Документы по личному составу

из "Делопроизводство и машинопись "

Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. При работе с этими документами необходимо учитывать, что персо-. нальные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан относятся к категории конфиденциальной информации. [c.68]
Одним из основных документов, регулирующих правоотношения организации (предприятия) с работником, является трудовой контракт (договор). После подписания контракта издается приказ о приеме сотрудника на работу. [c.69]
На основании приказа о приеме оформляется личная карточка формы Т-2 (или заводится личное дело), делается запись в трудовой книжке. Копии приказа о приеме поступают в личное дело и в бухгалтерию, где новому работнику присваивается табельный номер и на него заводится лицевой счет по зарплате. [c.69]
Заявление об увольнении работник пишет за 1 месяц до предполагаемого срока увольнения с работы и предоставляет на согласование руководителю. Руководитель организации (предприятия) издает приказ по личному составу об увольнении, в соответствии с которым делается запись в трудовой книжке и в личной карточке формы Т-2. Копии приказов поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником. [c.69]
Трудовой контракт. Трудовой контракт (документ) — документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их. Сторонами трудового контракта являются организация (предприятие) и работник. [c.70]
Согласно КЗОТ (статья 18) Республики Беларусь трудовой контракт заключают сроком до двух лет с последующим его продлением или перезаключением. [c.70]
Контракт может содержать и дополнительные условия, конкретизирующие обязательства сторон. К их числу можно отнести испытательный срок совмещение профессий (должностей) повышение квалификации дополнительный отпуск и др. [c.70]
В трудовом контракте определяются обязанности работника в соответствии с той профессией или должностью, на которую он принят, либо делается ссылка на соответствующую должностную инструкцию, разработанную и утвержденную руководством организации (предприятия). [c.71]
В трудовом контракте указывают размер должностного оклада работника, различные надбавки и доплаты стимулирующего и компенсационного характера за высокую квалификацию за профессиональное мастерство за личный трудовой вклад и др. По соглашению сторон эти надбавки могут быть конкретизированы и в отдельных случаях увеличены или уменьшены по сравнению с нормой, предусмотренной в организации (на предприятии). Наряду с доплатами стороны могут договориться об иных видах поощрения, например о дополнительном отпуске, повышенном вознаграждении по итогам работы за год и т. п. [c.71]
Контракт, примерная форма которого приведена в прил. 30, составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр контракта хранится в организации (на предприятии), второй — у работника. [c.71]
Трудовые контракты могут включаться в состав личных дел работников организации (предприятия). [c.71]
Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса л/с ( 1 л/с, 2 л/с,. ..) Оформляют приказы по личному составу на бланках организации (предприятия) для внутренних документов. [c.72]
Текст приказа делится на констатирующую и распорядительную части. В констатирующей части приказа могут быть указаны причины его издания, например факты нарушения трудовой дисциплины. По усмотрению руководителя констатирующая часть приказа может не указываться. [c.72]
Вторая, распорядительная, часть приказа, начинается словами НАЗНАЧИТЬ. УВОЛИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, которые печатают, начиная от границы левого поля. После них, в следующей строке указывают фамилию работника (прописными буквами), имя и отчество, должность, срок увольнения, назначения или перевода, в случае увольнения — статью КЗОТ РБ, а при приеме на работу — оклад работника, вид приема (постоянная или временная работа), с испытательным сроком или без него и т. п. [c.72]
Приказы по личному составу могут составляться на нескольких сотрудников независимо от того, принимают их на работу или увольняют. Такие приказы состоят из нескольких пунктов, каждый из которых касается отдельного сотрудника. [c.72]
В графе Основание указывают документы, послужившие причиной увольнения (заявление, докладная или объяснительная записка) либо статью КЗОТ РБ, соответствующую причине увольнения. [c.73]
Приказы о переводе на другую должность внутри организации (предприятия) также могут быть представлены в формализованном виде. В этом случае следует указать новую должность и оклад, новое структурное подразделение и вид перевода. Если перевод временный, необходимо указать, на какой срок он производится. [c.73]
Приказы по личному составу визируются юрисконсультом, заместителем директора по кадрам или другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом фирмы. Они объявляются работнику под расписку. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется ниже реквизитов Подпись и Виза самим работником и содержит текст С приказом ознакомлен , подпись работника и дату ознакомления. Крайне необходима эта отметка на приказах об увольнении, так как при возникновении трудовых споров работник вправе обратиться в суд в месячный срок со дня ознакомления с приказом. [c.73]
Приказы по личному составу (см. прил. 33) хранят 75 лет (статья 196 Перечня документов с указанием сроков хранения , см. прил. 34). [c.73]
В процессе деятельности организации (предприятия) могут издаваться и другие приказы по работе с кадрами о поощрениях, взысканиях, отпусках и т.п., срок хранения которых не превышает 3 лет (статья 19в указанного перечня, см. прил. 34). Такие приказы имеют индекс ( 1-к, 2-к,. ..) и формируются в самостоятельные разделы. [c.73]

Вернуться к основной статье