ЭТАП СБОРА ИНФОРМАЦИИ

из "Тайм-менеджмент с помощью Microsoft Outlook "

Для того чтобы максимально облегчить создание Комплексной системы управления, я предлагаю разбить весь процесс на три этапа. [c.74]
В данной главе будет представлен краткий обзор каждого этапа, чтобы вы четко понимали назначение каждого из них, знали, что получите в результате обучения и как это поможет вам создать свою КСУ. Не стоит считать, что этапы очень легки. Для создания такого механизма, который позволил бы вам управлять своей жизнью с помощью простой системы, мы потратили тысячи часов на разговоры, индивидуальную работу с клиентами, контроль и оценку полученных результатов. Думаю, что использование подобной системы сделает вашу жизнь целостной, позволит вернуть драгоценное время, энергию и способность к концентрации. [c.74]
Система сбора информации включает комплекс согласованных пунктов сбора информации. Пункты сбора — это реальные места, в которых хранится информация о действиях, напоминания или заметки о встречах, а коллеги или члены вашей семьи могут размещать в этих местах задачи и информацию для вас. Типовыми согласованными пунктами сбора являются электронная почта, голосовая почта, обычный почтовый ящик дома или ячейка для бумажной корреспонденции на работе. Звучит довольно просто, однако в реальной жизни все далеко не так. [c.74]
Приняв решение о том, какой пункт для вас наиболее полезный и практичный, вы можете уменьшить количество пунктов с 25-30 до 5-10. В результате появится система сбора информации, которая упрощает вашу жизнь и гарантирует наличие только действительно необходимой информации. [c.75]
Даже при чтении этой книги вы, вероятно, пытаетесь вспомнить, какие дела вам еще предстоит сегодня выполнить. Это является признаком того, что ваша память является еще одним очень популярным несогласованным пунктом сбора. [c.75]
Большинство моих клиентов совершенно не представляют, какое количество информации они хранят в своей голове и каким образом эта информация оказывает влияние на эффективность их работы. Когда вы пытаетесь запомнить, что вам необходимо распечатать раздаточные материалы на конференцию, прослушать голосовую почту или заказать подарки ко Дню Святого Валентина, очень трудно сконцентрироваться на чем-либо еще. Вы используете свою голову, чтобы вспомнить, что вам необходимо сделать. Я слышала, как клиенты бормочут под нос Не лезьте ко мне сейчас Я пытаюсь кое-что запомнить Конечно, это преувеличение, но, думаю, вы понимаете, что я имею в виду. Трудно выполнять свои обязанности, когда мысленно вы сконцентрировались на своем списке дел. [c.75]
Назначение данного этапа — создать систему действий и справочную систему, а также изучить способы эффективной обработки и систематизации информации, полученной из пунктов сбора, используя модель информационного потока. После завершения этого этапа у вас уже будет готовая КСУ ящики электронной, голосовой и бумажной почты должны полностью очиститься, а вся информация из них — оказаться в системе в виде действий и справочной информации. Попробуйте представить такую картину все пункты сбора пусты, а информация систематизирована в некой центральной, легко доступной системе. [c.76]
Этап обработки и систематизации состоит, очевидно, из двух частей обработки и систематизации. Они одновременно и тесно связаны, и отделены друг от друга. Обработка информации помогает принять решение о том, что необходимо сделать с информацией, полученной из пункта сбора, а систематизация позволяет решить, где хранить ее в системе действий или справочной системе. [c.76]
Модель информационного потока, представленная на рис. 3.1, показывает способ обработки и систематизации информации. Обработка информации — это набор вопросов (представленных в овалах), каждый из которых помогает принять решение о том, что делать с содержимым ваших пунктов сбора. Систематизация — это ряд папок и категорий (представленных в прямоугольниках), каждая из которых помогает решить, где вы будете хранить эту информацию. Модель информационного потока помогает принять мгновенное продуманное решение, позволяя таким образом очищать пункты сбора. [c.76]
Многие из клиентов замечают за собой шаблонную реакцию на информацию, поступающую из пунктов сбора. Информация поступает так быстро, что они чувствуют необходимость реагировать с такой же скоростью. Результатом этого является неэффективная коммуникация и циклы действий. Если вы будете отводить больше времени продумыванию решений в начале, то в конце это позволит вам сэкономить очень много времени. [c.78]
Этап обработки и систематизации предназначен для того, чтобы вы уделяли больше времени принятию наилучших решений, а также для того, чтобы помочь вам создать эффективную систему отслеживания и управления всей справочной информацией и информацией, связанной с действиями. Модель информационного потока позволяет создать именно такую систему. Вы будете использовать эту модель для обработки и систематизации информации, полученной из пунктов сбора, а также для ее перемещения в систему действий и справочную систему. Созданием этих систем вы будете заниматься в главе 7 Обработка и систематизация Списка задач и в главе 8 Создание справочной системы . [c.78]
Без программы регулярного обслуживания система быстро засорится от большого числа невыполненных действий и вскоре потеряет свою актуальность. Вместо продуманного планирования вы будете просто реагировать на события действия будут храниться в вашей памяти, а не в системе. В конце концов вы откажетесь от системы и будете делать все по-старому, считая, что система не работает и ее слишком сложно поддерживать. Но это не так Я нарочно сгустила краски, но с исключительно благими намерениями. Запомните если вы всегда будете делать то, что делали, то и получать будете то, что всегда получали. [c.78]
После создания системы ею необходимо управлять. Вы должны содержать ее в актуальном состоянии, что потребует изменений в привычном образе действий. Для создания новой модели поведения потребуется дисциплина и сознательная непрерывная работа. Когда эта модель поведения станет вашей привычкой, вы почувствуете легкость и не захотите возвращаться к старому. [c.79]

Вернуться к основной статье