Подготовка совещания

из "Персональный менеджмент "

Деловое совещание — это сложная технологическая управленская операция, требующая тщательной подготовки. [c.403]
Работа по подготовке совещания начинается с определения его ли. Затем намечается повестка дня, определяются состав участ-(ков, день, время и место проведения совещания. [c.403]
Прежде всего, готовится к совещанию сам руководитель. Важ-. готовность не только самого доклада, но и проектов решений, гакже выступлений. [c.403]
Деловое совещание, связанное с отрывом от работы многих людей, лучше всего проводить в конце рабочего дня. Если совещание проводится в середине дня и его участники расходятся после него по своим рабочим местам, то на этом теряется рабочее время, которое затрачивается не только на то, чтобы собраться на совещание, отдать необходимые распоряжения, добраться до места совещания, но и на то, чтобы вновь возвратиться в свое подразделение, подготовить рабочее место, возобновить прерванную работу и т.д. По этой же причине проведение деловых совещаний в самом начале рабочего дня также нерационально. Деловой человек в начале рабочего дня настроен на выполнение своей основной работы и если день начинается с совещания, то ему не до прений , он стремится скорее вернуться на свое рабочее место, выполнить производственное задание. [c.404]
если собрание назначается на непривычное время, например, на 9 15 или 10 45. Скорее всего, люди не будут опаздывать. [c.404]
Состав участников совещания. Важным вопросом при прове- нии эффективного совещания является численность его участ-жов. Лучше сократить количество присутствующих до мини-/ма, оставив только тех, кто необходим и чье мнение важно для отнятия решения. [c.405]
Повестка дня. Представляет собой письменный документ, ко- рый заранее раздается участникам совещания. Он включает му, цель совещания, пункты, подлежащие рассмотрению, и вре-j на их обсуждение, сроки и место совещания, фамилии доклад-псов. [c.405]
Успех делового совещания во многом зависит от качества подготовки основного сообщения. Докладчик должен дать объективную информацию. Если по обсуждаемому вопросу существует несколько точек зрения, необходимо осветить их все, привести доводы по каждой из них, а затем изложить свое мнение. Работа над докладом (выступлением) складывается из нескольких этапов. Прежде всего, необходима разработка целей и задач доклада. Второй этап — это работа над докладом. Содержание устного выступления зависит и от того, где и сколько времени предстоит выступать, кто слушатели и т.д. Третий этап — работа над формой речи, над ее языком, стилем, подбором цитат, примеров, цифр и т.д. На четвертом этапе необходимо поработать над техникой произнесения речи. Здесь имеют значение также и внешность оратора, его голос, жесты и т.д. [c.406]
Прения. Важнейшим этапом подготовки совещания является организация прений. Необходимо не только заблаговременно ознакомить участников совещания с повесткой дня, но и вызвать интерес людей к поднимаемым на совещании вопросам, это обеспечит их желание высказать свою точку зрения, принять участие в обсуждении вопросов. [c.406]
Подготовка помещения. Немаловажное значение имеет также подготовка помещения для совещания (хорошая звукоизоляция, нормальная температура воздуха, удобная для работы мебель, вентиляция и т.п.). [c.406]
Кроме того, ничто не должно отвлекать присутствующих на собрании пи телефонные звонки, ни шум транспорта. Лучше всего для проведения совещания найти отдельное помещение без отвлекающих факторов. [c.406]
Протокол. Ответственным этапом является фиксирование процесса обсуждения вопросов, вынесенных на совещание, т.е. протоколирование. [c.406]

Вернуться к основной статье