Справочные картотеки при централизации регистрационно-справочных операций располагаются в канцелярии и контрольной группе. При децентрализованном осуществлении операций картотеки находятся в структурных подразделениях организации. [c.262]
Справочная картотека делится на две части в первую входят карточки на неисполненные документы, во вторую — на исполненные. [c.262]
Наличие номенклатуры дел в каждой организации, на предприятии обязательно. Она используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела, в качестве указателя индексации документов и дел, а также как схема построения справочной картотеки на исполненные документы. [c.267]
Справочные картотеки формируются из регистрационно-контрольных карточек в зависимости от задач конкретных ИПС в соответствии с используемыми классификаторами. Составляются следующие картотеки справочные контрольно-справочные по географии поступающих документов по предложениям, заявлениям и жалобам граждан тематические (приказы, решения) и др. Информационно-поисковые массивы автоматизированных ИПС формируются на основе информации о документах, зафиксированной на машинных носителях. [c.202]
Как правило, составляются самостоятельные контрольно-справочные картотеки (информационные базы Данных), картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам, тематические (кодификационные) картотеки к ведомственным нормативным актам приказам, решениям, поручениям. [c.185]
Контрольно-справочные картотеки делятся на две части по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов. [c.185]
В зависимости от объема документов, системы регистрации, контроля и задач поиска может вестись единая контрольно-справочная картотека (база данных) или несколько самостоятельных, [c.185]
Кроме того, в номенклатуру включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности. В номенклатуру включаются также незаконченные делопроизводственные дела, которые поступили из других организаций для их продолжения. В номенклатуре должны быть учтены все справочные картотеки и журналы к документам. [c.199]
Утвержденный экземпляр номенклатуры дел организации является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры службы ДОУ в виде самостоятельного дела, также как и все контрольные и справочные картотеки. [c.200]
В небольших фирмах три картотеки могут объединяться в одну, использующую различные классификационные схемы. Например, может формироваться учетно-справочная картотека со следующими разделами а) За исполнителями , б) учетный валовой раздел для карточек на все конфиденциальные документы, в) справочный раздел на исполненные документы, в котором карточки располагаются по рубрикам номенклатуры дел. Первый и второй экземпляры карточки помещаются одновременно в первые два раздела. Второй раздел является описью конфиденциальных документов фирмы. После исполнения документа карточка из первого раздела перемещается в третий раздел картотеки. Может применяться схема систематизации карточек сразу же в соответствии с рубриками номенклатуры дел (при нумерации документов отдельно по каждому делу). [c.236]
В этом акте описаны принципиальные положения по организации работы с этой категорией документов особенности регистрации, сроки исполнения, ведение справочной картотеки, формирование дел, сроки хранения дел, ведение аналитической справки по обращениям. Методика, изложенная в Положении, может быть использована для организации работы с любыми документами частных лиц. [c.53]
В разделе Основные задачи и обязанности формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы. Далее идет перечисление конкретных должностных обязанностей, из которых складывается выполнение основной задачи. Например, основная задача работника — регистрация документов в разных организациях эта задача может предусматривать выполнение таких работ, как ведение одного или нескольких журналов, заполнение регистрационных или регистрационно-контрольных карточек, ведение компьютерной базы данных, передача информации, составление и ведение справочных картотек, обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т.д. При формулировке обязанностей исходят из принятой в организации технологии работы с документами, из наличия технических средств. В этом же разделе формулируются особенности подготовки и передачи документов, доступа работника к определенной информации, правила обработки и передачи документов, методы и сроки выполнения обязанностей, порядок исполнения отдельных поручений и этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе. [c.209]
Информационно-справочную работу, как и саму систему регистрации, можно вести как в традиционной форме с помощью справочных картотек, так и в автоматизированном режиме. [c.256]
Разделителями в справочной картотеке обычно бывают названия структурных подразделений (если они есть) или направления деятельности в учреждении. Внутри этих разделов удобнее размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.). Отдельно ведется картотека на обращения граждан (предложения, заявления, жалобы). Она строится по алфавиту фамилий авторов обращений. Желательно также иметь отдельную картотеку на законодательно-нормативные и распорядительные документы, которая формируется по тематическому принципу. Часто ведутся отдельно картотеки на исполненные и неисполненные документы. [c.256]
