Требования к текстам документов

из "Делопроизводство "

Текст является основным реквизитом формуляра документа. [c.43]
При составлении документов следует избегать длинных фраз с большим количеством причастных и деепричастных оборотов, не употреблять эпитетов, гипербол, метафор. В деловом письме не должно быть устаревших слов и выражений (архаизмов), например, таких слов, как ибо, коего, посему, сего, сей, нежели, обрести, благодарственный и т.д. [c.43]
Из речевого состава современных служебных документов целесообразно исключить такие устаревшие выражения, как настоящим сообщаю, предъявитель сего, на предмет выдачи, препровождаю, доношу, действительно работает и т.д. [c.43]
Канцеляризмы лишают текст документов необходимой простоты, гибкости, создают штампы и готовые шаблоны, делающие речь казенной и невыразительной, например Поставить во главу угла... Развернуть культмассовую работу... В части удовлетворения запросов... Имеет место рост производительности труда... и т.д. [c.43]
Применяя в деловом письме узкоспециальные термины (профессионализмы) и не имея уверенности в том, что адресатом они будут поняты, следует в скобках объяснить их значение. [c.44]
Составить служебный документ тем легче, чем большим запасом слов располагает его составитель, используя синонимы — слова, разные по звучанию, но близкие по значению, например договор — условие, согласование известие — извещение, сообщение, новость взгляд — убеждение, мнение, точка зрения отчетливый — четкий, определенный, ясный, очевидный и т.д. [c.44]
Если сокращение образуется по первым буквам полного наименования конкретного учреждения, такое сложносокращенное название пишется прописными буквами, например Белорусский государственный университет — БГУ. Сокращенные нарицательные имена существительные пишут строчными буквами, например вуз — высшее учебное заведение роо — районный отдел образования. [c.44]
Употребляются и сокращения, образованные по начальным слогам слов, входящим в сложные наименования, например завхоз, главбух и т.д., или состоящие из начальных слогов первого слова с полным вторым словом, например жилотдел, капремонт, спецотдел, хозрасчет, хозчасть и т.д., а также слова, представляющие собой тип простых слов-усечений, например спец., зам., зав., пом. и т.д. [c.45]
Названия географических понятий сокращают только перед словом, к которому они относятся, например г. Минск, оз. Нарочь. [c.45]
Слово город сокращают до одной буквы — г. (с точкой). Это сокращение применяется в реквизите место издания или составления документа , в адресате при написании почтового адреса, а также в тексте документа. При употреблении слова город во множественном числе ставят две буквы без точки между ними. [c.45]
Учебные и финансовые годы пишут через косую черту, сокращая последний год на две первые цифры и употребляя слово год в единственном числе, например 1990/91 г. [c.45]
Слово год не сокращается в заголовках, а также при упоминании в тексте только года, например ... в начале 1991 года . [c.45]

Вернуться к основной статье