Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени (как правило, года). Объем документооборота -важный показатель, используемый в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, установлении структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и др. [c.56]
Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчиненными и соподчиненными структурными подразделениями, т.е. создание условий для разделения труда и его специализации, что поможет избавиться от [c.189]
Стандарт жестко не оговаривает перечень организационно-распорядительных документов, на которые он распространяется. Это позволяет руководителю своим приказом или нормативным документом (например, Положением о службе делопроизводства, канцелярии) уточнить перечень ОРД, который отвечал бы содержанию деятельности руководимого им предприятия. В состав ОРД кроме перечисленных в стандарте могут быть включены следующие документы указание, положение, правила, докладная записка, инструкция, представление, договор, устав, структура и штатная численность организации и др. [c.45]
Для документационного обеспечения работы любой организации, предприятия, фирмы в рамках организационной структуры управления предусматривается делопроизводственная служба. В нормативных документах службу делопроизводства в настоящее время принято называть службой (подразделением) документационного обеспечения управления (ДОУ). [c.229]
Структура, цели и задачи, функции службы делопроизводства оговариваются рядом внутренних документов. К числу важнейших организационных документов относятся Положение о службе (положение о канцелярии), Инструкция по документированию управленческой деятельности организации, должностные инструкции работников службы и табель форм документов, применяемых в организации. [c.232]
В числе организационных задач, решаемых в процессе создания службы делопроизводства, стоит и задача нормативной регламентации работы самой службы. Структура, функции, задачи службы закрепляются в ряде внутренних документов — положении, инструкциях, правилах, структуре и штатной численности, штатном расписании, приказах о распределении обязанностей. [c.202]
Должностные обязанности руководителя службы делопроизводства не регламентируются отдельным документом (должностной инструкцией), поэтому в Положение вводят раздел Руководство , где в числе обязанностей указывают функцию координации деятельности службы делопроизводства, планирование ее работы, контроль за работой сотрудников, совершенствование организационной структуры, создание или участие в разработке нормативно-методического обеспечения деятельности службы. [c.206]
Пересмотр Положения проводят при изменении структуры организации, переподчинении службы делопроизводства, изменении ее внутренней организационной структуры, внедрении новых форм и методов организации труда, а также внедрении новой технологии, так как при этом происходит перераспределение функций между структурными подразделениями. [c.207]
Для документационного обеспечения работы любого учреждения или предприятия фирмы, в рамках организационной структуры управления предусматривается делопроизводственная служба. Основными функциями службы являются прием, первоначальная обработка, учет и отправка корреспонденции, печатание, размножение и контроль исполнения документов, формирование дел и текущее хранение документов, подготовка документов для сдачи в архив. Делопроизводственная служба обязана также осуществлять методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях организации. [c.161]
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО — совокупность операций по составлению, приему, регистрации, индексации, визированию, удостоверению, подписанию, утверждению, размножению, передаче, отправке, контролю, хранению и уничтожению организационно-распорядительной и др. служебной документации. Операции по Д. выполняют все адм.-управленческие работники в процессе осуществления своих служебных функций. Для выполнения большей их части в структуре управления создается канцелярия. В деятельности кадровой службы Д. занимает значительный объем, т.к. связано с оформлением найма, увольнения, перемещения персонала и др. работами по ведению кадровой документации. [c.65]
Данные об организационной и штатной структуре заказчика (наличие зависимых организаций, структурных подразделений, отдельно хозяйствующих субъектов, отделов и служб заказчика и т.д.) Учредительные документы, приватизационные планы, данные отдела делопроизводства, кадров, другие документы Устный опрос ответственных лиц [c.271]
Организационно-научная деятельность в сфере управления в 20-е гг. была закреплена нормативными документами и созданием целой сети общественных организаций, институтов и лабораторий, занимавшихся вопросами научной организации труда (НОТ) и делопроизводства. Так, в 1922 г. при общем управлении Народного Комиссариата Рабоче-крестьянской инспекции СССР (НК РКИ СССР) был создан отдел нормализации, состоящий из пяти секций. В частности, секция делопроизводства занималась совершенствованием структуры делопроизводственных служб в партийном и государственном аппарате, рационализацией контроля исполнения, разработкой обоснованных норм выработки для отдельных категорий управленческих работников секция административной техники (АТС), также созданная на базе отдела нормализации в июле 1923 г., продолжала и расширяла исследования своего предшественника, обследуя государственный аппарат с использованием хронометража и анкетирования, консультируя по вопросам улучшения деятельности низовых органов управления, оказывая методическую помощь и т. д. [c.23]
По мнению специалистов-документоведов и практических работников, в настоящее время происходит трансформация службы делопроизводства в службу управления документацией. В ходе этого процесса к перечисленным функциям добавляются новые, ранее не свойственные делопроизводственной службе — внедрение автоматизированных технологий, контроль за их эксплуатацией, оценка качества документационного обеспечения, планирование информационных потребностей, нормирование труда, управление кадрами самой делопроизводственной службы (включая подбор, расстановку, обучение, консультирование, повышение квалификации). Функция совершенствование применяемых форм и методов, использование средств вычислительной и организационной техники постепенно заменяется на более четкую формулировку создание и эксплуатация комплексной системы обработки документов с использованием электронной обработки текстов, электронной почты, электронных баз данных, интеллектуальной телефонной связи, копирования документов . В типовых структурах делопроизводственных служб на сегодняшний день не предусмотрены специализированные, предназначенные для выполнения новых функций, структурные подразделения (в частности, связанные с эксплуатацией технических средств). Можно предположить, что в будущем они будут создаваться, что изменит организационные структуры службы делопроизводства и потребует иной квалификации ее сотрудников. Такое расширение функций будет адекватно общей цели служб управления документами (такие службы заменили традиционные делопроизводственные в мировой практике). Но на сегодняшний день в нашей стране не только нормативно не закреплены представления о новых задачах службы делопроизводства (отличных от делопроизводственных задач), о роли делопроизводства в аппарате управления, но и не сформулированы1. [c.199]
Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД. Первый пункт раздела Общие положения устанавливает точное название службы делопроизводства, ее место в организационной структуре организации, степень самостоятельности службы. Рассмотрим две формулировки этого пункта [c.204]
ЕГСД замышлялась как научно обоснованный комплекс правил, норм и рекомендаций по ведению делопроизводства в отношении организационно-распорядительной документации. В ЕГСД были сформулированы общие правила документирования управленческой деятельности, приведены принципы унификации документации, даны рекомендации по структуре делопроизводственных служб, определены их функции, изложены основы контроля исполнения документов, механизации делопроизводственных процессов. [c.12]
Смотреть страницы где упоминается термин Организационная структура службы делопроизводства
: [c.190] [c.194]Смотреть главы в:
Делопроизводство -> Организационная структура службы делопроизводства