Информационно-поисковая система (ИПС) для работы с документами организации. В организациях создаются ИПС ручного типа, механизированные, автоматизированные. ИПС включает регистрацию и индексирование документов, создание на их основе информационно-поисковых массивов (картотек, массивов на машинных носителях) и оперативное хранение документов. [c.200]
Оперативное хранение документов проводится в службах ДОУ, других структурных подразделениях организаций до сдачи их в ведомственный архив. Оперативное хранение подразделяется на хранение документов в процессе их исполнения и хранение исполненных документов. [c.207]
Раздел Оперативное хранение документов содержит правила хранения документов в службе документации, в структурных подразделениях и устанавливает ответственность за сохранность документов, правила формирования в дела отдельных категорий документов, порядок разработки и использования номенклатуры дел, порядок систематизации и индексации дел. [c.211]
Организация оперативного хранения документов 10.19.1. с момента заведения и до передачи в архив Общества [c.78]
Большой удельный вес в общем комплексе делопроизводственных, процессов имеют операции по хранению документов. Для этого используются средства хранения и транспортирования документов. Документы нуждаются в оперативном или долговременном хранении информации. Средства для долговременного хранения документов имеют определенное сходство со средствами архивного хранения документов (если речь идет о техническом оснащении архива организации как самостоятельного структурного подразделения). Для средств оперативного хранения документов характерны такие особенности, как обеспечение максимального удобства пользования ими, оптимальных режимов хранения размещаемых в них документов, относительно небольшие габариты и масса. [c.240]
ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПРЕДПРИЯТИЯ [c.20]
Важным элементом работы по совершенствованию организации оперативного хранения документов является сокращение объемов служебной переписки и совершенствование документооборота предприятия на основе систематического учета количества документов предприятия за определенный период времени. [c.24]
Организация оперативного хранения документов [c.354]
Оперативное хранение документов и дел [c.30]
Значительное место в книге сознательно уделено организации документооборота, технологии регистрации, учета, контроля и хранения документов. Объяснение этому простое. Весь объем документов, обращающихся в организации, — это своеобразная память организации, обращение к которой позволяет оперативно решать текущие дела, разрешать спорные вопросы, анализировать работу предприятия, принимать наилучшие решения. Кто знает, как сложится ваша трудовая деятельность — возможно, кому-то из вас, придется работать секретарем, секретарем-референтом. Книга эта может дать вам вполне достаточные стартовые знания для работы в этой ставшей в наше время хорошо оплачиваемой и престижной должности. Поэтому не случайно в пособии приводится комплекс тестов для самооценки студентом своих личных возможностей для работы в данной профессии. Таким образом, оставаясь учебным пособием, предлагаемая книга отличается от других своим практическим уклоном. [c.4]
Совершенствование работы аппарата управления, оперативность и качество решения вопросов, содержащихся в документах, в значительной мере зависят от организации хранения документов, т. е. от методов их классификации. Научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в ведомственных, государственных архивах. Единый подход к классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел является классификационным справочником, обязательным для составления во всех государственных организациях, и должна содержать полный перечень дел, заводимых всеми структурными подразделениями. [c.196]
Хранение документов в оперативной деятельности и формирование дел [c.207]
Инструкция зарегистрирована в Министерстве юстиции РФ. Она включает как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов приказа, указания, инструкции, протокола. В ней расписаны процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. В приложении к Инструкции даны формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, описей и др. Как видно из краткого перечисления содержания Инструкции, она отражает практически все вопросы организации делопроизводства. Хотя она предназначена в первую очередь для министерств и ведомств, ею могут воспользоваться и найдут много полезного для себя службы делопроизводства организаций любых форм собственности. Она может быть положена в основу при разработке инструкции по делопроизводству конкретной организации. [c.52]
Качество отдельных документов. Документы, создаваемые в советских учреждениях, должны отвечать определенным требованиям. От того, как составлен документ, зависят а) его юридическая сила, значение в качестве источника права б) быстрота и четкость документооборота в) исполнение и контроль исполнения по существу г) использование в непосредственной оперативной работе и в последующем при хранении в архиве д) удобства хранения в текущем и постоянном архиве е) определение сроков хранения документов ж) значение документа как исторического источника. [c.32]
Механизация и автоматизация внедряются на всех этапах документационного обеспечения управления подготовка документов, их копирование и оперативное размножение, экспедиционная обработка, регистрация и поиск, оперативное хранение и транспортировка, контроль исполнения, сбор на хранение и др. [c.43]
