Организация текущего хранения документов [c.283]
Организация текущего хранения документов важна для их сохранности. Первые подлинные экземпляры подписанных руководителем организации приказов о приеме па работу, переводах, увольнениях формируются в отдельное дело за один календарный год. Внутри дела приказы располагаются в хронологическом порядке. Приказы хранятся 75 лет. Документы, явившиеся основанием для издания приказов, формируются в отдельное дело, где они расположены в хронологическом порядке и хранятся 3 года. Отдельно формируются дела с приказами о предоставлении отпусков и взысканиях, с приказами о командировках со служебными записками-основаниями для издания приказов. Приказы располагаются также в хронологическом порядке и хранятся 3 года. [c.41]
Ежегодно издаются приказы о введении в действие номенклатуры дел, проведении экспертизы ценности документов, назначении ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях, о проведении проверки организации текущего хранения документов в структурных подразделениях таможни. [c.43]
В разделе Функции указывается закрепленный за работником участок работы и приводится перечень видов выполняемых им работ при осуществлении возложенных на него функций. Например, организация текущего хранения документов слагается из подшивки документов в дела в соответствии с номенклатурой дел, оформления обложек дел, организации хранения дел в шкафу, выдачи во временное пользование документов и дел и т. д. [c.130]
Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов в соответствии с установленными требованиями, называется документированием. Вопросы движения и учета документов (получение, обработка, регистрация, контроль исполнения, текущее хранение, отправка) охватываются понятием документооборот. Деятельность по организации долговременного хранения документов (экспертиза ценности документов, оформление дел, передача в архив, архивное хранение) относят к архивному делу. [c.5]
Для документационного обеспечения работы любого учреждения или предприятия фирмы, в рамках организационной структуры управления предусматривается делопроизводственная служба. Основными функциями службы являются прием, первоначальная обработка, учет и отправка корреспонденции, печатание, размножение и контроль исполнения документов, формирование дел и текущее хранение документов, подготовка документов для сдачи в архив. Делопроизводственная служба обязана также осуществлять методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях организации. [c.161]
Для организации и проведения экспертизы ценности документов учреждения, отбора их на государственное хранение и к уничтожению создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). Экспертная комиссия учреждения оформляется приказом директора и обычно состоит из 3—5 человек. Председателем должен быть один из заместителей директора или главный бухгалтер. В состав комиссии входят наиболее квалифицированные работники организации, имеющие большой опыт работы и хорошо знающие состав документации. Обязательно в состав комиссии входит лицо, ответственное за архив (если он есть) или за текущее хранение документов. [c.165]
Хранение документов в текущем архиве должно быть организовано таким образом, чтобы обеспечить их сохранность и возможность быстро находить каждый документ для наведения различных справок и проведения документальных ревизий. Эти ревизии призваны обеспечить проверку соблюдения хозяйственными организациями финансовой и сметной дисциплины и способствовать сохранности социалистической собственности путем выявления фактов хищения и незаконного расходования государственных средств и привлечения виновных лиц к ответственности. Документальные ревизии должны также обеспечить проверку правильности бухгалтерского учета, доброкачественности документов, оформляющих хозяйственные операции, и достоверности бухгалтерских записей. [c.48]
Значительное место в книге сознательно уделено организации документооборота, технологии регистрации, учета, контроля и хранения документов. Объяснение этому простое. Весь объем документов, обращающихся в организации, — это своеобразная память организации, обращение к которой позволяет оперативно решать текущие дела, разрешать спорные вопросы, анализировать работу предприятия, принимать наилучшие решения. Кто знает, как сложится ваша трудовая деятельность — возможно, кому-то из вас, придется работать секретарем, секретарем-референтом. Книга эта может дать вам вполне достаточные стартовые знания для работы в этой ставшей в наше время хорошо оплачиваемой и престижной должности. Поэтому не случайно в пособии приводится комплекс тестов для самооценки студентом своих личных возможностей для работы в данной профессии. Таким образом, оставаясь учебным пособием, предлагаемая книга отличается от других своим практическим уклоном. [c.4]
Для текущего и длительного хранения документы комплектуются в дела. ГОСТ Р 51141 -981 определяет дело как совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку . На каждой обложке (папке) помешается заголовок-этикетка типа Приказы директора колледжа за 2001 г. , Переписка с организациями о поставке комплектующих и т. п. Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, называют номенклатурой дел. [c.267]
Документационное обеспечение документов предполагает не только создание документов, но и организацию работы с ними. Организация работы с документами — это организация документооборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности. [c.55]
