Порядок прохождения исходящих и внутренних документов в процессе их подготовки

из "Делопроизводство "

В ходе подготовки проекты исходящих документов совершают ряд перемещений от одной инстанции к другой. Этот процесс должен быть организован так, чтобы с документом совершался минимум операций, обусловленных деловой необходимостью, а каждое перемещение осуществлялось наиболее рациональным способом. Подготовка документа начинается с составления его проекта, который затем передается в машбюро для печатания. [c.78]
Много времени, как правило, отнимает операция согласования проекта. Нередки случаи, когда согласование является перестраховкой и не вызывается действительной деловой необходимостью. Для ускорения подготовки документа целесообразно совместить во времени согласование проекта документа. Для этого его размножают оперативными средствами и копии одновременно передают всем участвующим в его согласовании. Затем исполнитель собирает завизированные копии, докладывает о внесенных в них поправках, уточнениях. Следует четко регламентировать порядок согласования и визирования документов в инструкции по делопроизводству. [c.78]
Нередко отправление подготовленных документов откладывается из-за задержки их подписания. Как показывает практика, такие задержки происходят, когда все исходящие документы подписывает только руководитель учреждения. Более целесообразен такой порядок, при котором право подписи документов имеют также другие руководящие работники учреждения. Разумеется, документы по наиболее принципиальным вопросам подписывает руководитель или его заместитель в отсутствие руководителя. С целью упорядочения процедуры подписания документов рекомендуется составлять перечень документов, подписываемых руководством учреждения и руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией. В перечнях также может быть указано, кто и какие документы визирует и утверждает. Такое делегирование права подписи исходящих документов способствует более оперативному движению документов и решению дел. [c.79]
Подписанные документы передаются на отправку. Обработка отправляемой корреспонденции заключается в ее сортировке по адресам и видам почтовых отправлений, проставлении адреса на конверте, складывании документов (фальцевании) и вложении в конверты, заклеивании конвертов, определении стоимости отправления, составлении списка на заказную почту. Документы должны передаваться в канцелярию полностью оформленными и иметь пометку о категории почтового отправления (кроме простых отправлений). В канцелярии проверяется правильность оформления корреспонденции, наличие приложений, указанных в основном документе. [c.79]
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для устранения недостатков. Для отсылки документов постоянным адресатам рекомендуется использовать конверты с адресами, заранее напечатанными типографским способом или оперативными множительными средствами. Документы, отправляемые в один адрес, вкладываются в один конверт, а на письмах с несколькими адресатами подчеркивается наименование того корреспондента, которому посылается данный экземпляр письма. Документы обрабатываются и отсылаются в тот же день, когда переданы на отправку. [c.79]
Внутренние документы создаются и используются в данном учреждении. Обращение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в целом аналогично порядку прохождения исходящих документов, а на этапе исполнения (использования) — входящих документов. [c.80]
Вместе с тем, обращение отдельных видов внутренних документов имеет особенности. Так, проекты распорядительных документов после подготовки и согласования их с соответствующими подразделениями передаются в юридическую службу (юрисконсульту) для проверки правильности оформления и соответствия подготовленных документов действующему законодательству. При подготовке и оформлении протоколов, фиксирующих ход собраний, совещаний и т.д., отпадает этап составления проекта и его согласования. [c.80]
Протоколы, содержащие поручения отдельным должностным лицам или подразделениям учреждения, передаются адресатам в виде размноженных экземпляров или выписок из протокола. Докладные записки на имя руководителя учреждения или структурного подразделения, справки и другие внутренние документы оперативного характера рассматриваются должностным лицом, которому они направлены, после чего в общем порядке передаются для исполнения (использования) в соответствующие структурные подразделения или помещаются в дело. [c.80]
Таким образом, документооборот отражает внутренние закономерности функционирования и развития систем управления vt находится в прямой зависимости от происходящих в них преобразований, неразрывно связан с совершенствованием всего комплекса элементов, составляющих организационную структуру и процессы управления. [c.81]
Среди методов, направленных на совершенствование документооборота, выделяются две группы совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота. [c.81]
в технологической карте на документооборот отразится весь маршрут документа с момента его составления до сдачи в архив. По вертикали технологической карты расположены операции в их технологической последовательности, по горизонтали — методика работы, применяемое оборудование и материалы, продолжительность процесса, трудовые затраты. Основное достоинство технологической карты документооборота — возможность регулирования с ее помощью последовательности операций, производимых с основными видами документов. Правильно заполненная технологическая карта может служить также своеобразной должностной инструкцией. [c.82]
Один из основных факторов, которые необходимо учитывать при разработке технологических карт, — определение операционного времени, что особенно важно для ненормируемых видов работ. [c.82]
Главное условие сокращения объемов документов — упорядочение их возникновения. Основным методом упорядочения процесса документирования является унификация как отдельных групп документов, так и всей системы делопроизводства. [c.82]
На практике это выражается в создании различных систем документации, строго устанавливающих состав применяемых документальных форм и регламент пользования ими. При унификации из документальных цепочек изымаются лишние звенья, документы, не соответствующие требованиям сегодняшнего дня и создаваемые просто по привычке. Применяемые однотипные формы заменяются единой. Например, после унификации организационно-распорядительной документации количество применимых форм сократилось в 4 раза. Отмена издания приказа о командировках также способствовала бы сокращению объема документации. [c.82]
Качество документа включает в себя и требование к изложению содержания применение унифицированных текстов, четкая структура, ясность формулировок, реальность сроков исполнения. Так, например, стандарты на ОРД установили структуру текстов некоторых документов. Особенно характерен в этом отношении акт как документная форма. Известна, например, шаблонная формула акта мы, нижеподписавшиеся. .. комиссия в составе. .. образованная приказом... в присутствии. .. составили настоящий акт о том, что мы действительно. .. и т.д. Мало сказать, что такой текст неграмотен, он еще и тяжело читается. Стандарт эту часть акта упростил, теперь она состоит из трех частей основание для составления, как составлен и кто присутствовал. Текст легко составляется, читается и воспринимается. [c.83]
Применение таких форм документов, как таблицы и анкеты, позволяет исключить излишние данные, упорядочить информацию, сопоставить сведения, сократить их объем. [c.83]
Следующее направление сокращения документооборота — уменьшение физического размера документа. [c.83]
При переписке необходимо применять стандартные бланки, которые экономят примерно 1/5 часть площади листа, желательно использовать также бланки формата А5. Внедрение этого требования связано с преодолением сложившегося представления о престижности продольного бланка, широких полей, увеличенных интервалов и т.п. Размер бланка должен соответствовать объему текста. [c.84]

Вернуться к основной статье