РАБОЧИЙ ДЕНЬ СЕКРЕТАРЯ

из "Секретарское дело "

Даже если не удается сделать что-то запланированное, то в любом случае это гораздо лучше, чем импровизация. Планирование может быть на день или неделю, месячное или квартальное, годовое. При планировании работы на день необходимо учитывать следующее. Нельзя начинать рабочий день с места и в карьер . Как опытный автолюбитель перед поездкой прогревает мотор машины, так и секретарь вначале должен обдумать предстоящий день и составить план, выделив самые срочные и важные дела. [c.26]
При правильной организации совместной работы с шефом такое планирование проводится совместно. Некоторые руководители полностью передают планирование своего рабочего дня секретарю-референту. [c.26]
В идеале, секретарь должен чередовать каждые 45 минут работы на мониторе с 15-минутным перерывом, при этом продолжительность ежедневной работы на компьютере не должна превышать 4 часа. [c.27]
Полезно знать, что система работы запоем несколько часов подряд, а затем такой же запойный отдых - вредная и нелепая привычка Должен быть определенный ритм с чередованием труда и отдыха. Именно ритмичная, размеренная работа приводит к успеху. В работе необходимо учитывать биоритмы жизнедеятельности. Даже рядовая рабочая неделя имеет свой цикл. Понедельник является днем вхождения в рабочий, ритм. В понедельник (если есть возможность переноса) не стоит начинать важные дела. Не забывайте поговорку Понедельник -день тяжелый На языках народов других стран есть масса подобных изречений. Поэтому важные деловые переговоры и встречи назначают на середину недели. Вторник и среда являются наиболее продуктивными днями недели, а к пятнице накапливается усталость, и в этот день у многих мысли заняты тем, как лучше отдохнуть в предстоящие выходные. [c.27]
Повторяющиеся изо дня в день работы рекомендуется планировать на одно и тоже время рабочего дня, например, обработка полученной корреспонденции приходится, как правило, на утро. [c.27]
Не рекомендуется также браться за все дела сразу, т.к. невозможно сделать одновременно две работы одинаково хорошо и тогда неизбежны конфликтные ситуации. Важно научиться также вырабатывать в себе некий автоматизм действий - в обработке входящих и исходящих документов, в работе на персональном компьютере, в исполнении других технических заданий. [c.28]
Необходимо свой рабочий день организовать таким образом, чтобы в течение всего рабочего времени помогать руководителю в выполнении намеченных им мероприятий. Информировать руководителя о чем-то лучше заранее за день, за час. Это возможно лишь в тех случаях, когда планы секретаря координируются и согласовываются с планами руководителя. Основная информация, как правило, передается с утра. В течение дня сообщается лишь что-то экстренное. [c.28]

Вернуться к основной статье