госналогслужбы РФ от 20 октября 1995 г. ПВ-4-17/69н). [c.345]
Выдача наличных денег под отчет на хозяйственные нужды может производиться только определенным лицам, список которых утверждается руководителем предприятия. [c.346]
Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается. Если на предприятии возникает такая необходимость, то операция передачи средств должна быть оформлена как прием денег в кассу от одного физического лица и выдача их из кассы другому подотчетному лицу. [c.346]
В расходном кассовом ордере, которым оформлена выдача денежных средств, должно быть указано целевое назначение выдаваемой под отчет суммы. Расходование подотчетных средств на иные цели не допускается. [c.346]
например, основанием для выдачи наличных денежных средств для оплаты командировочных расходов служит командировочное удостоверение или приказ руководителя предприятия. Если в месте командировки на работника возлагается дополнительная обязанность по проведению хозяйственных операций (закупка материальных ценностей, проведение телефонных переговоров в интересах предприятия, провоз багажа и т.п.), то в случае если работник не числится в утвержденном руководителем списке подотчетных лиц, необходимая для этого сумма средств выдается ему по отдельному распоряжению руководителя. Командированное лицо отчитывается по этим суммам в порядке, установленном для списания выданных ему под отчет на хозяйственные расходы авансов (см. с. 417). [c.346]
В случае когда работник использовал переданные ему под отчет средства на другие цели, требуются последующее одобрение руководителем предприятия таких действий и подтверждение расходования данных средств в интересах предприятия, что позволит зачесть задолженность физического лица по полученным на определенные цели подотчетным суммам в счет задолженности предприятия по произведенным физическим лицом без поручения руководителя затратам, признанным впоследствии необходимыми для предприятия (см. гл. 50 ГК РФ). [c.346]
Часто на практике в расходных ордерах не указывается целевое назначение выданной под отчет суммы (записывается под отчет ). Следует иметь в виду, что фактически это является нарушением Порядка ведения кассовых операций. [c.346]
Выданные без указания точной цели суммы могут быть расценены налоговыми органами как предоставленные работникам ссуды. В этом случае требуется включать возникающую по ним материальную выгоду в совокупный доход работников на основании подл, я 13 п. 8 инструкции Госналогслужбы РФ от 26 июня 1995 г. 35 По применению Закона Российской Федерации О подоходном налоге с физических лиц (далее - Инструкция 35). [c.347]
получившие наличные деньги под отчет, обязаны предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы денежные средства, или со дня возвращения подотчетного лица из командировки (п. 11 Порядка ведения кассовых операций). [c.347]
Не допускается выдача наличных денег под отчет лицу, которое не отчиталось полностью по полученным ранее суммам. [c.347]
Наличные денежные средства выдаются под отчет на определенный руководителем предприятия срок. Для погашения полученного аванса по истечении установленного срока подотчетные лица обязаны представить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет (отчет об израсходовании полученных средств) с приложением оправдательных документов, подтверждающих как сам факт использования денежных средств, так и их целевое назначение. [c.347]
На основании данных, отраженных в авансовом отчете, утвержденном руководителем предприятия, бухгалтерия погашает аванс (списывает с работника числящиеся за ним подотчетные суммы), а в случае необходимости выплачивает работнику разницу между фактически потраченными суммами и суммой аванса (перерасход). Выданные, но не израсходованные подотчетным лицом суммы подлежат возврату в кассу предприятия. [c.347]
Необходимо помнить, что нарушения установленных сроков, равно как и отсутствие у предприятия документации, подтверждающей те или иные сроки отчета (приказы, распоряжения и пр.), приводят к ситуации, которая в настоящий момент четко не урегулирована. [c.347]

Вернуться к основной статье