Эффективность управления и оперативность регулирования производственного процесса во многом зависят от степени механизации и автоматизации процесса управления. Поэтому при оценке уровня организации управления важно определять показатель технической оснащенности управленческого труда (Тут.), который характеризует стоимость технических средств управления (вычислительная техника с необходимым вспомогательным оборудованием, средства подготовки, размножения и копирования документов, средства их обработки, хранения, поиска и транспортировки, средства связи, сигнализации, передачи информации и др.) в расчете на одного работника управления. [c.183]
Особо ценные документы на бумажных носителях могут при необходимости снабжаться специальными защитными средствами, препятствующими попыткам копирования или фальсификации документов угасание текста при копировании документа, использование красящих лент, отпечаток которых не воспроизводится при копировании или фотографировании, проставление условных знаков в установленных местах, не воспроизводимых в процессе копирования или фальсификации. [c.260]
Организация копирования документов в соответствии с указанием руководителя. [c.320]
Вторая методика предусматривает расчет численности службы делопроизводства по трудозатратам на выполнение отдельных операций. При этом можно пользоваться как межотраслевыми документами по нормированию труда, так и отраслевыми нормативами. Межотраслевые нормативные документы по нормированию труда разработаны на делопроизводственные операции (регистрация, контроль, составление номенклатуры дел и др.), на стенографические работы, на работы по копированию документов, на машинописные работы, на работы на перфорационных и клавишных вычислительных машинах, на архивные работы. В этом случае расчет численности проводится по формуле [c.201]
Вторая задача — обеспечение резервного копирования документов организации, фирмы, отдела, подразделения и конкретного сотрудника, — призвана обеспечить восстановление утраченных документов. [c.322]
Сроки хранения, заложенные в номенклатуре дел, позволяют при выборе в регистрационной карточке документа номера дела, в которое помещается документ, автоматически определять его срок хранения и инициировать перемещение или копирование документа в соответствующий раздел архива. [c.326]
Снижение физического объема документов в результате обоснованного определения площадей для размещения реквизитов. Десятки тысяч тонн бумаги, расходуемой ежегодно в нашей стране на создание управленческих документов, миллионы скоросшивателей и различных папок, постоянное увеличение потребных площадей для текущего хранения документов, а также для их хранения в ведомственных и государственных архивах, все большая потребность в средствах копировально-множительной техники, используемой для копирования документов, имеющих завышенный формат, неполное использование различных видов памяти ЭВМ из-за завышенных резервов на возможное увеличение емкости записи в документах — все это приводит к необходимости при унификации стремиться к сокращению их физических объемов. [c.43]
Основной документ содержит наиболее полную информацию, составленную на базе унифицированных реквизитов, и его ввод может обеспечить исходными данными решение широкого круга задач. Дополнение основного документа кодами и увязка с макетом перфорации дают унифицированный машинно-ориентированный документ. Применение этого метода позволяет избежать повторного копирования документов у адресата (на практике оно часто проводится последовательно на всех уровнях управления) как путем более легкого получения увеличенных тиражей, так и отправкой адресату основного документа, по которому он при минимальных затратах изготовит потребное количество экземпляров для себя и подведомственных организаций. К числу перспективных комбинаций известных методов изготовления документов может быть отнесено применение пишущего автомата для печати с фонограмм текстов, в дальнейшем подвергающихся неизбежной корректурной обработке. При диктовке больших участков текста составитель документа редко обходится без последующих правок, допускает опечатки и машинистка, и поэтому печатание с диктофона на пишущем автомате может значительно расширить границы эффективного применения последнего. При выборе различных технических средств для изготовления управленческих документов необходимо принимать во внимание желательный знаковый набор, нужное количество экземпляров, качество печати и т. д., однако основным критерием выбора должен быть экономический эффект. Расчет его прост, но бывают необходимы исходные данные, для получения которых приходится специально проводить эксперименты. [c.148]
В репрографии для копирования документов применяют упрощенные фотографические процессы, не требующие специальных фотолабораторий, и контактные методы копирования без изменения масштаба. Обрабатывают фотоматериалы и получают копии либо по схеме негатив—позитив , либо с использованием обратимых материалов, вуалируемых при изготовлении и копируемых через желтый светофильтр. [c.77]
В тех случаях когда для механизации того или иного документального процесса, например копирования документов, имеется несколько моделей технических средств, необходимо осуществить выбор конкретного изделия, определить экономическую целесообразность использования. [c.116]
В целях ускорения процесса обработки документов можно целый ряд операций проводить параллельно. Например, копирование документа в нескольких экземплярах вполне правомерно, если в исполнении этого документа занято несколько подразделений-исполнителей (или должностных лиц). Своевременное обеспечение копией рассматриваемого документа всех соисполнителей ускорит процесс принятия решения. Секретарю нужно помнить, что снимать копии следует после предварительного рассмотрения документа руководителем и нанесения резолюции. Число копий должно соответствовать числу исполнителей, подлинник передается ответственному исполнителю. [c.266]
