Создание справочной системы

Этап обработки и систематизации предназначен для того, чтобы вы уделяли больше времени принятию наилучших решений, а также для того, чтобы помочь вам создать эффективную систему отслеживания и управления всей справочной информацией и информацией, связанной с действиями. Модель информационного потока позволяет создать именно такую систему. Вы будете использовать эту модель для обработки и систематизации информации, полученной из пунктов сбора, а также для ее перемещения в систему действий и справочную систему. Созданием этих систем вы будете заниматься в главе 7 Обработка и систематизация Списка задач и в главе 8 Создание справочной системы .  [c.78]


Создание справочной системы  [c.176]

Когда вы поймете разницу между информацией к действию и справочной информацией, вы готовы к созданию справочной системы.  [c.177]

Первым шагом в создании справочной системы является определение мест хранения справочной информации, чтобы оценить эффективность работы системы. Точно так же, как и в случае создания системы сбора информации, очень важно знать, в скольких местах вы храните информацию.  [c.178]

Создание справочной системы очень похоже на создание системы сбора информации. Вам необходимо проанализировать пути получения информации и решить, от каких источников нужно оказаться, какие оставить и объединить, а какие следует создать.  [c.181]

Создание справочной системы электронных сообщений  [c.182]

При создании справочной системы помните основные положения  [c.195]

Условием успешной деятельности делопроизводственной службы (секретаря-референта) в области информационно-справочной работы является создание справочной картотеки (справочного аппарата), в которой регистрационные карточки расположены по определенной системе.  [c.262]


В то же время следует подчеркнуть, что реальная оперативность в принятии решений по выявлению и перераспределению материальных ценностей может быть достигнута только при условии создания в территориальных органах снабжения и сбыта общей для всех предприятий и объединений региона автоматизированной информационно-справочной системы, сочлененной в единый контур с системами отраслей (рис. 9). Тогда информация о сверхнормативных и неиспользуемых запасах сможет аккумулироваться в региональных (обслуживающих группу предприятий отрасли) ИВЦ для  [c.145]

В связи с этим при развитии системы Обмен , т. е. создании справочно-информационной системы Резерв , главным принци-  [c.221]

Автоматическая группировка данных в процессе обработки ведется по классификационным признакам, предусмотренным классификаторами нормативно-справочной информации. Системы классификации определяют аналитичность подготавливаемой выходной информации. Нормативно-справочная информация на этапе документального оформления хозяйственных операций и их подготовки к обработке вызывает необходимость кодирования учетных номенклатур, заключающегося в проставлении на документах кодовых обозначений. В связи с этим требует решения проблема создания рациональной системы кодирования, отвечающей требованиям бухгалтерского оперативного и статистического учета. Сложившийся порядок проставления кодов вручную увеличивает трудоемкость и снижает оперативность документального оформления хозяйственных операций, поэтому необходимо внедрять процедуры механизированного и автоматизированного кодирования.  [c.56]


Определенную роль в развитии непрерывного образования играют профессиональные общества и ассоциации, которые также осуществляют различные учебные программы, проводят конференции и семинары. Они способствуют поддержанию высоких стандартов профессиональной компетентности специалистов. Так, инженеры США, выдержав экзамены аттестующих их профессиональных обществ, пользуются наилучшей репутацией в профессиональных кругах. Это стимулирует специалистов к постоянному обновлению и накоплению знаний. Кроме того, отраслевые профессиональные общества играют роль координатора различных форм повышения квалификации путем создания консультационной справочной системы по программам непрерывного образования.  [c.83]

Оставшиеся главы книги предназначены для того, чтобы помочь вам пройти три этапа создания эффективной КСУ. Создание такой системы — очень трудоемкое занятие, но после ее создания и ввода всей информации о действиях и справочной информации системой будет очень просто управлять. Использование системы быстро станет вашей привычкой и эффективной частью жизни.  [c.82]

Хотели бы вы иметь в году еще пять недель и проводить их так, как вам нравится По статистике нашей компании, люди тратят в среднем по 60 минут в день на поиск и хранение информации. После создания эффективной справочной системы количество затрачиваемого времени уменьшается до 10 минут в день. А это означает экономию в 50 минут ежедневно в течение недели, то есть почти пять недель в год. Согласитесь, к этому стоит стремиться В данной главе вы познакомитесь со справочной системой, в которой легко хранить и находить информацию.  [c.176]

Решите, какое из этих трех мест вы хотите использовать для справочной системы электронных сообщений. Следующей задачей будет создание структуры папок.  [c.183]

Важным элементом эффективной справочной системы является создание правильной структуры папок. Существует множество способов хранения справочной информации, но вам нужно создать такую структуру папок, которая отвечает вашим потребностям и отражает особенности работы и личной жизни.  [c.183]

Думаю, вы будете поражены, узнав, какие преимущества дает создание подобной структуры папок. В мире, полном различных помех, нужно уметь концентрироваться на том, что действительно важно. Как только ваша справочная система будет организована в соответствии с данной структурой папок, каждый раз при необходимости что-либо найти или сохранить вы будете вспоминать о целях и проектах. Это очень мощный инструмент, который помогает последовательно направлять ваше внимание только на важные дела.  [c.184]

Справочные системы очень приспособлены к нуждам конкретного пользователя, поэтому невозможно рассмотреть каждый подход к их созданию. Вместо этого я опишу систему, которую мы рекомендуем чаще всего. Наша компания специализируется на тренингах в данной области, и с нами можно связаться, если тема вас заинтересовала.  [c.185]

