Требования к служебным документам

из "Персональный менеджмент "

Указание автора — обязательный реквизит каждого докумен та. Авторами служебных (официальных) документов являются, ка правило, учреждения, организации, предприятия. [c.284]
Дата проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ. На документе проставляют также даты написания резолюций, даты ознакомления с документом, визирования, контроля исполнения и т.д. [c.286]
Дата служит поисковым признаком и используется для ссылки на документ. В состав даты входят число, месяц, год. [c.286]
Состав удостоверения документов. К способам удостоверения документа относят подписание, проставление печати, утверждение. Это придает документу юридическую силу. Подпись — обязательный реквизит документа. Она состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и расшифровки. [c.286]
Документы, направляемые в вышестоящие организации, в редакции газет и журналов, все распорядительные и наиболее важные внутренние документы подписывают руководители учреждений и их заместители. Руководители структурных подразделений подписывают документы в пределах своей компетенции. Если документ направляется по нескольким адресам, в вышестоящие инстанции и неподведомственные учреждения, руководитель подписывает все экземпляры, а в делах остается заверенная копия. При направлении документа нескольким подведомственным учреждениям подписывается только оригинал, остающийся в делах учреждения, а рассылаются копии. [c.286]
Две подписи и более ставятся под документом тогда, когда ответственность падет на несколько лиц. Например, на протоколах — подписи председателя и секретаря на аттестатах — подписи директора школы, заведующего учебной частью, учителей на договорах — подписи договаривающихся сторон на документах, связанных с денежными и материальными ценностями, — подписи руководителя учреждения и главного бухгалтера и т.д. Как правило, все случаи проставления нескольких подписей оговариваются в специальных инструкциях. [c.286]
Место для резолюции определено стандартом в правом верх-л углу. Резолюция должна быть подписана и датирована. На-сание резолюций на отдельных листочках и прикрепление их к кументу недопустимо. Отметка о взятии документа на контроль и контрольная дата исполнения документа помещаются на по-с слева. [c.287]

Вернуться к основной статье