Средства хранения, поиска и транспортировки документов стеллажи для хранения документов, картотеки и картотечное оборудование, оборудование для механизированного поиска данных, оборудование для поиска документов, средства и оборудование для транспортирования документов. [c.258]
Аудитору может потребоваться помощь в проведении инвентаризации, в подборе и поиске документов, так как несмотря на то, что, казалось бы, все предприятия применяют единый План счетов, руководствуются одними и теми же нормативными документами, ведут учет по одинаковой форме, две одинаковые бухгалтерии, а также две одинаковые системы хранения и группировки документов найти трудно. [c.198]
В программе Галактика модуль Управление документооборотом предназначен для учета, хранения и обработки документов (договоров, писем, приказов, протоколов совещаний и тд.) в электронной форме. Документы, входящие в документооборот, могут быть получены сканированием, по электронной почте или подготовлены с помощью различных текстовых редакторов. Модуль Управление документооборотом обеспечивает создание и ведение перечня дел фирмы, формирование полнотекстовых документов, создание классификации документов и использование ее в процессе работы, продвижение документов по маршруту обработки, ведение обработки и контроль исполнения документов, поиск документов, массовую их рассылку в подразделения и др. [c.135]
Поиск документов выполняется, как правило, с использованием языков запросов высокого уровня, с помощью которых задаются сложные условия отбора документов. Другой вариант поиска — контекстный, по образцу или смыслу. [c.48]
Журнал документов 1С Предприятие — учетный регистр документов. С помощью журнала документов обеспечивается просмотр, поиск документа, вызов документа на редактирование. [c.118]
Письма необходимо составлять на фирменных бланках предприятия или организации. Они должны иметь следующие реквизиты, располагаемые в порядке, определенном ГОСТ 6.39—72 Герб СССР или союзной республики (в зависимости от ведомственной принадлежности предприятия) эмблему организации изображение правительственных наград коды письма (если принята система механизированного хранения и поиска документов) наименование министерства или ведомства, предприятия или организации структурного подразделения — отправителя письма адресат отправления резолюцию на письме гриф утверждения (при необходимости) тек-.ста письма руководителем вышестоящей организации индекс предприятия связи почтовый и телеграфный адрес предприятия-отправителя номер телетайпа, телефона, счета в банке, название вида документа дату отправления индекс письма ссылку на индекс и дату входящего документа место составления или издания документа отметку о контроле (если письмо ставится на контроль) заголовок письма по тексту текст письма отметку о наличии приложений подпись ответственного лица гриф согласования и подпись согласующего лица с указанием его должности отметку о заверении копий (на втором или последующих экземплярах) визы (на втором экземпляре) отметку о поступлении письма фамилию исполнителя письма и номер его служебного телефона (на обороте последнего листа документа). [c.38]
Последний способ оформления дат находит применение в больших архивах, в целях удобства поиска документов. [c.40]
Отметка для автоматического поиска документа делается, если документ вводится в память машины. В отметке рекомендуется указать полный путь к файлу — электронной копии документа, включая имя файла и расширение. [c.61]
Эмблема и товарный знак — символы, признаки, изобразительные обозначения, облегчающие поиск документа, придающие эстетический вид бланку, дающие представления об адресате, они помогают потребителю отличить товар или услугу производителя (исполнителя). Располагаются на верхнем поле бланка над серединой наименования организации — автора документа. Возможно расположение эмблемы и товарного знака на одном уровне с названием организации (реквизит 06), слева. [c.20]
Для удобства поиска документов в больших архивах допускается указание даты на стеллажах, папках и в некоторых документах в следующей последовательности год, месяц, число. Например 2002.09.01. [c.24]
Регистрация документа согласно ГОСТ Р 51141-98 определяется как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения [3]. Регистрация необходима для учета, контроля исполнения и поиска документов, придания им юридической силы. Процесс регистрации позволяет создать базу данных о документах и тем самым заложить основы информационно-поисковой системы организации по всем документам. [c.254]
Применение карточек для регистрации заметно повысило оперативность поиска документа и одновременно сократило трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой. [c.259]
Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям оперативности поиска документов надежности [c.269]
Номенклатура дел — это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы. [c.205]
АСПЕКТ — точка зрения, с которой производится поиск документа или извлечение из него необходимых сведений. [c.251]
Одна из важнейших функций в организации работы с документами — учет документов, который обеспечивается их регистрацией — записью учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Кроме того, регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, а также вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения. [c.56]
Эмблема предприятия — это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, но заменять наименование предприятия или учреждения эмблемой не допускается. Эмблему размещают на левом поле документа на уровне названия организации или верхнем поле документа. Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке — не допускается изображать на бланке документа эмблемы, товарные знаки (знаки обслуживания), не зарегистрированные официально. Эмблема не воспроизводится также при изображении на бланке документа герба. [c.64]
Помимо перечисленных, в конкретных ИПС могут составляться и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации. Для обеспечения информационной совместимости поисковых массивов рекомендуется централизованная разработка классификаторов в пределах одной отрасли, объединения или крупной организации. [c.182]
