Регистрация документов осуществляется, как правило, централизованно. При этом все операции по регистрации документов, заполнению регистрационной карточки, созданию справочного аппарата, формированию картотек, контролю за исполнением документов производятся в одном структурном подразделении (канцелярии, общем отделе, секретариате). Централизованная регистрация освобождает основные структурные подразделения от вспомогательных операций в работе с документами, значительно повышает качество их обработки, способствует внедрению прогрессивных технических средств для обработки, хранения и поиска документов. [c.164]
В учреждениях нашей страны для работы с документами применяется обширный комплекс технических средств, которые классифицируются по своему назначению и функции. Это — средства составления текстовых документов копирования, размножения и микрофильмирования обработки хранения и поиска связи и, транспортировки, а также малой оргтехники, включая современную мебель и оборудование рабочих мест и служебных помещений. [c.33]
Эффективность управления и оперативность регулирования производственного процесса во многом зависят от степени механизации и автоматизации процесса управления. Поэтому при оценке уровня организации управления важно определять показатель технической оснащенности управленческого труда (Тут.), который характеризует стоимость технических средств управления (вычислительная техника с необходимым вспомогательным оборудованием, средства подготовки, размножения и копирования документов, средства их обработки, хранения, поиска и транспортировки, средства связи, сигнализации, передачи информации и др.) в расчете на одного работника управления. [c.183]
Наряду со стандартным и специальным научным оборудованием и приборами для проведения исследования, испытаний, регистрации данных, которые должны быть рекомендованы при разработке прогрессивной технологии НИР и ОКР, в НИИ и КБ следует шире внедрять оборудование для поиска, обработки, хранения и изучения информации, вычислительные приборы и машины разного масштаба, моделирующие устройства, оборудование для графических и чертежных работ, текстовых документов, копировально-множительную технику, включая современные пишущие машины и оборудование средств связи. [c.185]
Недостаточная взаимосвязь форм документов с технологией их изготовления и обработки и с техническими средствами. Используемые для документов форматы бумаги, поля, предусматриваемые бланками или оставляемые при изготовлении документов на листах бумаги, площади, намечаемые для расположения отдельных реквизитов, не всегда соответствуют размерам печатающих элементов адресовальных и штемпельных устройств, характеристикам средств поиска, хранения и транспортирования документов. [c.16]
Для механизации делопроизводственных процессов используют машины, аппараты и устройства, классифицированные по их назначению и функциям. Общесоюзный классификатор промышленной продукции делит их на следующие группы средства составления текстовых документов средства копирования и оперативного размножения документов средства обработки документов средства поиска, хранения и транспортирования документов мебель и оборудование, специализированные для служебных помещений средства сигнализации и информации. [c.86]
К организационной технике относятся средства, предназначенные для составления управленческих документов, размножения и обработки, хранения, поиска и транспортировки документов, выполнения графических работ, а также средства сигнализации и связи, мебель и специальное оборудование для служебных помещений. [c.65]
Терминологический стандарт определяет делопроизводство как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Термин делопроизводство в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 синонимичен термину документационное обеспечение управления , который вошел в научный оборот более 10 лет назад в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации. Термин документационное обеспечение управления подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и образован по аналогии с такими терминами, как программное обеспечение , информационное обеспечение , лингвистическое обеспечение и т. п. [c.52]
Сегодня работник документной сферы поставлен в выигрышные условия по сравнению со своими коллегами, трудившимися в этой области в предшествующие десятилетия. Современная электронная техника значительно облегчает создание, обработку, хранение, поиск документов. Совершенствуется процесс составления и редактирования текстов. Однако при этом нужно помнить, что даже самая совершенная техника остается лишь средством в руках человека и не может взять на себя все его обязанности. Так, проверка орфографии возможна лишь в определенных пределах имена собственные, аббревиатуры, сугубо специальная терминология — все это остается на совести автора и редактора текста. Компьютер не гарантирует ни от грамматических, ни от стилистических ошибок. Вот почему профессиональные требования к современному работнику аппарата — это и компьютерная, и языковая грамотность. [c.137]
По предназначению можно выделить две основные группы таких средств средства обработки документов и средства хранения, поиска и транспортировки документов. [c.333]
Технические средства, используемые в управлении, включают средства вычислительной техники, АСУ различного вида, средства оргтехники (средства составления, размножения, копирования, обработки, хранения, поиска и транспортировки документов и т. п.). [c.30]
