Программный инструментарий прикладной среды

из "Компьютерное делопроизводство "

Одним из важнейших документов, обеспечивающих внешние связи предприятия, является письмо. [c.88]
Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. [c.88]
Письмо должно составляться в том случае, если невозможно решить вопрос другими, более оперативными методами (личная беседа, телефонный разговор). [c.88]
Все многочисленные виды служебных писем делятся на две группы письма, требующие ответа, и письма, не требующие ответа. В табл. 5.1 приведены условные названия таких писем. [c.88]
Из названия в целом ясна направленность содержания документа. Поясним лишь некоторые виды писем. [c.88]
Сопроводительное письмо прилагается к основному документу в тех случаях, когда он требует дополнительного пояснения. В сопроводительном письме указывается, с какой целью направлен основной документ, что с ним необходимо сделать и в какие сроки. [c.88]
Гарантийное письмо содержит обязательство оплаты какого-либо вида работ, сроков выполнения и качества продукции. Если в гарантийном письме речь идет о денежных операциях, то его обязательно подписывает главный бухгалтер организации. [c.88]
Инструкционные (директивные) письма исходят из органов государственной власти различного уровня и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения руководителю предприятия по вопросам отчетности, налогов, экологии. [c.88]
Для составления письма используется специальный бланк для внешних документов. Основное отличие его в том, что он содержит в заголовочной части полный перечень реквизитов предприятия название, почтовый адрес, телефон, факс, адрес электронной почты, а в гарантийных письмах еще и банковские реквизиты. [c.88]
Заголовочная часть письма содержит правую и левую части. [c.88]
В левой части указываются реквизиты эмблема, название предприятия, полный юридический адрес, дата, номер, ссылка на номер и дату входящего документа, если письмо является ответом — заголовок к тексту. Название документа не указывается. [c.89]
О должность, инициалы, фамилия лица, которому направляется документ (в дательном падеже). [c.89]
Не все составные части реквизита могут быть указаны. Например, почтовый адрес не указывается, если письмо направляется в правительственное учреждение или постоянным адресатам. Если письмо направляется частному лицу, то, естественно, не будут указаны названия предприятия, должность. [c.89]
Если письмо направляется двум-трем адресатам, то сначала указывается адрес основного получателя, а затем остальных. В случае, если письмо направляется многим адресатам, то составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается только один получатель. [c.89]
Составные части реквизита Адресат располагаются в правой стороне заголовочной части, не менее чем в 8 см от левой границы документа. Отдельные смысловые части реквизита удобно отделить пустой строкой. В настоящее время широко используются для пересылки по почте конверты с прозрачным окошком, расположенным в том месте, где должен быть написан адрес получателя. Окошко позволяет написать адрес только в документе и вложить документ в конверт таким образом, чтобы адрес был виден через окошко. Чтобы использовать эти конверты, надо заранее на бумажном листе определить место расположения адреса. [c.89]
Даже если письмо направляется в некоторую организацию, в первый раз, будет хорошим тоном предварительно выяснить фамилию, имя, отчество адресата для того, чтобы сделать обращение именным, личным. Для установления контактов это необходимо. Можно, например, предварительно позвонить по телефонному справочнику в организацию и узнать требуемую информацию у секретаря. Безличная форма адресации употребляется, в основном, в инструкционных письмах, рассылаемых во многие адреса. [c.89]
Текст письма должен быть кратким, ясным, последовательным, убедительным, корректным, не содержать эмоциональной окраски. Для большинства писем характерны повторяющиеся обороты речи, используемые в различных ситуациях. [c.90]
Текст письма состоит из вступительной, основной и заключительной части. [c.90]
О Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма... О Большое спасибо за письмо... [c.90]
В связи с тем. что при проведении ремонта кровли здания (договор 17 от 20.08.2006) было обнаружено нарушение технологии проведения работ (акт N 2 от 08.09.2006)... [c.90]

Вернуться к основной статье