Формирование и оформление дел

из "Документы делопроизводство Издание 3 "

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела. [c.97]
Делом является совокупность документов (в отдельный случаях - документ), сформированных по какому-либо признаку, помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правилам. [c.97]
Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документном массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства. [c.97]
Формирование дел руководства предприятия проводит, как правило, секретарь-референт или другой специально назначенный работник службы делопроизводства под непосредственным контролем руководителя предприятия. [c.97]
Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре предприятия (см. рис. 37). [c.97]
Заголовки дел должны быть краткими и соответствовать смысловому содержанию документов, находящихся в данном деле. [c.97]
На большинстве предприятий формирование дел проводится по названиям видов документов, например, акты, приказы, контракты (см. рис. 38). При большом объеме документов необходимо для оперативного поиска вводить другие признаки классификации, например, конг тракты разделить на дела, содержащие контракты о поставке стекла, контракты о поставке леса и т. д. [c.97]
Протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседаний Совета директоров. Приложения и другие дополнительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся. [c.98]
Контракты предприятия делятся на две группы, хранящиеся в разных делах. Первую группу составляют коммерческие контракты между предприятиями, вторую - трудовые контракты (договоры) с работниками. [c.98]
Приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу. [c.98]
Документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников. [c.98]
Документы ограниченного доступа с грифом КТ или Конфиденциально формируют отдельно от остальных документов предприятия. [c.98]
При формировании дел с перепиской одним из решающих факторов является ее объем. [c.98]
При небольшом объеме переписки заводится одно дело, содержащее входящие и исходящие письма и факсы. [c.98]
Прогнозируя рост переписки с деловыми партнерами, целесообразно завести отдельные дела для входящих и исходящих документов. [c.98]
При дальнейшем возрастании объема можно входящую и исходящую переписку разделить по видам документов, на письма и факсы. [c.98]
На некоторых предприятиях при формировании дел с перепиской используется подшивка письма-ответа вместе с письмом-запросом . [c.99]
Если число предприятий-контрагентов достаточно стабильно, то в этом случае можно применить объектовый признак формирования документов, т. е. в одном деле будут находиться разные виды документов (контракты, факсы, телефонограммы и т. п.), относящиеся к одной организации, например Документы (контракты, акты, переписка) о сотрудничестве с предприятием Рослее за 1999 г. . [c.99]
Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления или утверждения. Бизнес-планы, рассчитанные на несколько лет, подшиваются в дело первого года, например, бизнес-план на 1995 - 2000 гг. будет находиться в деле 1995 г. [c.99]
При формировании дел используются отечественные скоросшиватели, рассчитанные в среднем на 200 листов, и папки-файлы, позволяющие подшивать в 2-3 раза больше. [c.99]

Вернуться к основной статье