Базы данных в офисе

из "Компьютерное делопроизводство "

Человеку свойственно систематизировать информацию обо всем, что его окружает, — о растениях, животных, химических элементах, механизмах. Созданы многотомные справочники по самым разным областям человеческого знания. Современные компьютерные технологии позволяют организовать хранение разнообразной информации на компьютере в электронном виде. Для хранения и обработки большого количества информации используются специальные программы, называемые системами управления базами данных (СУБД). [c.356]
Под базой данных следует понимать некую совокупность специальным образом организованных данных, которые хранятся на каком-либо материальном носителе. Обращаем ваше внимание на то, что это не набор разрозненных данных. Данные обязательно должны быть связаны между собой так, чтобы человек мог составить представление о каком-либо объекте, явлении или процессе. [c.356]
Данные, находящиеся в одной базе данных, должны быть связаны между собой по смыслу, логически. Это достигается путем группировки (объединения) их по определенным признакам. Такой процесс получил название структурирования данных. Следует заметить, что в результате структурирования данных должна появиться база данных в компьютерном или некомпьютерном варианте. Это определяется тем, был ли при этом использован компьютер. У любой базы данных должно быть имя. [c.356]
База данных — именованная совокупность структурированных данных предметной области, хранящаяся на материальном носителе. [c.356]
Структурирование данных — процесс объединения данных по определенным параметрам. [c.356]
Любая база данных описывает один или несколько взаимосвязанных классов объектов. [c.356]
Класс — это группа объектов, объединенных по одному или нескольким общим признакам. [c.356]
Примеры классов объектов и их признаков приведены в табл. 18.1. [c.356]
Существует также связь между объектами, называемая один-к-одному , которая означает, что одному объекту из одного класса соответствует только один объект из другого класса. Например, классы Сотрудники и Адреса имеют связь один-к-одному , так как каждому человеку соответствует один адрес прописки. [c.357]
Описание объекта по отобранным признакам традиционно удобнее всего располагать в виде таблицы, состоящей из столбцов и строк. Каждый столбец имеет заголовок — название соответствующего признака объекта. В каждой строке приведены сведения об одном объекте. Количество строк соответствует количеству описанных объектов. [c.357]
В компьютерной базе данных для хранения информации об объектах также используется таблица. Столбец таблицы, в котором описывается один из признаков объекта, называется полем, строка — записью. Каждое поле определяется именем и типом данных, хранящихся в нем. Как правило, имя поля указывает на описываемый в нем признак объекта. Тип данных указывает на то, в каком виде будет храниться информация в поле (текст, число, дата). Особый тип поля — счетчик серия) — используется для автоматического вычисления порядкового номера записи. Это поле отличается от других тем, что значения в нем никогда не повторяются. Поэтому очень часто именно это поле используется в качестве ключевого. Ключевым полем называется поле, используемое для однозначного определения объекта в базе данных. Таблица характеризуется именем, структурой и количеством записей. [c.357]
Имя таблицы является необходимым отличительным признаком и, как правило, указывает на класс описываемых в таблице объектов. В базе данных не может быть двух таблиц с одинаковыми именами. [c.358]
Структура таблицы определяется количеством, названием и порядком расположения полей, которые соответствуют описываемым признакам объекта. [c.358]
Количество записей указывает на то, сколько объектов одного класса содержит данная таблица. [c.358]
В левой части окна расположена панель Объекты с кнопками Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты и др. Эти кнопки соответствуют основным объектам, которые можно создавать и использовать в базе данных. Мы рассмотрим только первые четыре типа объектов. [c.358]
Справа указаны режимы создания объектов, выбранных в левой панели. Например, на рис. 18.2 указаны способы создания таблиц. Для всех объектов базы данных предусмотрены два способа с помощью конструктора и с помощью мастера. При дальнейшей работе вы научитесь использовать оба способа. [c.358]
О редактирование данных исправление неточных данных, добавление записей. [c.359]
Созданную структуру можно посмотреть и изменить в режиме конструктора. Для заполнения таблицы данными надо перейти в режим таблицы (рис. 18.3). [c.359]
Основным видом представления данных является режим таблицы. В таблице данные представлены в виде столбцов и строк. Перенос текста в ячейке таблицы невозможен, поэтому для просмотра всей информации иногда приходится увеличивать ширину столбца. Данные в таблице приведены по всем объектам сразу. [c.359]

Вернуться к основной статье