Регистрационные формы и документы службы делопроизводства

Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета документов в экспедиции или канцелярии, т.е. на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Так как регистрация ведется в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчеты, обращения граждан и др.), то и подсчет объема документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации.  [c.229]


Регистрационные формы и документы службы делопроизводства  [c.129]

Факт и время поступления документа в учреждение фиксируется (на документах проставляется регистрационный штамп). Если корреспонденция не вскрывается, то отметка о поступлении проставляется на конверте. В регистрационном штампе указывается дата поступления и порядковый номер документа. Этот порядковый номер может использоваться одновременно и для количественного учета документов и как составная часть индекса документа (остальные части добавляются после исполнения документа). Завершается первоначальная обработка документов их сортировкой. Сначала документы рассортировываются на регистрируемые и нерегистрируемые части. Различаются документы, регистрируемые службой делопроизводства и другими подразделениями организации. В каждом учреждении целесообразно иметь перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства. Помимо таких документов, как поздравительные письма и телеграммы, рекламные извещения, информация для сведения, в перечень включаются все документы, отмечаемые в специальных учетных формах отраслевых и функциональных структурных подразделений. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, печатные издания — в библиотеке, наряды, заявки, разнарядки — в технических отделах или службах материально-технического обеспечения. Составляя перечень документов, не подлежащих регистрации, идут двумя путями выявляют виды документов, которые не требуют ответа, и виды документов, которые в структурных подразделениях регистрируются, сводятся и т.д. Таким образом, в перечень должны быть включены документы, нуждающиеся только в учете. По этим документам служба делопроизводства справок не наводит, как правило, это специальная документация.  [c.75]


Владение всей совокупностью информационно-документа-ционных ресурсов — важнейшая задача службы делопроизводства. И прежде всего для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах.  [c.256]