Исходя из этого, себестоимость копирования документа можно представить так [c.79]
Копирование документов архива (машинописное, фото- и микрокопирование) производится на основании отношений учреждений-заказчиков за их счет. [c.120]
В настоящее время копирование документов осуществляется при помощи следующих процессов электрофотографического копирования, термокопирования, электронно-искрового копирования, фотокопирования, в том числе микрофильмирования. [c.208]
Отмечайте на оригинале, что с него была снята копия, а также когда она была сделана, в скольких экземплярах, кому они были переданы. Строго придерживайтесь оригинала. При копировании документов, как правило, точно повторяются содержащиеся в них ошибки, но явные опечатки могут быть исправлены. Если [c.93]
Для этого разрабатывается рабочая программа обследования и проектирования. При ее составлении следует исходить из того, что в документах отражаются функции управления, поэтому необходимо уяснить, что является объектом исследования, тем более что специалисты иногда неправильно представляют себе объекты исследования. Нередко таким объектом являются только документооборот и связанные с ним вопросы механизации составления, размножения, копирования документов, регистрации, контроля исполнения и т. п. Этого достаточно для малых организаций, но не для крупных фирм. Вследствие этого в крупных организациях не занимаются внутренней документацией учреждения, тогда как в ее составе имеется распорядительная документация (постановления, распоряжения, решения, приказы, инструкции и др.), характеризующая основную деятельность учреждения. Кроме того, не учитываются и такие вопросы, как классификация документов, использование документной информации, и др. [c.193]
С целью сохранения рынков сбыта металлургическое предприятие участвует в урегулировании торговых споров на территории других стран. Кроме того, у комбината возникают расходы, связанные с проведением проверок деятельности предприятия на территории России, осуществляемых антидемпинговыми службами иностранных государств непосредственно на предприятии. Расходы комбината, связанные с участием в торговых спорах, состоят из следующего оплата профессиональных юридических услуг оплата накладных расходов (копирование документов, телефонные переговоры, авиа- и ж/д билеты, гостиничные счета и др.) расходы по приему правительственных делегаций и членов зарубежных ассоциаций производителей металлопродукции (оплата проезда, проживания, питания, расходы делегаций за рубежом, командировочные расходы, оплата услуг переводчиков). Правомерно ли включение этих расходов в себестоимость продукции комбината и снижение налогооблагаемой базы [c.91]
Метод (способ) копирования документов широко применяется в бухгалтерском учете, так как это экономит труд и время, повы- [c.107]
В целях ускорения процесса обработки документов целый ряд операций можно проводить параллельно. Например, копирование документа в нескольких экземплярах вполне правомерно, если исполнением этого документа занято несколько подразделений-исполнителей (или должностных лиц). [c.147]
Под копированием документов понимается получение (изготовление) небольшого (от 5 до 20 экземпляров) количества копий с оригинала. Средства копирования обеспечивают получение копий непосредственно с оригинал а. [c.179]
В настоящее время копирование документов осуществляют с помощью следующих процессов электрофотографическое копирование термокопирование электронно-искровое копирование фотокопирование, в том числе и микрофильмирование. [c.180]
Часто у населения возникает потребность в копировании документов. Агентства принимают заказы клиентов на изготовление копий в соответствии с действующим Российским законодательством. [c.100]
Производить копирование документов Заказчика при соблюдении условий конфиденциальности, установленных в ст. 6 Договора. [c.338]
Резервы сокращения объемов документооборота имеются и при размножении и копировании документов. Множительная техника создает удобства для работы ускоряет обработку информации и процесс исполнения решений. Поэтому каждая организация стремится приобрести совершенную множительную машину и увеличивает тиражирование, часто без достаточных оснований. Для оптимального использования множительной техники рекомендуется копировать документы с уменьшением формата и использовать обе стороны листа, применять выборочное копирование типа "выписок". [c.85]
Так, подготовку документов, содержащих важные сведения, следует поручать наиболее проверенным сотрудникам. При этом количество экземпляров документа должно быть строго ограничено. Необходимо позаботиться и о том, чтобы при копировании документов множительная техника была под надежным контролем. Под контролем ответственных лиц должна уничтожаться копировальная бумага и красящая лента. Должен быть выбран надежный способ пересылки секретной информации. [c.39]
