ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕРСОНАЛЬНОГО КОМПЬЮТЕРА В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

из "Документы делопроизводство Издание 3 "

Коммерческий успех предприятия во многом зависит от уровня его технического оснащения и эффективной автоматизации процессов управления. Компьютер стал незаменимым в практике делопроизводства и по праву занимает место номер один на рабочем столе. Он помогает выполнять широкий круг задач по составлению документов, а также организации рациональной и оперативной работы с ними. [c.126]
Составление документа можно производить с использованием трафаретов документов разных видов, заранее введенных в память ПК, В качестве трафарета может применяться бланк конкретного документа. Если его дополнить типовым текстом с пропусками для заполнения переменными данными, то процесс подготовки документа значительно упрощается. Для составления документов можно воспользоваться образцами, приведенными в разделе 1.3. [c.126]
Текстовой редактор автоматически проверяет правописание при наборе текста документа. Программы проверки орфографии и грамматики позволяют обнаружить не только орфографические ошибки и предложить варианты их исправления, но и обнаружить синтаксические, стилистические, пунктуационные ошибки в документах. [c.127]
Словарь синонимов (тезаурус) поможет найти синоним - другое слово с тем же или близким значением — для слова,, выделенного курсором, если возникли трудности с точностью его определения или, если это слово повторялось в тексте слишком часто. В словаре подобраны синонимы для самых разных слов, что при умелом использовании позволит обогатить текст документа, придать ему разнообразие, колорит и точность. [c.127]
Благодаря использованию ПК в делопроизводстве организация работы с документами стала более эффективной и оперативной. [c.127]
Существенно изменилась процедура приема-передачи документов. Если еще недавно для этого использовались почта и фельдъегерская связь, то сегодня документ может быть отправлен любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем. Документ передается в электронном виде с компьютера на компьютер, в компьютерной локальной сети, а также с помощью электронной почты и сети Интернет. [c.127]
Компьютерная сеть создается для эффективного использования нескольких компьютеров, выполняющих обработку однотипной документации. Компьютерная сеть позволяет использовать общие ресурсы, включенные в ее состав программы, базы данных, периферийные устройства (дисковые устройства большой емкости, сканеры, принтеры и т. д.). Сеть позволит руководителю предприятия обращаться к документам секретаря-референта, бухгалтера, других специалистов предприятия, выводить их на экран, проводить обработку документов, сводок, таблиц, обмениваться документами и сообщениями с сотрудниками предприятия и с партнерами-контрагентами. [c.127]
Организации, расположенные в одном здании, устанавливают локальную компьютерную сеть (LAN). Когда сеть распространяется за пределы офиса, она называется глобальной компьютерной сетью (WAN). [c.127]
Электронная почта предназначена для пересылки сообщений с компьютера на компьютер на электронный адрес, включенный в компьютерную сеть. Доступ в компьютерную сеть обеспечивает связка компьютер - модем - телефонная сеть - модем - компьютер. [c.127]
Сообщение, письмо или заказанная информация могут быть доставлены в электронный почтовый ящик сотрудника. Интересующую информацию можно оставить в памяти компьютера, перенести на дискету, распечатать при необходимости на принтере. Электронная почта один из самых оперативных и относительно дешевых видов связи. [c.128]
Интернет - глобальная сеть бесчисленного множества разнообразных сетей, которая охватывает всю нашу планету. Персональный компьютер, локальная и глобальная компьютерные сети могут быть частью сети Интернет, используя для общения единый сетевой язык. Сеть состоит из огромного количества серверов, подключенных к сети, то есть компьютеров, на которых хранится и предоставляется пользователям информация. В Интернете можно пользоваться такими услугами, как электронная почта, работа с информационными справочными службами, со Всемирной информационной сетью (WWW), вести переговоры по сетевой телефонной связи и др. [c.128]
При большом документообороте и достаточной технической оснащенности предприятия для эффективной организации работы с документами применяются системы управления базами данных (СУБД). [c.128]
В регистрационную карточку БД вносятся сведения о номере дела (папки), в которое подшит исполненный документ, что позволяет составлять внутренние описи дел, передающихся на архивное хранение или дел, имеющих гриф ограничения доступа к документу. По истечении делопроизводственного года можно сделать выборку в виде акта о выделении документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли или описи дел (документов), передающихся на архивное хранение. [c.129]

Вернуться к основной статье