В практической деятельности делопроизводственных служб наибольшее распространение получили две формы регистрации документов — журнальная и карточная. В настоящее время начинает внедряться автоматизированная форма регистрации. [c.256]
Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила заменить ручную карточную форму регистрации документов на современную автоматизированную. При этом большинство программ построено на занесении в электронную карточку, выводимую на экран компьютера, как традиционных реквизитов, так и ряда дополнительных. [c.259]
Дайте сравнительную характеристику существующим формам регистрации документов. [c.266]
Формы регистрации документов [c.243]
Формы регистрации документов могут быть трех видов журнальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ). [c.243]
Назовите формы регистрации документов. [c.255]
В чем достоинства и недостатки журнальной формы регистрации документов [c.255]
Вместе с тем формы регистрации документов различно решают указанные задачи одни — лучше служат охране документов, другие — их поиску и контролю исполнения. [c.62]
Основные формы регистрации документов книжные и карточные. Что же представляют собой эти формы регистрации [c.62]
Книжные формы регистрации документов. Эти формы надежнее, чем карточные, обеспечивают охрану доку-. ментов. Карточек много, их легче затерять, поставить не на свое место. Другое дело — книги. Их мало, они всегда на виду, нехватку листов в них легко обнаружить. [c.62]
Формы регистрации документов. Для регистрации документов (входящих, исходящих и внутренних) применяются карточная и журнальная формы регистрации. [c.88]
При журнальной форме регистрации документы во всех структурных подразделениях находятся в процессе исполнения. Записи в журнале делают чернилами. Графы журнала заполняют только в хронологической последовательности. [c.89]
Какие формы регистрации документов применяют в учреждениях [c.100]
Формы регистрации документов м порядок их заполнения [c.277]
Формы регистрации документа. В учреждениях с объемом документооборота свыше, 600 единиц регистрацию документов рекомендуется осуществлять на соответствующих карточках. В учреждениях с объемом документооборота менее 500—600 документов в год допускается регистрировать документы в журналах. [c.44]
Каковы формы регистрации документов [c.53]
Существуют несколько форм регистрации документов централизованная, децентрализованная и смешанная. [c.155]
В практической деятельности наибольшее распространение получили две формы регистрации документов — картотечная и журнальная. [c.178]
В практической деятельности используются две формы регистрации документов журналы и карточки. Возможна и третья форма регистрации — с использованием персонального компьютера. В небольших учреждениях применяют разные журналы для регистрации входящих и исходящих документов (табл. 4.1, 4.2). [c.154]
Формы регистрации документов 154 [c.259]
Существует несколько форм регистрации документов централизованная, децентрализованная и смешанная. Применение той или иной формы зависит от специфики деятельности предприятия, объема документооборота и территориального расположения его структурных подразделений. [c.141]
В чем преимущество карточной формы регистрации документов [c.155]
Несоответствие юридической формы (регистрация изменений уставных документов) экономическому содержанию (формирование собственных средств общества) в случае размещения дополнительных акций согласно нормативным документам на практике приводит к существованию различных трактовок их учета [c.343]
Указанный принцип вступает в противоречие с применяемым в настоящее время гражданским правом. Согласно статьям 158, 160 и 161 ГК РФ сделки с участием юридических лиц совершаются в письменной форме путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами. Можно предположить, таким образом, предстоящее изменение порядка совершения сделок. Письменная форма регистрации сделок будет заменена на электронную, при которой сделки будут считаться совершенными в момент их регистрации в соответствующих БД. Это прекрасно согласуется с изменением носителя информации при переходе от книжной к компьютерной форме учета. Достижение названного принципа на практике позволило бы принудить субъекты учета [c.685]
Наименование носителя ин-форма-ции Процесс СМК, результаты которого регистрируются Документ, регламентирующий форму и порядок заполнения носителя информации Содержание инфор-ма-ции 1. Дающий информацию 2. Форма регистрации Цель передачи ин-форма-ции Периодичность и/или документ, регламентирующий 1. Получающий информацию 2. Форма регистрации Цель использования информации Место и сроки хранения носителя ин-форма-ции [c.21]
Регистрация документа согласно ГОСТ Р 51141-98 определяется как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения [3]. Регистрация необходима для учета, контроля исполнения и поиска документов, придания им юридической силы. Процесс регистрации позволяет создать базу данных о документах и тем самым заложить основы информационно-поисковой системы организации по всем документам. [c.254]
При всей надежности и простоте журнальной формы учета документов, она имеет целый ряд недостатков. Нарушен основной принцип регистрации — ее однократность, так как возникает необходимость повторной регистрации документа в процессе его передачи из подразделения в подразделение. Поиск информации при журнальной форме усложнен, поскольку инициативный документ, например, зарегистрирован в одном журнале, а ответ на него в другом. Журнальная форма негибка для справочной работы в архиве. [c.257]
При количестве учетных единиц документов свыше тысячи целесообразно использовать карточную форму регистрации. [c.257]
