Организация текущего хранения документов [c.283]
Организация текущего хранения документов важна для их сохранности. Первые подлинные экземпляры подписанных руководителем организации приказов о приеме па работу, переводах, увольнениях формируются в отдельное дело за один календарный год. Внутри дела приказы располагаются в хронологическом порядке. Приказы хранятся 75 лет. Документы, явившиеся основанием для издания приказов, формируются в отдельное дело, где они расположены в хронологическом порядке и хранятся 3 года. Отдельно формируются дела с приказами о предоставлении отпусков и взысканиях, с приказами о командировках со служебными записками-основаниями для издания приказов. Приказы располагаются также в хронологическом порядке и хранятся 3 года. [c.41]
Снижение физического объема документов в результате обоснованного определения площадей для размещения реквизитов. Десятки тысяч тонн бумаги, расходуемой ежегодно в нашей стране на создание управленческих документов, миллионы скоросшивателей и различных папок, постоянное увеличение потребных площадей для текущего хранения документов, а также для их хранения в ведомственных и государственных архивах, все большая потребность в средствах копировально-множительной техники, используемой для копирования документов, имеющих завышенный формат, неполное использование различных видов памяти ЭВМ из-за завышенных резервов на возможное увеличение емкости записи в документах — все это приводит к необходимости при унификации стремиться к сокращению их физических объемов. [c.43]
ГЛАВА 6. ТЕКУЩЕЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ [c.149]
Для документационного обеспечения работы любого учреждения или предприятия фирмы, в рамках организационной структуры управления предусматривается делопроизводственная служба. Основными функциями службы являются прием, первоначальная обработка, учет и отправка корреспонденции, печатание, размножение и контроль исполнения документов, формирование дел и текущее хранение документов, подготовка документов для сдачи в архив. Делопроизводственная служба обязана также осуществлять методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях организации. [c.161]
Передача документов на хранение в архив предприятия, а затем в государственные органы - 5. Обеспечение текущего хранения документов - 4. Обработка документов в бухгалтерии [c.60]
Цикл работ по текущему хранению документов / Информационные системы (АРМ "Секретарь") и другие системы [c.41]
Ежегодно издаются приказы о введении в действие номенклатуры дел, проведении экспертизы ценности документов, назначении ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях, о проведении проверки организации текущего хранения документов в структурных подразделениях таможни. [c.43]
В разделе Функции указывается закрепленный за работником участок работы и приводится перечень видов выполняемых им работ при осуществлении возложенных на него функций. Например, организация текущего хранения документов слагается из подшивки документов в дела в соответствии с номенклатурой дел, оформления обложек дел, организации хранения дел в шкафу, выдачи во временное пользование документов и дел и т. д. [c.130]
Для организации и проведения экспертизы ценности документов учреждения, отбора их на государственное хранение и к уничтожению создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). Экспертная комиссия учреждения оформляется приказом директора и обычно состоит из 3—5 человек. Председателем должен быть один из заместителей директора или главный бухгалтер. В состав комиссии входят наиболее квалифицированные работники организации, имеющие большой опыт работы и хорошо знающие состав документации. Обязательно в состав комиссии входит лицо, ответственное за архив (если он есть) или за текущее хранение документов. [c.165]
Хранение документов в текущем архиве должно быть организовано таким образом, чтобы обеспечить их сохранность и возможность быстро находить каждый документ для наведения различных справок и проведения документальных ревизий. Эти ревизии призваны обеспечить проверку соблюдения хозяйственными организациями финансовой и сметной дисциплины и способствовать сохранности социалистической собственности путем выявления фактов хищения и незаконного расходования государственных средств и привлечения виновных лиц к ответственности. Документальные ревизии должны также обеспечить проверку правильности бухгалтерского учета, доброкачественности документов, оформляющих хозяйственные операции, и достоверности бухгалтерских записей. [c.48]
Таким образом, документы проходят следующие последовательные этапы движения составление, проверку, таксировку (расценку), группировку, разноску по счетам, текущее хранение, наконец, сдачу в архив на длительное хранение согласно законодательству. [c.158]
Значительное место в книге сознательно уделено организации документооборота, технологии регистрации, учета, контроля и хранения документов. Объяснение этому простое. Весь объем документов, обращающихся в организации, — это своеобразная память организации, обращение к которой позволяет оперативно решать текущие дела, разрешать спорные вопросы, анализировать работу предприятия, принимать наилучшие решения. Кто знает, как сложится ваша трудовая деятельность — возможно, кому-то из вас, придется работать секретарем, секретарем-референтом. Книга эта может дать вам вполне достаточные стартовые знания для работы в этой ставшей в наше время хорошо оплачиваемой и престижной должности. Поэтому не случайно в пособии приводится комплекс тестов для самооценки студентом своих личных возможностей для работы в данной профессии. Таким образом, оставаясь учебным пособием, предлагаемая книга отличается от других своим практическим уклоном. [c.4]
Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов в соответствии с установленными требованиями, называется документированием. Вопросы движения и учета документов (получение, обработка, регистрация, контроль исполнения, текущее хранение, отправка) охватываются понятием документооборот. Деятельность по организации долговременного хранения документов (экспертиза ценности документов, оформление дел, передача в архив, архивное хранение) относят к архивному делу. [c.5]
Для текущего и длительного хранения документы комплектуются в дела. ГОСТ Р 51141 -981 определяет дело как совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку . На каждой обложке (папке) помешается заголовок-этикетка типа Приказы директора колледжа за 2001 г. , Переписка с организациями о поставке комплектующих и т. п. Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, называют номенклатурой дел. [c.267]
Подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив. [c.347]
Документационное обеспечение документов предполагает не только создание документов, но и организацию работы с ними. Организация работы с документами — это организация документооборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности. [c.55]
Наряду с организацией документооборота в понятие организация работы с документами входит хранение документов и их использование в деятельности учреждения. Система хранения документов — это совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности учреждения. Для системы хранения документов наиболее значимыми понятиями являются понятия номенклатура дел и дело . Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков их хранения, а дело — это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку. N [c.56]
Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года. [c.207]
И если документальный фонд объединяет в своем составе всю документацию организации (или отдельных лиц) документы текущего управления, документы, отобранные для постоянного или длительного хранения, в том числе и переданные на хранение в Государственный Архивный фонд, собранные коллекции документов, то архивный фонд - лишь часть документального фонда. В отличие от документального фонда архивный фонд не включает в себя документы с временными сроками хранения и имеет стабильный состав, который может только наполняться. В состав архивного фонда включаются документы, имеющие политическое, экономическое, научное, социальное, культурное, историческое или иное значение. [c.280]
Большую роль для систематизации документов в текущем делопроизводстве, экспертизы их научной и практической ценности, подготовки и передачи документов в ведомственный архив сыграли Основные правила работы ведомственных архивов , изданные в 1986 г. и Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения , утвержденный в 1989 г. и установивший сроки хранения документов . [c.44]
Работник, ведущий текущее хранение обращений, формирует их в дела отдельно от общей переписки. При этом вместе с обращением подшивается копия ответа и все относящиеся к этому вопросу документы, собранные в процессе его рассмотрения, т.е. каждое обращение составляет в деле самостоятельную группу. Внутри дела эти группы документов по обращениям располагаются обычно по фамилиям заявителей в алфавитном порядке. Если в учреждение поступает большое количество обращений граждан, то каждое дело заводится по одной или нескольким начальным буквам фамилий заявителей. Например, Предложения, заявления, жалобы граждан на букву А , Б , В и т.д. Если обращений мало, они могут быть сгруппированы в одно-два дела. Коллективные письма сосредоточиваются в отдельном деле. Причем предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций группируются раздельно от обращений по личным вопросам. [c.281]
Подготовка документов к сдаче в архив в связи с истечением срока их текущего хранения. [c.39]
Должностные обязанности. Ведет учет личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам. Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью. Подготавливает необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям. Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников. Производит записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих. Вносит информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале предприятия, следит за его своевременным обновлением и пополнением. Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков. Оформляет карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, установления льгот и компенсаций. Изучает причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению. Подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив. Осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка. Составляет установленную отчетность. [c.186]
В 1928 г. ИТУ совместно с Центрархивом РСФСР подготовил Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР . Правила имели большое значение для организации текущего хранения документов и определяли порядок их уничтожения. Подготовленный в 1931 г. ИТУ проект Общих правил документации и документооборота предполагал введение единых правил делопроизводства в общегосударственном масштабе. Но вследствие ликвидации ИТУ в апреле 1932 г. эти правила не были доработаны и утверждены. [c.39]
Частичная централизованная — смешанная система — преобладает в крупных учреждениях со сложной структурой и большим объемом документооборота. Часть операций (прием, отправка документов, а иногда и контроль за их исполнением) осуществляется централизованно, а остальные (регистрация, текущее хранение документов, формирование дел) рассредоточены по стру кту р ным подр азделен и ям. [c.12]
Руководство второй проблемой ЕГСД — рациональная организация документооборота и текущее хранение документов — было поручено Главному архивному управлению при СМ СССР, разработчик — ВНИИДАД. План разработки данной проблемы предусматривал изучение опыта 1920-х годов и современного состояния делопроизводства в учреждениях разных уровней. Результаты исследований были обобщены в составленной в 1967 г. и опубликованной в 1970 г. ВНИИДАД "Методической программе исследования делопроизводства в министерствах и ведомствах"5. [c.102]
ВНИИДАД как учреждение системы Главного архивного управления при СМ СССР в своих разработках наиболее подробно излагал вопросы рационализации делопроизводства, текущего хранения документов и их дальнейшего использования. Вопросы механизации делопроизводства в них были отражены слабее. В свою очередь, ВНИИОргтехника, организация Минприбора СССР, в своих разработках основной акцент в рационализации делопроизводства делал прежде всего на применении средств механизации и оргтехники, а потом уже на изменении технологии работ и, учитывая разработанность таких вопросов, как составление номенклатуры дел, их формирование и дальнейшее использование, в методических рекомендациях ставил эти вопросы совсем редко. Кроме того, методические материалы, разрабатываемые ВНИИОргтехникой, наряду с вопросами рационализации делопроизводства, ставили проблемы планировки и организации рабочих мест основных категорий сотрудников аппарата управления, оснащения основных категорий сотрудников аппарата управления средствами механизации и оргтехники, организации служб научно-технической информации и др. [c.106]
Смотреть страницы где упоминается термин Текущее хранение документов
: [c.10] [c.44] [c.44] [c.102] [c.127]Смотреть главы в:
Делопроизводство в бухгалтерии -> Текущее хранение документов