Схема организации ОУП, приемлемая для руководства

из "Современные методы управления портфелями проектов и офис управления проектами "

В данной главе содержится образец предложения руководству о создании на предприятии ОУП с соответствующими обоснованиями. При этом предполагается, что сторонники ОУП уже проделали необходимую подготовительную работу, проведя презентацию необходимости создания офиса, используя для этого материалы, изложенные в данной книге и, в частности, рекомендации главы 26, в которой описано содержание презентации ОУП руководству предприятия. Разработанное предложение должно стать официальным письменным документом, с подачи которого начинается формализованная процедура создания ОУП как самостоятельного проекта организации. [c.462]
Настоящее предложение имеет своей целью получение поддержки усилий, направленных на повышение окупаемости проектов, выполняемых организацией и направленных на достижение ее целей, со стороны руководства предприятия. Правильный выбор проектов, отвечающих целям организации и всех заинтересованных в ее деятельности сторон, ускорение процессов их выполнения способны принести предприятию многие миллионы долларов прибыли. Для этого требуется создать в организации офис управления проектами (ОУП), решающий следующие основные задачи. [c.462]
Для своевременного обеспечения пользователей достоверной информацией, необходимой для управления проектами, должны применяться соответствующие компьютерные средства. Программные средства, которыми владеет ОУП, и соответствующая справочная служба по их применению поможет пользователям получать соответствующим образом документированные методики и необходимую поддержку для их практического применения. [c.464]
Описание последствий создания ОУП для всех заинтересованных сторон содержится в табл. 25.1. [c.466]
Команда исполнителей из пяти наиболее опытных руководителей проектов должна собрать исходные данные, выбрать и внедрить все необходимые для начала работы ОУП средства управления проектами и структуры данных. Это позволит команде исполнителей далее сосредоточиться на программных и аппаратных средствах, необходимых для придания управлению проектами в масштабах организации требуемых строгости и дисциплины. [c.468]
Все подразделения организации обязаны будут использовать этот пакет для ведения отчетности о состоянии и ходе выполнения важнейших проектов. [c.469]
Устав проекта приведен в приложении I, перечень участников команды исполнителей проекта и время их участия в проекте представлены в плане ресурсного обеспечения проекта (приложение II). [c.470]
Упрощается процедура отслеживания меры участия каждого исполнителя во всех проектах. Снимаются противоречия между основными должностными обязанностями исполнителей в их подразделениях и их обязанностями по выполнению проектных работ. (Автоматизация отчетности о трудоемкости работ по проектам поначалу увеличит загрузку исполнителей, которая впоследствии окупится большей четкостью в постановке задач и установлением разумной персональной ответственности исполнителей за своевременное выполнение порученных работ). [c.471]
При выявлении потребностей в изменении первоначально установленных сроков, содержания или бюджета проекта руководитель проекта создания ОУП должен документально их оформить, зарегистрировать, представить на утверждение в Комитет управления изменениями, довести до всех основных исполнителей и еженедельно, за исключением срочных случаев, контролировать ход их реализации. При возникновении потребностей в срочных изменениях проекта их рассматривают путем проведения срочной телеконференции или совещания. Комитет управления изменениями состоит из директора ОУП, ИТ-директора и генерального директора предприятия. [c.473]
Основные исполнители проекта первыми проводят анализ предлагаемых изменений, выдвигают свои вопросы и рекомендации спонсору проекта и подразделениям, участвующим в его реализации. После того, как предлагаемое изменение принято или отклонено, решение должно быть документально оформлено, а вся проектная документация приведена в соответствии с этим изменением. Процессом оформления и реализации принятого решения управляет руководитель проекта создания ОУП. [c.473]
В табл. 25.3 приведены описания основных рисков, связанных с данным проектом, и планируемых командой исполнителей проекта создания ОУП действий по их предотвращению. [c.473]
Могут возникнуть сложности с подбором основных исполнителей проекта - подразделения организации, отвечающего за проект и сторонних консультантов. Слишком большая по времени задержка с привлечением необходимых ресурсов способно задержать выполнение работ, относящихся к критическому пути графика проекта. [c.474]
Команда исполнителей проекта должна координировать свою работу с большим количеством подразделений и служб предприятия. Это может повлечь за собой срывы во взаимодействии и потерю поддержки команды исполнителей во время выполнения пилотной части и полного разворачивания проекта. Существует также риск того, что приобретаемые ОУП программные средства окажутся несовместимыми с теми, что уже имеются в функциональных подразделениях. [c.474]
Риск со значительными последствиями. [c.474]
Риск с высокой вероятностью и серьезными последствиями. [c.474]
Должен быть составлен детальный план продвижения и взаимодействия для поддержания связей между подразделениями. Должна быть распределена ответственность за поддержание контактов с подразделениями предприятия между членами команды исполнителей проекта. Предусмотреть в составе персонала ОУП специалистов, отвечающих за совместную работу с подразделениями по конфигурированию и внедрению программного обеспечения. [c.474]
Отсутствие заинтересованности в проекте создания ОУП со стороны высшего руководства организации не позволит достичь или значительно снизит намеченные выгоды от создания офиса. Преимущества от внедрения ОУП также сильно уменьшатся из-за отсутствия согласия в отношении приоритетности данного проекта и его ресурсного обеспечения. Пользователи программных средств, приобретенных ОУП, могут также сопротивляться изменениям в корпоративной культуре, вытекающим из их практического применения. [c.475]
Продолжительность стадии выполнения и контроля проекта -17 недель. [c.476]

Вернуться к основной статье