Документооборот

из "Теория бухгалтерского учета "

Машинная выписка первичных документов сокращает документооборот и затраты ручного труда. Автоматизация измерения регистрации первичных данных имеет большое значение в условиях применения не только электронных, но и перфорационных вычислительных машин, так как это позволяет устранить ручную перфорацию, а при наличии ЭВМ или электронных приставок — и таксировку. [c.149]
Таким образом, первичный учет является основой, исходной базой хозяйственного учета, источником экономической информации. От того, какие технические средства и методы применяются при осуществлении этой стадии учетного процесса, во многом зависит организация и эффективность учета в целом. [c.149]
Для того чтобы обеспечить рациональную организацию учета, своевременное и полное отражение в учете всех его объектов, необходимо правильно организовать документооборот. [c.149]
Выписка первичных документов, как уже отмечалось, представляет собой довольно трудоемкий процесс и в основном продолжает выполняться вручную. В условиях ручного труда совершенствование документации и повышение производительности труда работников учета достигается путем сокращения записей в документах, применения комбинированных форм документов, которые выполняют различные контрольные и учетные функции. Основным же направлением совершенствования первичного учета являются механизация и автоматизация измерения и записи хозяйственных операций. [c.150]
Как в процессе составления документов, так и после их выписки бухгалтерия проверяет правильность документов. Эта проверка осуществляется с точки зрения законности оформленных операций, правильности заполнения документов и арифметических подсчетов. [c.150]
В процессе составления документов бухгалтерия производит на их основании предварительный контроль учитываемых хозяйственных операций. Он особенно важен в связи с тем, что большинство документов составляют не работники бухгалтерии, а материально-ответственные лица и другие оперативные работники. [c.150]
Посредством предварительного контроля не допускается совершение каких-либо экономически нецелесообразных, неправильных или незаконных операций, предупреждаются нарушения государственной дисциплины, случаи недостач, растрат, приписок и др. Предварительный-контроль осуществляется путем просмотра и подписи распорядительных документов, являющихся основанием для выдачи материальных ценностей, приема и выдачи денежных средств, главным (старшим) бухгалтером. [c.150]
Последующий контроль документов непосредственно в бухгалтерии распространяется преимущественно на оправдательные документы. По этим документам проверяется существо хозяйственных операций, т. е. их законность и целесообразность. Эта проверка является продолжением того предварительного контроля, который предшествует совершению операций. [c.150]
При проверке документов устанавливаются также правильность их оформления, наличие всех необходимых реквизитов, предусмотренных для данного документа, четкость заполнения, реквизитов, отсутствие исправлений (особенно в документах, оформляющих денежные операции), правильность указания даты составления документов. Особое внимание уделяется, подлинности подписей лиц, составивших документ, своевременности представления документа в бухгалтерию. Неправильное и несвоевременное составление или представление документа лишает его доказательной силы, что порой наносит материальный ущерб предприятию. [c.150]
Работники бухгалтерии должны принимать документы, не вызывающие сомнения в правильности их составления и оформления, в законности и целесообразности подтверждаемых ими хозяйственных операций, без арифметических ошибок. При обнаружении в документе незаполненных реквизитов и арифметических ошибок он должен быть возвращен для дооформления или переписывания. [c.151]
Если в процессе проверки обнаруживаются подделки каких.-ли-бо реквизитов, особенно подписей, или другие злоупотребления, то такие документы оставляются в бухгалтерии для выяснения причин, и принятия необходимых мер в отношении виновников. [c.151]
Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергаются бухгалтерской обработке. Многие поступающие в бухгалтерию документы содержат только натуральные показатели. Поэтому необходимо в этих документах, преимущественно. по приходу и расходу материалов, сдаче продукции на склад и т. д., проставить цены и суммы, т. е. произвести их расценку, или таксировку (умножение количества на цену). Цены проставляются на основании ценников на материалы, данных о плановых ценах на продукцию. [c.151]
После таксировки документы, как правило, группируют, т. е. собирают за определенный период (день, пятидневку, месяц) по однородным признакам, например кассовые документы, документы по движению материалов, по отгрузке и реализации продукции, банковские документы и др. По каждой группе документов подсчитываются общие итоги, чтобы затем сократить количество учетных записей на бухгалтерских счетах. Группировка документов завершается составлением сводных (группировочных) ведомостей путем накапливания поступающих документов и группировки содержащихся в них данных по тем или иным однородным признакам. [c.151]
В настоящее время многие сводные документы, группировочные ведомости составляются на вычислительных машинах. [c.151]
На основании полученных путем группировки и подсчета итогов документов производятся бухгалтерские записи. Они делаются путем указания корреспонденции между счетами по данной операции или группе однородных операций. Этот этап обработки бухгалтерских документов называется котировкой документов. [c.151]
Бухгалтерские записи могут производиться на самих первичных документах, оформляющих соответствующие операции. На свободном или специально отведенном месте бланка документа от руки записываются коды корреспондирующих счетов и суммы. [c.151]
Если по однородным документам составляются накопительные, группировочные ведомости ил и другие сводные документы бухгалтерского оформления, то в них заранее указывается корреспонденция счетов и итоговые суммы оказываются записанными по соответствующим бухгалтерским счетам. [c.151]
Составление бухгалтерской записи имеет очень важное значение, так как от ее правильности зависит в дальнейшем точность и достоверность учета. Если указаны неправильно корреспондирующие счета, то это приводит к неверному отражению операции на счетах, т. е. к искажению экономической взаимосвязи между процессами. На отыскание и исправление допущенных ошибок затрачивается много времени. Бухгалтерские записи делают обычно бухгалтеры, ведущие учет соответствующих операций учет материалов, расчеты по заработной плате, учет производства, учет основных средств и т. д. [c.152]

Вернуться к основной статье