Культура поведения секретаря

из "Персональный менеджмент "

При появлении в приемной посетителя секретарь должен отложить свои дела, поздороваться, предложить сесть. Секретар обязан вставать из-за стола, встречая утром — руководителя пришедших в тот день первый раз должностных лиц высшего ранга почетных гостей учреждения. [c.422]
В случае нахождения в приемной посетителей секретарь не должен вести личные беседы по телефону, следует воздержаться также от бесед, раскрывающих служебные тайны. В отношениях с посетителями и со своими коллегами секретарь не должен разглашать конфиденциальную информацию. [c.422]
При появлении посетителя секретарь располагает не более чем 15 с на то, чтобы закончить машинописную строку или телефонный разговор. Чтение любых документов следует немедленно прекратить и заняться посетителем. [c.422]
Секретарю необходимо знать правила приветствия. Если нужно поздороваться за руку, то необходимо встать из-за стола, выйти к посетителю и подать руку. Первыми подают руку работники высших рангов и женщины. Однако женщине позволяется не подавать руки, если она не хочет того делать. Принято, чтобы первыми здоровались (прощались) те, кто входит в приемную (покидает ее). Первым здоровается тот, кто подходит к группе людей или проходит в непосредственной близости от них. Представления секретарем уместны лишь в том случае, если они способствуют быстрому решению деловых вопросов. [c.422]
В США при подготовке секретарей, которых называют розовыми воротничками , особое внимание обращают на походку, мимику, стиль одежды, осанку и жестикуляцию. [c.422]
Существуют мужские и женские способности, реализующиеся на секретарской службе. Считается, что женщина охотнее и терпеливее выполняет однообразную работу. Достаточно организованная женщина легко координирует работу, находит выход из непростых ситуаций, быстро сосредотачивает внимание на необходимых мелочах. Если она к тому же деликатна и приветлива, начальник может быть спокоен за свои тылы . [c.422]

Вернуться к основной статье