Как строится информационно-справочная картотека в традиционной форме, ее разделители [c.259]
Составление номенклатуры. Составлению номенклатуры предшествует изучение состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе реализации учреждением (организацией) своих задач. Изучаются уставы и положения об учреждении и его структурных подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки). Но главным источником являются сами документы организации. При определении сроков хранения дел основными пособиями служат типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения, а также перечни документов, подлежащих приему на государственное хранение. [c.285]
В архивной практике в качестве оснований классификации пользуются также распределением документации по темам, создавая классификационные схемы тематического типа (в административном делопроизводстве такие схемы иногда используются при создании справочных картотек). [c.106]
В больших учреждениях со сложной структурой управления на каждый документ составляют три экземпляра карточек. После регистрации один экземпляр с резолюцией руководителя передают на контроль в контрольную картотеку, второй — в справочную картотеку, а третий с записью резолюции вместе с документом направляется в структурное подразделение. [c.89]
Руководитель структурного подразделения дает указание в виде резолюции, которая записывается в карточке (такие карточки удобны при регистрации правительственных документов, распорядительных документов данного учреждения при взятии на контроль), и документ передается конкретному исполнителю, а карточка помещается в справочную картотеку структурного подразделения. [c.89]
Справочная картотека обеспечивает быстрое нахождение документа в делопроизводстве. Справочную картотеку в учреждениях условно делят на две части неисполненные и исполненные документы. [c.93]
В крупных учреждениях справочные картотеки могут вестись в канцелярии, структурных подразделениях. В учреждениях с небольшим документооборотом (до 10 000 документов в год) ведется единая справочная картотека на все регистрируемые документы. [c.94]
Сроки исполнения документов фиксируют в карточках, с помощью которых осуществляется контроль за исполнением поручений, содержащихся во внутренних распорядительных документах, поручений руководства учреждения, а также отданных в устной форме. Контрольные карточки группируются в специальной контрольной или в справочной картотеке по срокам исполнения. [c.98]
На контролируемые исходящие инициативные документы составляется контрольная карточка или предусматривается специальный раздел в справочной картотеке. Карточки располагаются в картотеке по срокам исполнения задания или по ожидаемым датам получения ответов. [c.98]
Справочная картотека помещается на рабочей столешнице секретаря с правой стороны на расстоянии вытянутой руки. Это позволяет исключить необходимость излишних перемещений секретаря, быстро найти нужную карточку и выдать справку на запрос по телефону (телефонную трубку секретарь держит левой рукой). [c.282]
Справочная картотека делится на две части на неисполненные и исполненные документы. [c.282]
В учреждениях 1, 2 и 3-й категорий справочные картотеки могут вестись как в канцелярии (на переписку руководителя и важнейшую внутреннюю документацию), так и в каждом структурном подразделении (на документы подразделения). [c.283]
Контроль за исполнением предложений, заявлений и жалоб граждан осуществляется по отдельной картотеке писем граждан или по специальному разделу справочной картотеки. [c.289]
Для контролируемых исходящих инициативных документов, по которым ожидается получение ответа, рекомендуется выделить специальный раздел в справочной картотеке. Систематизировать карточки в этом разделе целесообразно по срокам исполнения задания или по ожидаемым датам получения ответов. Приблизительный срок ожидаемого ответа на инициативный документ проставляется на копии документа при регистрации в том случае, если срок не указан в самом тексте документа. [c.289]
Номенклатура дел служит для распределения и группировки исполненных документов в дела, для закрепления индексации дел, для установления сроков хранения дел, в качестве схемы построения справочной картотеки на исполненные документы и является учетным документом в архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения. [c.328]
Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и, как минимум, два картотечных ящика для хранения карточек в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке. [c.247]
Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек определяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется, как минимум, две. Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую — в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним. Но чаще изготавливают три экземпляра карточки. Из них два ставят в картотеки (справочную и контрольную), а третий экземпляр передают с документом исполнителю. Если справочные картотеки строят по различным признакам, например, по корреспондентам, регионам или по вопросам, то соответственно увеличивают количество карточек, чтобы экземпляров хватило для каждой картотеки. В этом случае количество экземпляров карточки в крупных учреждениях возрастет до пяти-шести. Естественно, что создание и ведение больших картотек - это трудоемкая работа и она была поставлена лишь в отдельных учреждениях, имеющих хорошо организованную делопроизводственную службу. Избавиться от громоздких картотек и организовать трудоемкую информационно-справочную работу практически в любом учреждении позволило внедрение компьютерных технологий. [c.247]
Справочная картотека состоит из регистрационных карточек. Для картотеки нужен длинный ящик или несколько ящиков, так как карточки будут, в отличие от сроковой контрольной картотеки, накапливаться в течение года. [c.256]
После снятия документа с контроля контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную, так как теперь она содержит более полные сведения о документе (ход и характер исполнения документа). Карточка, находившаяся в справочной картотеке, изымается и используется, при необходимости, в других справочных картотеках. Контроль за сроками исполнения должен вестись в каждом структурном подразделении. [c.266]
Количество экземпляров заполняемых регистрационно-кон-трольных карточек определяется из потребностей организации контроля за исполнением и справочной работы по обращениям. Чаще всего это два-три экземпляра 1-й — для контрольной картотеки, 2-й — для справочной картотеки, 3-й — направляется вместе с документом к исполнителю. Однако прежде чем [c.275]
Одним из важных этапов работы с обращениями граждан является организация по ним информационно-справочной работы. Одновременно с постановкой одного экземпляра регистрационно-контрольной карточки в сроковую картотеку другой экземпляр карточки ставится в справочную картотеку, построенную в порядке алфавита фамилий заявителей. По этой картотеке всегда можно дать ответ на запрос гражданина или учреждения о состоянии рассмотрения конкретного обращения. Значительно удобнее вести справочную работу при автоматизированной системе, дающей возможность навести справку по любому реквизиту документа. [c.280]
Должностные обязанности. Читает вслух незрячему специалисту или записывает для него на магнитофон различную информацию. Печатает информацию рельефно-точечным шрифтом Брай-ля, переписывает от руки или печатает на пишущей машине диктуемый незрячим работником текст. Под его руководством чертит схемы, таблицы, изготовляет макеты, пособия элементарной сложности, переносит информацию на машинные носители и обратно, систематизирует литературу, нормативно-справочную картотеку в личной библиотеке. Делает обзор периодических изданий. Просматривает служебную почту, адресованную незрячему специалисту, и знакомит его с ее содержанием. Заполняет по его указанию служебную и иную документацию. В процессе занятий, проводимых незрячим специалистом, чертит на доске или демонстрирует иным способом по его указанию схемы, таблицы, использует технические средства обучения. Информирует о проводимых на предприятии мероприятиях, в которых участие незрячего специалиста необходимо или желательно, знакомит его с приказами, распоряжениями, объявлениями. Сопровождает в служебных командировках. [c.265]
Информационно-нормативного обеспечения АСУ, которое включает в себя входную и выходную информацию, нормативные и справочные картотеки и лентотеки, классификаторы, шифры и коды, используемые в процессе управления. [c.141]
Можно вести, помимо контрольной, справочную кар тотеку по приказам с подразделением карточек на группы действующие приказы, исполненные, отмененные В справочной картотеке карточки группируются преиму щественно по содержанию, в соответствии с классификатором. [c.182]
В чем заключаются общие правила регистрации документов 2. Какие справочные материалы должен использовать секретарь при регистрации документов 3. Как осуществляется индексация документов 4. В чем особенность индексации распорядительных документов 5. Каков порядок регистрации документов на карточках 6. Какие недостатки характерны для журнальной формы регистрации документов 7. Каким требованиям должен отвечать справочный аппарат секретаря в работе с документами 8. Как следует располагать разделы, рубрики в справочной картотеке на неисполненные документы 9. Как строится картотека на исполненные документы Что является разделами и рубриками этой части картотеки 10. В чем достоинства хранения информации в картотеках на обозримых картах П. Какова структура сроковой картотеки 12. В чем заключаются задачи и правила контроля исполнения служебных документов 13. Кто осуществляет контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений в учреждении, структурном подразделении 14.-Какие виды документов подлежат обязательному контролю за их исполнением 15. Для каких документов устанавливаются типовые сроки исполнения На основании чего устанавливают эти сроки 16. Кто устанавливает индивидуальные сроки исполнения документов 17. В каких реквизитах документа может быть указан срок исполнения 18. С какого момента исчисляется срок исполнения и контроль за исполнением документа [c.292]