При создании раздела Рабочий день секретаря необходимо учитывать, что рабочий день секретаря подвержен резким переменам. Но тем не менее, как бы ни влияли внешние факторы на работу, одними из ее главных правил остаются [c.318]
РАБОЧИЙ ДЕНЬ СЕКРЕТАРЯ [c.26]
Менеджер должен проанализировать факторы потери своего рабочего времени вызваны эти потери внешними причинами или по его вине. Например, сколько времени тратит руководитель на то, чтобы произвести впечатление на других и/или на попытки завоевать симпатию кого-нибудь из трудоголиков От плохих привычек, приобретенных за долгие годы, очень трудно отказаться. Но это можно сделать при твердом намерении расстаться с подобными привычками. Анализ этих и других вопросов, связанных с организацией рабочего времени, позволяет менеджеру в конце концов найти на них адекватные ответы. Об этом свидетельствуют успехи, достигнутые теми руководителями, которые умеют преодолевать пресс времени и находить резервы в работе. У них такой же по продолжительности рабочий день, как и у других. Некоторые экономят драгоценные минуты, часы и дни, отбрасывая неприоритетные задачи. Простой журнал времени может помочь менеджеру определиться, когда надо сказать нет , с его помощью можно проанализировать течение времени, чтобы внести корректировку. Например, секретарь вице-президента одной из компаний вела журнал времени руководителя в течение двух дней. Это дало ему возможность сравнить собственные планы с реальной деятельностью. Он узнал, что ведение журнала времени может помочь ему предвидеть и сокращать продолжительность совещаний. Журналы времени научили его избегать ненужных задач, он понял, что его политика открытых дверей вела к излишним помехам в работе. [c.524]
Рассчитайте загруженность секретаря в течение 7-часового рабочего дня, если объем документооборота составляет 200 000 документов в год, а за день секретарю нужно выполнить следующие операции отпечатать 8 страниц машинописного текста, зарегистрировать на карточках 8 документов, подшить в дела 14 [c.51]
Рабочие дни секретаря редко бывают похожи по содержанию друг на друга в один день проводится совещание, в другой идет прием посетителей и т. д. Примерную схему рабочего дня можно представить следующим образом. [c.137]
Телефонные звонки нарушают нормальный режим работы, разбивают рабочий день руководителя на короткие отрезки времени средней продолжительностью до 30 мин. Такая обстановка мешает руководителю сосредоточиться, а если учесть, что звонки обычно раздаются неожиданно и темы для обсуждения часто непредсказуемы, то возникает необходимость резкого переключения внимания на решение возникающих задач. Таким образом, помощь секретаря в организации служебных разговоров по телефону способствует рациональной организации работы руководителя. [c.146]
Даже если не удается сделать что-то запланированное, то в любом случае это гораздо лучше, чем импровизация. Планирование может быть на день или неделю, месячное или квартальное, годовое. При планировании работы на день необходимо учитывать следующее. Нельзя начинать рабочий день "с места и в карьер". Как опытный автолюбитель перед поездкой прогревает мотор машины, так и секретарь вначале должен обдумать предстоящий день и составить план, выделив самые срочные и важные дела. [c.26]
Необходимо свой рабочий день организовать таким образом, чтобы в течение всего рабочего времени помогать руководителю в выполнении намеченных им мероприятий. Информировать руководителя о чем-то лучше заранее за день, за час. Это возможно лишь в тех случаях, когда планы секретаря координируются и согласовываются с планами руководителя. Основная информация, как правило, передается с утра. В течение дня сообщается лишь что-то экстренное. [c.28]
При подготовке небольшого оперативного совещания, которое проводится, обычно, в определенный день недели или ежедневно в начале рабочего дня, секретарь осуществляет оповещение участников, контроль за их своевременной явкой, выяснение и доклад руководителю о причинах отсутствия не пришедших сотрудников, а также вызов (в случае необходимости) работников на совещание по требованию руководителя. Во время работы совещания секретарь принимает все телефонные вызовы и посетителей. Важно создать обстановку нормального хода совещания, не допуская его срывов. Если же возникает экстремальная ситуация, требующая немедленного принятия действий руководителем, то секретарю следует записать поступившую информацию, войти в кабинет, стараясь не отвлекать внимания выступающих и присутствующих, подать записку руководителю и дождаться его указаний. Во время совещания секретарь ни в коем случае не должен отлучаться из приемной, [c.143]
В качестве примера такого рода организационных структур можно привести работу многих российских школ бизнеса. На одном листе их трилистника размещаются руководители этих школ, секретари и др. На другом — приглашаемые для чтения лекций на контрактной основе преподаватели (профессора и доценты) из университетов. На третьем — нанимаемый на неполный рабочий день обслуживающий персонал (уборщицы, официанты, водители для выполнения разовых поручений и др.). [c.582]
Рабочий день руководителя начинается и заканчивается общением (оперативным планированием, подведением итогов и т. п.) с секретарем. [c.292]
Секретарь не должен спрашивать, зачем его вызвал начальник не считать, что уход домой после окончания работы — законное право не открывать сумочку с косметикой за рабочим столом, в работе полагаться только на себя не использовать служебный телефон для своих нужд более трех раз в день беря телефонную трубку не говорить алло , а назвать учреждение не набирать телефонный номер карандашом, не заставлять посетителей стоять у стола не передавать начальнику сплетни, которые ходят о нем. [c.444]
Выданные для работы документы с грифом КТ подлежат возврату секретарю-референту в тот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные документы с грифом КТ могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы с ними, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т. д.). [c.167]