Проанализировать систему регистрации документов в вашем учебном заведении, начертить форму регистрационной карточки (2 экз.), заполнить одну из них на входящее, а другую на исходящее письмо. При наличии компьютерного класса подготовить электронный вариант карточки, заполнить ее на исходящее письмо в ответ на письмо Министерства среднего и специального образования. [c.266]
Регистрационный номер документа (10). Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе. [c.148]
Правила регистрации и индексирования документов. Регистрация документов — фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. [c.200]
Регистрация документов-ответов осуществляется на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрируемого массива. [c.202]
РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ — запись в учетных формах (журналах, карточках и т.п.) кратких сведений о документе и проставление на документе делопроизводственного индекса и даты регистрации. [c.257]
В ведении регистратора находились журнал и четыре регистрационных книги. В журнал в течение года регистратор кратко записывал содержание всех дел, решенных в коллегии (записи располагались по алфавиту с указанием, куда и когда послано дело) он же вел регистрационные книги ( регистратуры ) А, В, С и D. Книги А и В были предназначены для регистрации исходящих документов, С и D - для регистрации входящих. Коллежская система делопроизводства предусматривала регистрацию документов не только в течение всего процесса производства дела, но и после - в архиве. Если в приказах на поступивших документах дьяк проставлял дату поступления, то в коллегиях наряду с датой появляется и регистрационный номер, соответствовавший номеру записи в регистрационной книге. Книга А использовалась для записи краткого содержания всех документов -реляций и докладов, отправленных из коллегии на имя царя или в Сенат книга В - для записи краткого содержания документов, направленных другим учреждениям и лицам книга С содержала расположенные в хронологической последовательности краткие выписки из указов и рапортов, полученных в течение года от царя и Сената, с указанием номера присланной бумаги и номера, присвоенного ей в коллегии, а также реестр к ним. Все это по завершении года переплеталось и приобретало форму книги. Книга D содержала краткие выписки из всех полученных от коллегий, губерний и других учреждений и лиц документов, которые группировались по территориальному и хронологическому принципам и по завершении года вместе с реестром переплетались. [c.11]
В чем заключаются общие правила регистрации документов 2. Какие справочные материалы должен использовать секретарь при регистрации документов 3. Как осуществляется индексация документов 4. В чем особенность индексации распорядительных документов 5. Каков порядок регистрации документов на карточках 6. Какие недостатки характерны для журнальной формы регистрации документов 7. Каким требованиям должен отвечать справочный аппарат секретаря в работе с документами 8. Как следует располагать разделы, рубрики в справочной картотеке на неисполненные документы 9. Как строится картотека на исполненные документы Что является разделами и рубриками этой части картотеки 10. В чем достоинства хранения информации в картотеках на обозримых картах П. Какова структура сроковой картотеки 12. В чем заключаются задачи и правила контроля исполнения служебных документов 13. Кто осуществляет контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений в учреждении, структурном подразделении 14.-Какие виды документов подлежат обязательному контролю за их исполнением 15. Для каких документов устанавливаются типовые сроки исполнения На основании чего устанавливают эти сроки 16. Кто устанавливает индивидуальные сроки исполнения документов 17. В каких реквизитах документа может быть указан срок исполнения 18. С какого момента исчисляется срок исполнения и контроль за исполнением документа [c.292]
Несмотря на активное внедрение в стране с середины 70-х годов Единой государственной системы делопроизводства, многие учреждения, организации и предприятия имеют недостатки в организации документацион-ного обеспечения. Они носят, как правило, типовой характер. Наиболее общие из них отсутствие или недостаточная разработка нормативных материалов, регламентирующих организацию документационных процессов, слабое внедрение государственных стандартов на системы документации, отсутствие единообразия в деятельности делопроизводственных служб, неупорядоченность состава документов, слабая типизация документов с повторяющейся информацией и непродуманность документационных потоков, выполнение специалистами аппарата не свойственных им технических и вспомогательных делопроизводственных операций, отсутствие прогрессивных форм регистрации документов, формальный сроковый контроль за исполнением документов, охватывающий лишь часть исполняемой документации, слабая организация информационно-справочной службы, низкий уровень механизации документационных процессов. [c.7]
Например, для вступления в члены НАУФОР или в кандидаты в члены НАУФОР заявителю необходимо представить следующие документы заявление, регистрационную форму, учредительные документы, свидетельство о государственной регистрации, письмо о присвоении кодов Госкомстата, свидетельство о постановке на учет в ГНИ, копию документа об избрании исполнительного органа, бухгалтерские балансы, справку о структуре уставного капитала, аналитические ведомости по счетам 06 и 58, выписку из штатного расписания, правила ведения внутреннего учета с образцами учетных регистров, положение о внутреннем контроле, копии квалификационных аттестатов ФКЦБ сотрудников заявителя, подписной лист к учредительному договору НАУФОР, лист присоединения к соглашению о передаче гражданско-правовых споров на разрешение третейского суда НАУФОР. [c.438]