Общая характеристика документов

из "Делопроизводство "

В толковых словарях даются разные определения документа, подчеркивающие различные аспекты этого понятия Письменное официальное удостоверение, свидетельствующее о личности предъявителя Исторические документы — летописи, хроники, записки и т.п., свидетельствующие о каком-либо историческом событии, лице, эпохе и т.п. Вещественное доказательство остаток старины, являющийся материалом к истории . [c.9]
С развитием научно-технической информации, вычислительной техники, когда появились новые формы документов, стали создаваться архивы перфокарт, перфолент и магнитных лент, кино-, фото-, фотодокументов, понятие документ наполнилось новым смыслом. При этом документальной стали считать и всю печатную, опубликованную информацию — книги, журналы, брошюры и т.д. [c.9]
ГОСТ 16483-83 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения в разделе Общие понятия содержит следующее определение документа Документ — материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве . [c.9]
С развитием государства и его аппарата управления создаются системы документации, характерные для специфики их деятельности. Вместе с тем появляются и системы документирования деятельности учреждений и организаций, определяющие методы и способы фиксации в документах содержания управленческой деятельности. [c.9]
Всякий документ может рассматриваться с точки зрения носителя информации, способа фиксации и выполняемых документом функций и т.д. [c.10]
Официальный документ — документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке. Под должностным лицом понимается лицо, которое осуществляет функцию представителя власти или занимает должность, связанную с выполнением организационно-распорядительных или административных обязанностей. [c.10]
Подлинник официального документа — первый или единственный экземпляр официального документа. [c.10]
В качестве синонима слова подлинник иногда употребляется термин оригинал , хотя по своему смыслу определение подлинник (достоверный, действительный) имеет иное значение, чем то, которое вкладывается в понятие оригинал (самобытный, первоначальный). Оригиналы — документы, впервые созданные каким-либо индивидуальным или коллективным автором. В процессе создания они могут иметь несколько редакций или вариантов оригиналы, составленные в нескольких экземплярах, называются умноженными. По внешнему виду оригиналы могут быть черновыми — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над его текстом беловыми — рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового или написан без помарок и исправлений. [c.10]
Чтобы оригинал стал подлинником, он должен быть составлен на бланке согласно установленной форме, иметь удостоверяющие реквизиты (подпись и иногда печать), дату и индекс. [c.10]
Необходимо различать понятия подлинник официального документа и подлинный документ . Последний понимается как документ, сведения о времени и месте создания или об авторе которого, содержащиеся в самом документе или выявленные каким-либо путем, соответствуют действительности то есть всякий подлинник официального документа является подлинным документом, но не всякий подлинный документ — подлинником официального документа. [c.10]
Развитие документации привело к широкой дифференциации понятия копия . [c.11]
Прежде всего, копии можно разделить на выписки и от-пуски. Выписки — это копии части документа (выписка из приказа, выписка из протокола) отпуски — это копии отосланных документов. Наиболее распространенный вид отпусков — это копии, которые автоматически получают при переписке оригинала на пишущей машинке (2-й, 3-й и т.д. машинописные экземпляры). Первый экземпляр (обычно отпечатанный на бланке) после его оформления (подписания и регистрации) становится подлинником, а остальные экземпляры оригинала — копиями или отпуском. [c.11]
Новая техника размножения документов привела к появлению копий, получаемых автоматически вместе с подлинником и вполне идентичных с ним. [c.11]
Автоматические (факсимильные) копии определяют как факсимильные подлинники в том случае, когда при размножении документа механическим путем воспроизводят его целиком, включая изображение подписи (факсимиле). Факсимильные подлинники не нуждаются, как правило, ни в каком дополнительном удостоверении. К ним относятся и документы, получаемые с использованием факса. [c.11]
Особый вид копий — фото и светокопии, отличительная черта которых — точное воспроизведение изображения оригинала. Это также вид автоматических (факсимильных) копий. [c.11]
С развитием современной техники передачи документов на расстояние связано появление двукратных оригиналов и копий документов. Так, при телеграфной, телефонной связи создается два документа — предъявленный для передачи по телеграфу или телефону и полученный посредством этих средств связи. Эти документы не одно и то же по своим характеристикам. Передаваемая телеграмма имеет личную подпись, заверяется печатью, то есть ее можно охарактеризовать как подлинник, а получаемая адресатом — умноженный экземпляр. [c.11]
Кроме копий, снятых непосредственно с подлинника или полученных автоматически, могут быть кратные копии копия с копии , копия копии с копии и т.п. [c.11]
Копии различаются также в зависимости от того, каким образом они удостоверены. [c.11]

Вернуться к основной статье