Однострочный документ содержит одну учетную позицию многострочный — две позиции и более. Однострочные документы (например, для оформления поступления материалов и их выдачи) применяют при ручной технике ведения учета, поскольку их использование облегчает группировку документов (по номенклатурным номерам, видам материалов и направлениям расхода). В условиях автоматизированной обработки данных с использованием компьютеров применяют многострочные документы. [c.265]
Группировка документов по однородным признакам (по кас- [c.138]
В целях унификации группировки документов для организаций и предприятий определенной категории существуют примерные и типовые номенклатуры дел. Примерные и типовые номенклатуры дел являются методическими пособиями и служат основой для составления номенклатуры дел организаций и их структурных подразделений. [c.268]
ГРУППИРОВКА ДОКУМЕНТОВ — один из элементов обработки документов, т.е. подготовки их к предстоящим записям в учетные регистры синтетического и аналитического учета. [c.68]
Вид документа — классификационная группировка документов одинакового наименования, выполняющих однородные функции. [c.307]
Группировка документов по числу маршрутов движения и передаваемого их количества [c.166]
Определение сроков хранения дел. Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности ценных документов. Сроки хранения - важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело. [c.290]
Правильная группировка документов в дела и их систематизация в деле значительно облегчают проведение экспертизы ценности документов, подготовку документов к последующему хранению и использованию. [c.298]
Наиболее простым решением, не требующим специального программного обеспечения, является создание системы папок (каталогов), которая может основываться на номенклатуре дел организации. В основе классификации используется номинальный признак, т.е. группировка документов по их видам. [c.319]
В случае необходимости группировки документов отдельно на входящие и исходящие эту форму можно разбить на две отдельные. Напоминаем, что выполнение функций по разработке, передаче и обработке документов представляет собой значительную часть содержания труда работников функциональных подразделений. У многих сотрудников таких отделов работа с документами занимает до 80% рабочего времени и является критерием оценки конечных результатов деятельности. [c.196]
Признаки, по которым проводится деление классификационной группировки документов, можно было бы перечислить и дальше. Однако совершенно очевидно, что документы классифицируются в зависимости от нашей потребности, от подхода к ним. [c.11]
Об условности группировки документов в системы, подвергаемые унификации, мы говорили выше. В организациях, для которых проводится унификация системы документации, используются документы, относящиеся и к другим системам, часто в значительном количестве. Так, в Госбанке СССР при разработке унифицированной системы расчетно-денежной документации было выявлено 750 видов и разновидностей действующих форм документов, из которых 300 относилось не к расчетно-денежной, а к другим системам документации 1. Подобным же образом в Госплане СССР используется отчетная документация, в ЦСУ СССР — бухгалтерская и т. д. [c.104]
Бланк документа — лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию. Вид документа — классификационная группировка документов одинакового наименования, выполняющих однородные функции. [c.168]
К средствам документальной техники относятся средства изготовления документов, средства копирования и размножения и средства хранения и группировки документов. [c.141]
К средствам документационной техники относятся средства изготовления документов, копирования, размножения и хранения, а также группировки документов. [c.235]
Групповая регистрация на карточках. При групповом способе подлежащие учету документы регистрируют на отдельных карточках группами. Система группировки документов для регистрации разрабатывается заранее. Эту систему обычно согласовывают с последующей организацией документов в делопроизводстве и применяемыми для этой цели классификаторами и номенклатурами дел. [c.67]
Контроль исполнения переписки. В. И. Ленин придавал исключительное значение контролю фактического исполнения. Контроль исполнения облегчается четкой постановкой административного делопроизводства, правильной организацией переписки, последующей группировкой документов в дела. [c.81]
Значение классификации или научной группировки документов в целях их разыскания и использования исключительно велико. Вопросы классификации документов — коренные в теории и практике административного делопроизводства. [c.85]
При рассмотрении вопросов классификации следует-различать два ее этапа. Это прежде всего первичная группировка документов, первая ступень их классификации на основе так называемых номенклатур дел.. В дальнейшем первичные комплексы ( дела ) документов классифицируют путем их распределения по классам, отделам классов, подотделам отделов классов и т. д. Для этой цели обычно дополнительно к номенклатурам дел создают особые классификационные схемы — классификаторы. [c.86]
Рассмотрим сначала вопросы первичной группировки документов. [c.86]
Вопрос о признаках группировки документов в первичные комплексы ( дела ) имеет большое значение в теории и практике советского делопроизводства. С группировкой документов по признакам заведения дел связано решение таких вопросов раскрытие состава и содержания сгруппированных в деле документов составление заголовка дела дальнейшая классификация документов в делопроизводстве и архиве определение сроков хранения дела разыскание нужных дел и документов. [c.87]
Что же представляют собою признаки заведения дел, каково их происхождение, какие признаки в первую очередь используются при группировке документов в делопроизводстве [c.87]
Отдельные документы одновременно характеризуются многими признаками. Однако при группировке документов в первичные комплексы и для их разыскания пользуются наиболее существенными признаками, входящими в формуляр документов. [c.87]
