Создание справочной системы

из "Тайм-менеджмент с помощью Microsoft Outlook "

Хотели бы вы иметь в году еще пять недель и проводить их так, как вам нравится По статистике нашей компании, люди тратят в среднем по 60 минут в день на поиск и хранение информации. После создания эффективной справочной системы количество затрачиваемого времени уменьшается до 10 минут в день. А это означает экономию в 50 минут ежедневно в течение недели, то есть почти пять недель в год. Согласитесь, к этому стоит стремиться В данной главе вы познакомитесь со справочной системой, в которой легко хранить и находить информацию. [c.176]
Некоторые из моих клиентов не имели никакого понятия об эффективной справочной системе, но были и такие, которые уже ее создали. Чтобы понять, к какой категории вы относитесь, задайте себе вопрос Действительно ли моя справочная система эффективно работает Могу ли я найти все, что мне надо и когда надо Если вы довольны своей системой, нет смысла переделывать ее. Однако если вы пришли к выводу, что система не работает, информация, представленная в этой главе исключительно важна, поскольку позволит сэкономить время и эмоции. [c.176]
Основное различие между справочной системой и системой действий состоит в том, что в справочной системе хранится справочная информация, а в системе действий — информация к действию. На словах все кажется очень просто, но вы не представляете, как часто люди путают эти понятия. [c.176]
Справочная информация не нужна для выполнения немедленного действия. Это тот материал, который может пригодиться позднее, поэтому он хранится в справочной системе. [c.177]
Когда вы поймете разницу между информацией к действию и справочной информацией, вы готовы к созданию справочной системы. [c.177]
Чтобы узнать, эффективна ли существующая система, необходимо изучить ее более подробно. [c.177]
Каждый из этих вопросов будет подробно освещен в данной главе. Вы поймете, где вы храните свою справочную информацию. Вы создадите структуру папок, которая может быть использована в различных местах справочной системы. Вы примете решение о том, нужно ли хранить информацию имеющегося качества и количества. [c.177]
Первым шагом в создании справочной системы является определение мест хранения справочной информации, чтобы оценить эффективность работы системы. Точно так же, как и в случае создания системы сбора информации, очень важно знать, в скольких местах вы храните информацию. [c.178]
Очень важно точно знать, где вы храните информацию, чтобы оценить, какие из этих мест действительно нужны. Предлагаю подумать и определить (как дома, так и на работе), где вы храните свою справочную информацию. Используйте для этого список, представленный ниже. Если у вас есть архив дома и еще один на работе, то они считаются двумя различными местами, поэтому учитывайте дублирующие системы информации. Если вам не хватает фантазии, можете использовать подсказки, представлены в табл. 8.1. [c.178]
Хранение информации во многих местах очень показательно — это говорит о распространенности системы. Когда клиенты осознают, что их системы распределены в пространстве, они испытывают желание немедленно их объединить и упростить. [c.179]
В этом разделе представлен обзор шести различных мест хранения справочной информации, которые вы можете использовать в справочной системе. [c.179]
Доступ к каждой из этих систем, за исключением системы хранения бумажных документов, можно получить или из списка папок, или с помощью кнопки вызова главного меню на панели. [c.179]

Вернуться к основной статье