Важную роль в повышении эффективности труда служащих на рабочих местах играют технические средства для составления, обработки, поиска и хранения документации, а также средства связи, вычислительная техника и служебная мебель, при выборе которых необходимо исходить из периодичности и трудоемкости выполняемых служащими основных работ, характера и объема документа- [c.144]
Структурной основой современных информационных ресурсов являются информационные системы. В соответствии с российским законодательством информационная система — это организационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующая информационные процессы, т.е. процессы сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. Таким образом, закон выделяет в информационных ресурсах в качестве компонентов информационные системы, информационные технологии и собственно информацию в виде документов. Информационные системы, банки (базы) данных, предназначенные для информационного обслуживания граждан, подлежат обязательной сертификации. Они должны быть надлежащим образом защищены. Организации, выполняющие работы в области защиты информации, получают лицензию на этот вид деятельности. [c.330]
По назначению выделяют две группы таких средств средств обработки документов и средства хранения, поиска и транспор тировки документов. [c.270]
В связи с тем,- что результат управленческой деятельности представлен в форме управленческих решений, информация в этой деятельности является одновременно предметом, средством и результатом деятельности. Так как управленческая информация - это предмет, средства и результат управленческой деятельности, то, соответственно, содержание управленческой деятельности можно рассматривать как совокупность процессов преобразования и движения информации, включающих в свой состав поиск, получение, приобретение, сбор, отбор, анализ, хранение, переработку, отображение, размножение, передачу и выдачу информации с целью разработки (выработки), принятия (согласования), утверждения и реализации управленческих решений. Таким образом, анализируя или проектируя структуру документируемой информации, организацию процессов ее обработки, мы тем самым описываем, рассматриваем структуру, содержание и технологию управленческой деятельности, выражаемые в системе документов, отражающих результат управленческой деятельности - управленческие решения и методы, способы, приемы, операции и последовательность разработки, организации, реализации, координации, контроля, учета и анализа выполнения управленческих решений. [c.9]
Материальный носитель и язык, на котором выражено сообщение, представляют собой форму документа, которая находится в неразрывном единстве с его содержанием. Разнообразие используемых носителей и выразительных средств предопределяет видовое многообразие документов. А их огромная роль в обществе, промышленный способ производства привели к появлению особой структуры — документальных коммуникаций, элементами которой являются социальные институты, осуществляющие сбор информации, ее аналитико-синтетическую обработку, производство документов, их распространение, хранение, накопление, учет, поиск, организацию использования. [c.42]
Средства обработки, хранения и поиска документов. Для резки отдельных листов форматной бумаги и вскрытия корреспонденции при большом объеме ее используется электрифицированная конвертовскрывающая машина. Для уничтожения документации используются специальные машины. [c.146]
Как было сказано, к средствам оргтехники относится большой перечень различного рода технических средств и приспособлений. Сюда относятся носители информации, средства составления и подготовления документов, техника полиграфии, средства обработки, хранения, поиска и транспортировки документов. [c.120]
Техническое обеспечение. Рабочие места работников службы делопроизводства должны быть оснащены мебелью, техническими средствами и вспомогательными устройствами. К техническим средствам относятся средства составления текстовых документов (пишущие машины, компьютеры, дикто-фонная техника, ручки, карандаши) копировальная и множительная техника, средства обработки документов, средства хранения, поиска и передачи документов техника управленческой связи. [c.136]
АСПР - совокупность взаимосвязанных, совместно действующих подсистем 1) функциональных, которые реализуют разработку разделов плана, комплексных программ развития и народнохозяйственных комплексов 2) обеспечивающих, которые определяют методические, информационные, технические, математические и кадровые средства для решения плановых задач и объединяют по этим средствам функциональные подсистемы в единую систему 3) технологических, которые объединяют средства решения задач по процессам обработки информации в ходе составления плана и контроля за его выполнением (сбор информации, подготовка к вводу в ЭВМ, контроль полноты и достоверности, хранение и внутренний поиск, содержательная обработка информации, решение задач, формирование и выдача документов) и. обеспечивают решение задач в режиме интегрированной системы обработки данных 4) организационн о-п р а в о в о и, объединяющей все элементы функциональных, обеспечивающих и технологических подсистем в единую структуру и организацию работ и обеспечивающей их взаимодействие на основе модели управления и установленных правовых отношений 5) развития, осущест-, вляющей контроль за эффективностью функционирования отдельных элементов и [c.4]