Наряду с организацией документооборота в понятие организация работы с документами входит хранение документов и их использование в деятельности учреждения. Система хранения документов — это совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности учреждения. Для системы хранения документов наиболее значимыми понятиями являются понятия номенклатура дел и дело . Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков их хранения, а дело — это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку. N [c.56]
И если документальный фонд объединяет в своем составе всю документацию организации (или отдельных лиц) документы текущего управления, документы, отобранные для постоянного или длительного хранения, в том числе и переданные на хранение в Государственный Архивный фонд, собранные коллекции документов, то архивный фонд - лишь часть документального фонда. В отличие от документального фонда архивный фонд не включает в себя документы с временными сроками хранения и имеет стабильный состав, который может только наполняться. В состав архивного фонда включаются документы, имеющие политическое, экономическое, научное, социальное, культурное, историческое или иное значение. [c.280]
Организация работы с документами — это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государственным стандартом как организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения 2. [c.9]
Большую роль для систематизации документов в текущем делопроизводстве, экспертизы их научной и практической ценности, подготовки и передачи документов в ведомственный архив сыграли Основные правила работы ведомственных архивов , изданные в 1986 г. и Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения , утвержденный в 1989 г. и установивший сроки хранения документов . [c.44]
Работник, ведущий текущее хранение обращений, формирует их в дела отдельно от общей переписки. При этом вместе с обращением подшивается копия ответа и все относящиеся к этому вопросу документы, собранные в процессе его рассмотрения, т.е. каждое обращение составляет в деле самостоятельную группу. Внутри дела эти группы документов по обращениям располагаются обычно по фамилиям заявителей в алфавитном порядке. Если в учреждение поступает большое количество обращений граждан, то каждое дело заводится по одной или нескольким начальным буквам фамилий заявителей. Например, Предложения, заявления, жалобы граждан на букву А , Б , В и т.д. Если обращений мало, они могут быть сгруппированы в одно-два дела. Коллективные письма сосредоточиваются в отдельном деле. Причем предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций группируются раздельно от обращений по личным вопросам. [c.281]
Должностные обязанности. Ведет учет личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам. Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью. Подготавливает необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям. Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников. Производит записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих. Вносит информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале предприятия, следит за его своевременным обновлением и пополнением. Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков. Оформляет карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, установления льгот и компенсаций. Изучает причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению. Подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив. Осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка. Составляет установленную отчетность. [c.186]
Плохая организация документов приносит огромные, порой непреодолимые трудности и в текущем архиве, возникающем уже в делопроизводстве, и в архиве учреждения. Для правильной постановки делопроизводства, а затем архива научно-обоснованная система классификации и хранения документов имеет решающее значение. Документация, плохо или совсем не классифицированная, превращается в склад случайных, разрозненных, и, вследствие этого, никому ненужных бумаг. Использовать эти бумаги в научных и практических целях, конечно, невозможно. [c.85]
Самым крупным недостатком в организации текущего архива является нарушение централизованного порядка хранения служебных документов. Практика показывает, что отдельные исполнители задерживают те или иные документы, необходимые им для справочной работы. Для этой цели они образуют особые дела, представляющие коллекции отдельных документов, часто по самым разнообразным вопросам. Эти дела получают обычно такие названия Руководящие материалы , Разные сведения , Общее дело , К сведению и руководству и т. д. [c.137]
Должностные обязанности. Организует и обеспечивает работу канцелярии. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Организует работу по регистрации, учету, текущему хранению и передаче документов в соответствующие структурные подразделения, по формированию дел и их сдаче на архивное хранение. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в организации и организует их внедрение. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, средствами автоматизации и механизации управленческого труда. Осуществляет методическое руководство делопроизводством в подразделениях организации, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их [c.10]