Практическим путем в течение столетий в качестве наиболее удобных для первичной группировки были выделены признаки разновидность документа, его автор, содержание (текст), даты. Для группировки переписки оказался удобным признак корреспондента, а также территории, к которой относится корреспонденция или содержание документов. Иногда для первичной группировки документов применяют такие признаки, как оригинал, копия. [c.87]
Признаки, используемые при первичной группировке документов, или признаки заведения дел представляют собою ни что иное, как основные элементы формуляров документов. Знание элементов формуляра документов, таким образом, обязательно не только для правильного составления, но и для группировки их в дела. [c.88]
К сожалению, предметно-вопросный признак при первичной группировке документов удается использовать не всегда. Дело в том, что отдельные разновидности документов (например, протоколы, иногда приказы и др.) представляют чаще всего сложные документы, отражают не один, а несколько вопросов. Поэтому сложные документы в дела формируют по номинальному, авторскому и хронологическому признакам ( Приказы директора швейной фабрики № 3 Московского городского совнархоза на 1959 г. ). [c.89]
Чем шире сочетание признаков при группировке документов в дела, тем легче, результативнее вся последующая работа с документами и в делопроизводстве, и в архиве. [c.89]
Обязательность применения признаков заведения дел. Чтобы закончить изложение вопроса о признаках заведения дел, остановимся кратко на наиболее важных ошибках, встречающихся при первичной группировке документов. [c.92]
Но смысл этих надписей, конечно, один и тот же. Владельцы подобных папок в результате незнания, а иногда в поисках легкой жизни отказались от правильного формирования дел. А правильная первичная группировка документов, как и другая работа, требует труда, добросовестности и некоторых знаний. [c.92]
В названиях дел следует отражать все признаки, которые можно применить при группировке документов. Названия дел, указанные в номенклатуре, должны облегчать не только группировку документов в дела, но и разыскание и использование документов и в делопроизводстве, и в архиве. [c.97]
Формулируя названия дел в номенклатуре, не следует забывать об экспертном признаке, о группировке документов по срокам хранения. [c.98]
Другой недостаток—неумение правильно формулировать и редактировать названия дел. Часто признаки заведения дел в их названиях отражают неправильно и непоследовательно (примеры приведены выше). Названия дел типа разная переписка в номенклатурах недопустимы. Не всегда учитывают в названиях дел и группировку документов по срокам хранения (экспертный признак). [c.101]
ПЕРВИЧНАЯ ГРУППИРОВКА ДОКУМЕНТОВ. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ [c.125]
ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛА — группировка документов в дело в соответствии с номенклатурой. [c.142]
Однострочные документы на поступление и списание в расход материальных ценностей составляются на каждое наименование и сорт материальных ценностей. Они могут быть использованы для ведения аналитического (сортового) учета материалов в бухгалтерии путем раскладки их в картотеке по номенклатурным номерам и удобны для группировки документов при подсчете прихода и расхода по отдельным наименованиям материалов и для списания их по направлениям затрат. [c.97]
Проверенные документы подлежат группировке и расценке. Под группировкой документов понимается их сортировка по определенным признакам. [c.158]
Группировка документов производится в сводных группиро-вочных (накопительных) ведомостях таким образом, чтобы получить необходимые данные для составления бухгалтерских проводок. Группировка документов в различных группировочных (накопительных) и сводных ведомостях облегчает дальнейшую учетную обработку полученных данных, например, их разноску в соответствующие регистры бухгалтерского учета. [c.158]
Исполненные документы группируются в дела по специальным правилам. Эта работа по группировке документов носит название дюр-мированиедел . [c.207]
Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных, отраслевых стандартов ГСДОУ и других нормативных документов. Группировка документов вдела проводится согласно отметкам исполнителей на документах в дело №..., дата и подпись исполнителя — в соответствии с номенклатурой дел. Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращают исполнителям на доработку. [c.209]
В качестве признаков, по которым документы группируют на карточках, применяются признаки первичной группировки документов в дела ( признаки ведения дел ). На одной карточке может быть зарегистрирована переписка с одним определенным корреспондентом (этот признак применяют особенно часто), документы одного содержания, одной разновидности, за опредлен-ный период времени одного автора или по нескольким из указанных признаков. N [c.67]
Первичная группировка документов в дела признаки заведения дел. История делопроизводства показывает, что уже в далеком прошлом, в XVI—XVIIbb., в учреждениях Московского государства документы подвергались первичной группировке. Основными комплексами документов были так называемые дела . Подобные-первичные комплексы встречаются и в наши дни (судебные, личные и другие дела ). [c.86]
Весьма важным признаком первичной группировки документов оказался срок их хранения — пбстоянный или временный. Этот признак называют экспертным , [c.87]
Практика делопроизводства подсказала решение и этой задачи путем использования для группировки документов так называемых регистраторов (в последнее время их выпускают в Риге). Они представляют собою папку из твердого картона. Папка снабжена специальным устройством ( замком ) для брошировки докуметнов, позволяющим без затруднений помещать в регистратор и изымать из него документы. Внутри регистратора имеются прокладки, которыми и группируют корреспонденцию по предметно-вопросному признаку. [c.90]
Основным документом, определяющим формированием дел, служит так называемая номенклатура дел1. Она представляет систематический перечень названий дел, которые предполагается завести в предстоящем году. Поскольку номенклатура дел составляется на дела, которые еще предстоит завести, ее можно рассматривать как своеобразный план группировки документов в дела. [c.95]
Смотреть страницы где упоминается термин Группировка документов
: [c.186] [c.84] [c.87]Большая экономическая энциклопедия (2007) -- [ c.149 ]