К техническим средствам хранения документов относятся различные шкафы, стеллажи, картотеки. Для хранения карточек применяются картотеки настольные (до 1 тыс. карт), стационарные и механизированные (свыше 1 тыс. карт и необходимость оперативного поиска), плоские (необходимость обзора). [c.43]
Для механизации делопроизводственных процессов используют машины, аппараты и устройства, классифицированные по их назначению и функциям. Общесоюзный классификатор промышленной продукции делит их на следующие группы средства составления текстовых документов средства копирования и оперативного размножения документов средства обработки документов средства поиска, хранения и транспортирования документов мебель и оборудование, специализированные для служебных помещений средства сигнализации и информации. [c.86]
Большая часть документов, находящихся на оперативном хранении, выполнена на бумажной основе. В основном они хранятся на рабочих местах работников управленческого труда или в непосредственной близости от них. Для обеспечения сохранности таких документов и содержания их в определенном порядке применяется несколько видов технических средств лотки, кассеты, картотеки настольные и др. [c.240]
Должностные обязанности. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа). Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы делопроизводства. Осуществляет контроль за состоянием делопроизводства в организации. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы делопроизводства. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документов. Организует внедрение систем ведения документации. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документооборота. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании информационных систем, а также в [c.8]
Архивными органами разработан ряд нормативно-методических документов, в которых описаны общие требования к составлению и оформлению документов, порядок работы с ними. Эти акты излагают требования к организации работы с документами после выхода их из оперативной работы группировку документов в дела и порядок их расположения внутри дела, описание обложек дел, текущее хранение дел, проведение экспертизы ценности документов и определение сроков их хранения, порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения и подготовки дел к сдаче в архив. В специальном справочнике-перечне указаны сроки хранения документов. [c.25]
С момента заведения и до момента передачи в архив предприятия документы хранятся по месту их формирования в дела. Как правило, централизованное хранение дел осуществляется в одном из подразделений службы ДОУ. Ответственность за правильную организацию оперативного хранения дел и обеспечение их сохранности несет начальник службы ДОУ и соответствующего подразделения. [c.20]
Щля хранения документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое или историческое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение предприятие образует архив. Архив предприятия функционирует на правах структурного подразделения и находится в оперативном подчинении заместителя руководителя по уш равлению. [c.355]
Корпоративная автоматизированная система управления документами в таможенной службе позволяет документировать деятельность таможни, обрабатывать информацию, вводить документы в систему, обмениваться документами между структурными подразделениями таможни и таможенными органами, обеспечивать оперативное хранение и архивирование информации, находить, просматривать документы, проводить анализ информации. [c.44]
Должностные обязанности. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа). Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления. Осуществляет контроль за состоянием делопроизводства в организации. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. Организует внедрение систем ведения документации. Принимает меры по упорядочению состава до- [c.57]
Эти задачи решаются в процессе оперативной работы складов, включающей ряд самостоятельных функций, к выполнению которых предъявляются определенные требования. При приемке материальных ценностей фактическое их количество и качество должны быть проверены и сопоставлены с данными сопроводительных документов.В зависимости от рода грузов количественная проверка проводится сплошным или выборочным методом. Качественную проверку осуществляет отдел технического контроля в соответствии с принятым общим порядком. Забракованные грузы временно остаются на хранении на складе. [c.335]
При автоматизированной обработке учетной информации требованиями, позволяющими квалифицировать носитель как учетный документ, должны быть следующие возможность длительного и многократного использования информации в течение срока действия документа (Действительно, если данное условие не выполняется, то нельзя, например, признать оригиналом документа оперативную память ЭВМ при переводе данных с автоматических датчиков. Поэтому необходима правовая регламентация срока хранения и воспроизведения данных с носителя, например, в течение 5 лет.) обеспечение доступа учетных работников к данным машинного документа удостоверение о выполнении организационных и технологических правил обработки информации возможность исправления ошибочных записей, а также их проверки. В конечном счете эти требования направлены на юридическое доказательство совершившихся фактов хозяйственной жизни или права на их совершение. [c.196]