Классификатор названий (видов) документов может стать основой для составления в организации различных перечней документов Перечня регистрируемых документов, подлежащих контролю исполнения , Перечня документов с типовыми сроками исполнения . На основании классификатора может составляться и дополняться Табель форм документов организации и ее структурных подразделений. В автоматизированных ИПС классификатор видов документов используется при вводе информации о документе в базу данных и при поиске документа (сопоставление поискового образа документа и запроса). [c.182]
Ручной информационно-поисковый массив организации состоит из картотек, составленных из регистрационно-контрольных и кодификационных тематических карточек и регистрационных журналов. Информационно-поисковые массивы обеспечивают оперативный поиск документов в контрольных и справочных целях и ведутся в местах регистрации документов. [c.185]
Средства хранения и поиска документов необходимы для сохранности документов от внешних источников повреждения (пыли, влаги, солнечных лучей, механического воздействия), а также для ориентации и быстрого поиска нужной информации. Эти средства по возможности должны гармонировать с обстановкой рабочего места секретаря. [c.318]
Первый подход состоит в том, что содержание документа, а также его характеристики (дата издания документа, автор и т. п.) отображаются в некую структурированную информацию, представляющую собой, например, запись реляционного файла. В этом случае поиск документа сводится к поиску структурированной информации средствами СУБД (см. предыдущие главы). [c.501]
Автоматизированный документальный поиск может быть организован на основе различных технологий поиска по поисковому образу документа, поиска по полному тексту документа, поиска документов по гипертекстовым ссылкам. [c.501]
В документальных информационно-поисковых системах, их также называют библиографическими, поиск документа происходит по краткому формализованному описанию его содержания — так называемому поисковому образу документа (ПОД). [c.502]
Основной недостаток классификационных языков состоит в том, что они не обеспечивают возможности поиска документов по любому, заранее не заданному сочетанию признаков. [c.507]
Критерием включения слов в класс эквивалентности является семантическая значимость этого слова при поиске документов, т. е. если данное слово при поиске документа может быть заменено другим словом так, что на любой запрос выдача документов будет такой же, как и до замены, то такие два слова объявляются условными эквивалентами и включаются в один класс эквивалентности. Ключевые слова, относящиеся к одному классу эквивалентности, помещаются в соответствующую дескрипторную статью и помечаются символом с . [c.511]
Реквизиты 11, 13, 14, в, 17, 18, 20, 25, 26, 27, 28, 29 предназначены для поиска документа и фиксации его прохождения через управленческий аппарат. Отметки на документах проставляются в процессе работы с ними в делопроизводственной службе или исполнителем при подготовке проекта документа. Этими отметками фиксируют дату получения, исполнения, фамилии исполнителей, постановку документа на контроль и др. Соблюдение требований ГОСТ Р 6.30-97 обеспечивает рациональное размещение служебных отметок, используемых для фиксации на документе делопроизводственных операций, выполняемых при регистрации документа, контроле за его исполнением, снятии с контроля, дальнейшем хранении. [c.58]
Сегодня работник документной сферы поставлен в выигрышные условия по сравнению со своими коллегами, трудившимися в этой области в предшествующие десятилетия. Современная электронная техника значительно облегчает создание, обработку, хранение, поиск документов. Совершенствуется процесс составления и редактирования текстов. Однако при этом нужно помнить, что даже самая совершенная техника остается лишь средством в руках человека и не может взять на себя все его обязанности. Так, проверка орфографии возможна лишь в определенных пределах имена собственные, аббревиатуры, сугубо специальная терминология — все это остается на совести автора и редактора текста. Компьютер не гарантирует ни от грамматических, ни от стилистических ошибок. Вот почему профессиональные требования к современному работнику аппарата — это и компьютерная, и языковая грамотность. [c.137]
Для поиска документа или группы документов могут задаваться следующие реквизиты [c.257]
Поиск документов может выполняться по неисполненным документам, исполненным документам (имеющим дату исполнения и отметку о помещении в дело), по всей оперативной базе данных (документы текущего делопроизводственного года), а также при необходимости — по архивной базе данных (документы предшествующих лет). [c.258]
Q быстрый просмотр документов различных форматов документов без загрузки исходных приложений Q поиск документов по различным критериям отбора1 и др. [c.48]
Реквизит является обязательным для всех документов, кроме до-. кументов, составленных на бланке формата А5, и необходим для регистрации и поиска документа. Заголовок должен максимально кратко и точно отражать содержание документа и грамматически согласовываться с названием вида документа [c.69]
Хотя основы методологии ДИПС разработаны достаточно давно, в 50-х — 60-х гг., эта технология и в настоящее время успешно применяется при организации как ручного, так и автоматизированного поиска документов. [c.502]
В ДИПС поиск документов происходит посредством просмотра поискового образа документа. Такая организация поиска документов имеет свои преимущества и недостатки. [c.512]
В настоящее время в соответствии с федеральной целевой программой разрабатывается новая редакция ГСДОУ - системы положений, определяющих основные правила работы с документами в организациях. Система ориентирована и на коммерческие структуры. Она будет состоять из двух частей нормативной и методической. В нормативной части, как и в существующем сегодня документе, определяются основные задачи и функции, правовое регулирование деятельности службы документационного обеспечения в организации, ее примерная структура порядок подготовки и оформления документов все этапы работы с ними доставка, прохождение, обработка, учет, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение документов, поиск документов и информации защита информационно-поисковых систем подготовка документов в архив порядок проведения экспертизы ценности документов организация хранения документов. [c.51]
Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов комплекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании документов, корреспондентах, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д. В заголовках дел не употребляются формулировки типа Разные материалы , Общая переписка и т.п. [c.287]