Выделите один-два часа на создание новой справочной системы электронных сообщений. Потраченное время зависит от объема и качества существующей справочной системы электронных сообщений. В среднем этот процесс занимает от 30 минут до двух часов, в зависимости от количества файлов.  [c.185]

Самую большую часть времени при создании КСУ занимает создание системы сбора информации, системы действий и справочной системы. Но эта часть работы — наиболее весомая.  [c.188]

Я работала с одним старшим вице-президентом, у которого хранились тысячи совершенно ненужных устаревших справочных сообщений. После создания новой структуры папок, основанной на его целях, в нее вошло лишь несколько старых сообщений. Он был любителем собирать все на всякий случай , поэтому я знала, что с ним нужно тщательно поработать. Я спросила, когда он в последний раз просматривал эти старые сообщения, на что получила ответ Возможно, не в последние несколько лет, но... Я спросила, нужны ли они для достижения текущих целей, и он ответил Нет, но... Мой последний вопрос был Так зачем вы храните эту информацию, которая ни для чего не нужна Это было для него неожиданностью. Он сказал Предполагаю, скорее по сентиментальным соображениям . Я сказала Хорошо. По крайней мере, вы знаете, зачем храните. Если хотите, мы можем создать что-то вроде папки Личный архив для таких случаев . Он посмотрел на меня и ответил Знаете, я не хочу нести ответственность еще и за это. Я хочу облегчить свою ношу и упростить жизнь, а не усложнить. Я с этим и сам прекрасно справляюсь И он взял и удалил все старые сообщения. Он очень смелый человек Недавно я опять разговаривала с ним, и он был восхищен своей новой справочной системой. Он сказал следующее Самой лучшей наградой стал быстрый поиск информации, и это заставляет чувствовать себя таким организованным .  [c.189]

Уделите немного времени созданию и поддержанию работоспособности справочной системы, и это поможет вам сэкономить ценное время и упростить жизнь.  [c.192]

Факторы успеха для создания эффективной справочной системы  [c.195]

Для быстрого поиска нужных документов необходимо создание единой системы классификации документов с общими для всей системы правилами индексирования по этой системе, едиными правилами расстановки и хранения первичных документов, взаимосвязь со справочным аппаратом.  [c.140]

Должны быть сформулированы цели, которые преследуются при создании гипертекста (разработка концептуальной модели исследуемого явления, информационно-справочной системы и т.п.), и определен примерный контингент потенциальных пользователей -потребителей информации из подготовленного фонда.  [c.117]

Интегрированная система обработки данных. При создании АСУП необходимо предусмотреть организацию в памяти ЭВМ еди-кой централизованной статистической и нормативно-справочной базы, обслуживающей все подразделения органа управления в процессе решения планово-управленческих задач.  [c.403]

Если у вас нет разумного обоснования использования почтового ящика и папки Архивация (Ar hive) (например, вы работаете на двух разных компьютерах и вам надо иметь доступ к этим папкам с обоих компьютеров), я настоятельно рекомендую использовать список Личные папки (Personal Folders) для создания справочной системы электронных сообщений. Для этого есть следующие причины  [c.182]

Предлагаемый перечень нормативных и законодательных актов по налогообложению представляет собой хронологическую последовательность выпущенных документов начиная с 1991 г. по основным налогам и платежам в Российской Федерации. Практически действующие в настоящее время законодательные и нормативные акты выделены жирным шрифтом. Документы, фактически не действующие, утратившие силу вследствие внесенных изменений и дополнений или официально отмененные, представлены светлым шрифтом. При создании указателя были использованы нормативные источники налоговой службы Москвы, а также наиболее известные, хорошо и профессионально зарекомендовавшие себя Информационно-поисковые правовые справочные системы Гарант, Дело и право, Кодекс, ЮСИС и др. Особую благодарность приносим системам Консультант Плюс. Актуальность указателя соответствует пополнению Консультант проф. на 11.01.98.  [c.425]

ИЯ— это искусственный язык для записи информации, в форме, пригодной для ввода в ЭВМ, накопления и обмена информацией. Структуру такого языка определяет словарный фонд и грамматика, позволяющая формировать последовательность словарно-ного фонда например, сформировать какой-нибудь запрос в информационно-справочной системе и сформировать предписания (команду) о создании нового массива данных.  [c.378]

В частности, на базе "Информ ВЭС" ведутся работы по созданию единой системы внешнеторговой информации (ЕСВИ), которая будет содержать различные банки данных по вопросам экспортно-импортных операций, инвестиционных проектов, валютно-финансовому регулированию, справочные материалы о зарубежных фирмах и др. Создание такой системы позволило бы органам управления принимать более квалифицированные решения в сфере внешнеэкономических связей.  [c.126]

Самая простая система, которую я когда-либо видела, состояла из единственной папки с названием Справочные файлы . Мой клиент хранил в ней электронные сообщения и использовал функцию Поиск (Sear h) для поиска сообщений. В этом есть своя красота, но для некоторых такая структура слишком проста. Вернемся к созданию пяти оставшихся подсистем справочной системы.  [c.190]

Вышеизложенное свидетельствует, что резервом повышения эффективности экономических систем становится автоматизация интеллектуальных процессов деятельности, главным образом процессов создания и обработки информации. С этой целью была создана автоматизированная информационно-справочная система гипертекстовой структуры (АИСС ГТ1), содержащая в полном объеме тексты нормативных актов, регламентирующих функционирование капитального строительства, - всего более тысячи документов.  [c.179]