По мнению специалистов-документоведов и практических работников, в настоящее время происходит трансформация службы делопроизводства в службу управления документацией. В ходе этого процесса к перечисленным функциям добавляются новые, ранее не свойственные делопроизводственной службе — внедрение автоматизированных технологий, контроль за их эксплуатацией, оценка качества документационного обеспечения, планирование информационных потребностей, нормирование труда, управление кадрами самой делопроизводственной службы (включая подбор, расстановку, обучение, консультирование, повышение квалификации). Функция совершенствование применяемых форм и методов, использование средств вычислительной и организационной техники постепенно заменяется на более четкую формулировку создание и эксплуатация комплексной системы обработки документов с использованием электронной обработки текстов, электронной почты, электронных баз данных, интеллектуальной телефонной связи, копирования документов . В типовых структурах делопроизводственных служб на сегодняшний день не предусмотрены специализированные, предназначенные для выполнения новых функций, структурные подразделения (в частности, связанные с эксплуатацией технических средств). Можно предположить, что в будущем они будут создаваться, что изменит организационные структуры службы делопроизводства и потребует иной квалификации ее сотрудников. Такое расширение функций будет адекватно общей цели служб управления документами (такие службы заменили традиционные делопроизводственные в мировой практике). Но на сегодняшний день в нашей стране не только нормативно не закреплены представления о новых задачах службы делопроизводства (отличных от делопроизводственных задач), о роли делопроизводства в аппарате управления, но и не сформулированы1. [c.199]
Чем вызвана необходимость копирования документов в учреждениях 2. Какие методы и способы копирования документов существуют 3. Какими основными параметрами характеризуется процесс репрографии 4. Какие копировальные процессы применяются в репрографии 5. В чем достоинства и недостатки диазографии 6. Для каких видов документов применяется светокопирование 7. Почему не получило широкого распространения в практике работы учреждений фотокопирование документов 8. Почему термокопировальные аппараты наиболее удсгбны для оборудования рабочего места секретаря 9. В чем сущность процесса электрофотографии и электронографии 0. В чем особенности размножения документации гектографическим (трафаретным, офсетным) способом печати 11. В чем сущность микрофильмирования 12. Что понимается под микрофильмом, кадром микрофильма 13. Какие возможности имеют автоматизированные системы на микрофильмах [c.86]
В докладе Уитфорда копирование в одном и во многих экземплярах рассматривается как одно и то же явление. Изготовление даже единичной копии (если она не произведена от руки или посредством пишущей машинки) должно быть лицензировано. Использование в исследовательских и учебных целях должно быть приравнено ко всем прочим видам пользования. Составители доклада считают, что несмотря на то, что образование следует всячески поощрять, изготовление копий в образовательных целях не является причиной лишения авторов их законного вознаграждения . Лицензирование при копировании документов, независимо от числа копий, рассматривается в докладе как необходимое условие. Британские издатели не имеют единого мнения по этому вопросу, хотя осуществление лицензирования единичных копий представляется нереальным даже его самым горячим сторонникам. В докладе естественно умалчивается вопрос о том, каким образом полученные так называемыми лицензирующими обществами деньги будут распределяться между авторами. Тем не менее отмечается, что практика, используемая в Швеции, Германии и Нидерландах, сталкивается с определенными трудностями и свидетельствует о целесообразности лицензирования также и единичных копий, чтобы избегать подрыв системы лицензирования в целом . [c.232]
На каждого исследователя в читальном зале заводятся абонентская карточка и личное дело, включающее следующие документы личное заявление или письмо организации, направившей исследователя в архив, с резолюцией руководителя организации о разрешении работы в читальном зале, анкету исследователя, заказ (требование) на выдачу документов, копии заказов на копирование документов. Личные дела хранятся в читальном зале и спустя год после завершения работы исследователя передаются в архив СНТД. [c.49]
Исследователи, работающие в читальном зале СНТД, могут делать выписки из документов и оформлять заказы на копирование документов только по теме исследования. [c.49]
Копирование документов СНТД по заказам Исследователей производится по разрешению руководителя организации на основании письма заинтересованной организации или специального запроса. Копирование документов осуществляется после оплаты счета за изготовление копий. Копии документов пересылаются в адрес той организации, по запросу которой они изготовлены, [c.49]
Для копирования документов чаше всего применяются аппараты фирмы XEROX, хорошо зарекомендовавшие себя, поэтому большинство копировальных средств обычно называют ксероксами. [c.23]
Эти общие тенденции большого количества новых покупателей и уловили маркетинговые службы японских фирм, которые посредством наблюдений, многочисленных опросов, анкетирования и других обследований выяснили, что объективно обусловленную нужду в копировании документов служащие малых предприятий удовлетворяют через посредство покупки копировальных услуг в специальных центрах копирования, в местных магазинах канцелярских товаров и в других местах. Нетрудно было догадаться, что своя техника лучше решала проблемы копирования малых предприятий. А простой копировальной техники на рынке в то время не было. Другими словами, для вновь возникшего сегмента существовала большая пустая товарная ниша. И фирмы Шарп , Кэнон и Рикоч увидели (распознали, отследили — можно сказать как угодно) и этот новый сегмент, и соответствующую ему пустую товарную нишу. Фирма же Ксерокс , упоенная своим успехом, не заметила ни того, ни другого, за что и расплатилась долей рынка. [c.167]