Эффективность управления и оперативность регулирования производственного процесса во многом зависят от степени механизации и автоматизации процесса управления. Поэтому при оценке уровня организации управления важно определять показатель технической оснащенности управленческого труда (Тут.), который характеризует стоимость технических средств управления (вычислительная техника с необходимым вспомогательным оборудованием, средства подготовки, размножения и копирования документов, средства их обработки, хранения, поиска и транспортировки, средства связи, сигнализации, передачи информации и др.) в расчете на одного работника управления. [c.183]
Документы долговременного периода конфиденциальности (программы и планы развития бизнеса, технологическая документация ноу-хау, изобретения до их патентования и др.) имеют усложненный вариант обработки и хранения, обеспечивающий безопасность информации и ее носителя. Документы кратковременного периода конфиденциальности, имеющие оперативное значение для Деятельности фирмы, обрабатываются и хранятся по упрощенной схеме и могут не выделяться из технологической системы обработки открытых документов при наличии в этой системе минимальных защитных, контрольных и аналитических элементов. [c.219]
В настоящее время в соответствии с федеральной целевой программой разрабатывается новая редакция ГСДОУ - системы положений, определяющих основные правила работы с документами в организациях. Система ориентирована и на коммерческие структуры. Она будет состоять из двух частей нормативной и методической. В нормативной части, как и в существующем сегодня документе, определяются основные задачи и функции, правовое регулирование деятельности службы документационного обеспечения в организации, ее примерная структура порядок подготовки и оформления документов все этапы работы с ними доставка, прохождение, обработка, учет, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение документов, поиск документов и информации защита информационно-поисковых систем подготовка документов в архив порядок проведения экспертизы ценности документов организация хранения документов. [c.51]
Значение документов, откладывающихся в организации-фондооб-разователе, неодинаково. Одни необходимы только для оперативной работы в течение определенного времени, и их долговременное хранение нецелесообразно и неэффективно из-за ограниченных площадей ведомственных архивов организации. Другие документы имеют большой период практического использования, обладают научным, историческим значением и должны храниться постоянно в государственных архивах. Проставление сроков хранения проводится на основе специальных перечней типовых и ведомственных документов. Установленные ими сроки хранения документов являются обязательными. Сроки хранения документов, установленные типовыми перечнями, сокращать не разрешается, в случаях, вызванных спецификой деятельности отдельных организаций, типовые сроки могут быть увеличены. При установлении сроков типовым перечнем следует пользоваться лишь при отсутствии ведомственного перечня, так как в ведомственном перечне состав и содержание документов организации отражены с большой полнотой и конкретизацией. Сроки хранения документов, не предусмотренных типовым или ведомственным перечнями, устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения после представления необходимых материалов ведомственным архивом и ЦЭК (ЭК) организации. [c.205]
Должностные обязанности. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа). Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документацион-ного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. Организует внедрение систем ведения документации. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения. Принимает [c.137]
Огромные возможности открывает применение в административном делопроизводстве и в архиве микрофильмирования. Микрофильмы позволяют рационализировать хранение документов, с сокращением помещений во много раз. Микрофильмирование применимо и как средство регистрации документов, и, одновременно, как средство поиска их и содержащейся в них информации Этот способ — важное средство пясппостпанения оперативной и научной информации, обмена опытом. Намеченная программа развития промышленности аппаратов и средств микрофильмирования (съемка, читательские аппараты), несомненно, ускорят использование этого весьма прогрессивного метода для рационализации административной документации. [c.166]
Предприятие должно обеспечить своевременную и качественную подготовку документов, срок оперативного хранения которых истек, к передаче в архив предприятия или в ведомственный архив (по прЕймвдйеишпши предприятии создается экспертная комиссия (ЭК) в составе е-5 ловек. Подготовка документов и дел к сдаче в ведомственный архив включает [c.28]
Должностные обязанности. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа). Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы дгойутетшщо нршления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест ра- [c.153]
Щэхивариус отвечает за прием на хранение документов, снятых с оперативного учета, их перерегистрацию и за сохранность используемых в работе документов (сведений), содержащих государственную и служебную тайну. [c.427]
Применение электронно-вычислительных машин позволяет расширить экономическую информацию о работе предприятий транспорта и хранения нефти и газа, повысить ее качество, сократить сроки обработки документов. При этом механизация плашгрования, учета и отчетности будет способствовать совершенствованию оперативно-производственной работы на предприятиях и в их подразделениях. [c.50]