Ряд программ предоставляет пользователю возможность вести с помощью ПК ежедневный рабочий календарь. Такой календарь можно использовать для проведения контроля за исполнением документов. В соответствующий день календаря заносится номер документа, взятого на контроль, фамилия исполнителя и его телефон, содержание поручения (если необходимо). Персональный компьютер не только выдаст предварительное напоминание секретарю, но и сможет в случае необходимости передавать эти данные на компьютер исполнителя. [c.157]
Продолжим с нашим УАР. Технический секретарь показывается после обеда. Как правило, это человек уровня старшего разработчика. Сеанс УАР кончается, скажем, в 5 часов пополудни, и секретарь с лидером группы собирают все материалы, накопленные за день, и записывают все, что было выработано в технических требованиях. Этот документ затем оказывается на рабочем столе каждого члена группы, когда они приходят на следующее утро. [c.206]
Рабочий день большинства из нас изменился. Мы можем общаться с нашими коллегами и клиентами посредством электронной почты, через Интернет, WWW и по телефону. Нам не нужны секретари, поскольку многие из нас научились пользоваться персональным компьютером для написания писем, планирования своей работы и своего времени. Используя программное обеспечение коллективного пользования, позволяющее координировать работу команды, мы можем даже разрабатывать и производить товары. Если мы захотим увидеть своих коллег, к нашим услугам — видеоконференции или видеотелефон. Значительно сократилась потребность в поездках куда-либо — даже на работу. Телеработники , или работники, не выходящие из дома, позволяют организациям существенно снизить затраты на содержание дорогостоящих зданий. Мы неизбежно приходим к выводу, что инфраструктура, дающая возможность сотрудникам работать более эффективно и с большим удовольствием, является активом. Технологии, допускающие работу на расстоянии, означают, что целые группы людей, не способные смириться с жестким режимом работы с 9-00 до 17-00, могут теперь выполнять задания на дому . Это относится, например, к пенсионерам, людям с ограниченной трудоспособностью или проживающим в отдаленных районах, которым прежде пришлось бы тратить много времени и сил на дорогу. [c.121]
Даже будучи в полном здравии, Рей Хендерсон проводит много времени в приемных врачей. Хендерсон-торговый агент компании Мерк Шарп энд Доум , являющейся отделением фирмы Мерк энд К°, инк. , которая занимается производством лекарств, отпускаемых по рецепту. Его рабочая территория-северо-восточная часть штата Теннесси. Каждый день он колесит по городам и весям, используя весь 22-летний опыт работы, чтобы пробиться мимо секретарей в личные кабинеты врачей и в любой час, который они могут ему уделить, побеседовать с занятыми медиками о новых лекарствах своей фирмы и оставить им образцы этих лекарств, чтобы врачи опробовали их, прописав своим пациентам. В фармацевтической промышленности коммивояжеров типа Хендерсона до [c.547]
Круг обязанностей секретаря по подготовке оперативного совещания, которое проводится обычно в определенный день недели или ежедневно в начале рабочего дня, включает оповещение участников, контроль за их своевременной явкой, выяснение и доклад руководителю о причинах отсутствия неявив- [c.300]
Вертикальные картотеки представляют собой ящики или лотки с вертикально расположенными в них картами. Эти картотеки удобны для работы с картами учета документов (бухгалтерия, библиотека). Такие картотеки бывают настольными, передвижными, сро-ковыми, в каталожных шкафах. В работе секретаря для оснащения его рабочего места чаще всего используются настольные картотеки и сроковые (для контроля за исполнением документов). Они представляют собой ящики с открытой верхней и боковой (сроковые) стенками, разделенные перегородками на секции, пронумерованные по дням месяца. В секции закладывают документы (или карты на них), которые нужно исполнить. По мере исполнения документов карты изымаются. Картотека снабжена линейкой с номерами, или шкалой, по которой движется индикатор, указывающий день месяца. Справа от индикатора располагают карты документов, подлежащих исполнению, а слева — просроченные. [c.101]
Круг обязанностей секретаря по подготовке небольшого оперативного совещания,которое проводится обычно в определенный день недели или ежедневно в начале рабочего дня, включает оповещение участников, контроль за их своевременной явкой, выяснение и доклад руководителю о причинах отсутствия не пришедших сотрудников, а также вызов (в случае необходимости) работников на совещание по требованию руководителя. Во время работы совещания секретарь принимает все телефонные вызовы и посетителей. Важно создать обстановку нормального хода совещания, не допуская его срывов. Если же возникает экстремальная ситуация, требующая немедленного принятия действий руководителем, то секретарю следует записать поступившую информацию, войти в кабинет, стараясь не отвлекать внимания выступающих и присутствующих, подать записку руководителю и дождаться его указаний. Во время совещания секретарь ни в коем случае не должен отлучаться из приемной, так как в любой момент участникам совещания может понадобиться его помощь. Совещания оперативного характера проводятся обычно в кабинете руководителя, поэтому секретарь должен позаботить- [c.161]
Круг обязанностей секретаря по подготовке оперативного совещания, которое проводится обычно в определенный день недели или ежедневно в начале рабочего дня, включает оповещение участников, контроль за их своевременной явкой, выяснение и доклад руководителю о причинах отсутствия неявившихся сотрудников. Если возникает по каким-либо причинам ситуация, требующая немедленного подключения руководителя, секретарю следует записать поступающую информацию, войти в кабинет, стараясь не отвлекать внимания присутствующих, подать записку руководителю и дождаться его указаний. Во время совещания секретарь ни в коем случае не должен отлучаться из приемной, так как в любой момент участникам совещания может понадобиться его помощь. [c.223]