Архивными органами разработан ряд нормативно-методических документов, в которых описаны общие требования к составлению и оформлению документов, порядок работы с ними. Эти акты излагают требования к организации работы с документами после выхода их из оперативной работы группировку документов в дела и порядок их расположения внутри дела, описание обложек дел, текущее хранение дел, проведение экспертизы ценности документов и определение сроков их хранения, порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения и подготовки дел к сдаче в архив. В специальном справочнике-перечне указаны сроки хранения документов. [c.25]
Организация работы с документами Организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. [c.163]
Должностные обязанности. Осуществляет контроль за своевременным исполнением приказов, поручений и распоряжений руководителя организации. Ведет учет личного состава организации, ее подразделений. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя организации. Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью. Участвует в разработке перспективных и годовых планов по труду и кадрам. Подготавливает необходимые материалы для квалификационной и аттестационной комиссий и представления на работников к поощрениям и награждениям. Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников. Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков. Оформляет документы, необходимые для назначения пенсий работникам организации и их семьям. Изучает движение и причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по их устранению. Подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив. Проверяет [c.59]
Наименее решенным пока остается вопрос о месте хранения документов в текущем делопроизводстве. В большинстве учреждений они хранятся децентрализованно в столах у исполнителя. Рациональная организация делопроизводства предполагает централизованное формирование и хранение дел. Это позволит возложить данную обязанность на специально обученного работника, который сможет квалифицированно формировать дела, выдавать документы во временное пользование, вести по ним справочную работу. [c.164]
В 1928 г. ИТУ совместно с Центрархивом РСФСР подготовил Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР . Правила имели большое значение для организации текущего хранения документов и определяли порядок их уничтожения. Подготовленный в 1931 г. ИТУ проект Общих правил документации и документооборота предполагал введение единых правил делопроизводства в общегосударственном масштабе. Но вследствие ликвидации ИТУ в апреле 1932 г. эти правила не были доработаны и утверждены. [c.39]
Должностные обязанности. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники по учету, контролю исполнения, оперативному хранению, справочной работе. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационно-го обеспечения управления. Осуществляет контроль за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях. Подготавливает Предложения по обеспечению эргономических условий труда, научной организации рабочих мест работников службы документационно-го обеспечения управления. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. Организует внедрение, ведение (в том числе автоматизированное) и развитие систем документации, включая документы на машинных носителях и классификаторы документной информации. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопо-токов. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации текущего хранения и экспертизе научной и практической ценности документов. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области доку-ментационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические материалы по документационному обеспечению. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления. [c.119]
Руководство второй проблемой ЕГСД — рациональная организация документооборота и текущее хранение документов — было поручено Главному архивному управлению при СМ СССР, разработчик — ВНИИДАД. План разработки данной проблемы предусматривал изучение опыта 1920-х годов и современного состояния делопроизводства в учреждениях разных уровней. Результаты исследований были обобщены в составленной в 1967 г. и опубликованной в 1970 г. ВНИИДАД "Методической программе исследования делопроизводства в министерствах и ведомствах"5. [c.102]
ВНИИДАД как учреждение системы Главного архивного управления при СМ СССР в своих разработках наиболее подробно излагал вопросы рационализации делопроизводства, текущего хранения документов и их дальнейшего использования. Вопросы механизации делопроизводства в них были отражены слабее. В свою очередь, ВНИИОргтехника, организация Минприбора СССР, в своих разработках основной акцент в рационализации делопроизводства делал прежде всего на применении средств механизации и оргтехники, а потом уже на изменении технологии работ и, учитывая разработанность таких вопросов, как составление номенклатуры дел, их формирование и дальнейшее использование, в методических рекомендациях ставил эти вопросы совсем редко. Кроме того, методические материалы, разрабатываемые ВНИИОргтехникой, наряду с вопросами рационализации делопроизводства, ставили проблемы планировки и организации рабочих мест основных категорий сотрудников аппарата управления, оснащения основных категорий сотрудников аппарата управления средствами механизации и оргтехники, организации служб научно-технической информации и др. [c.106]
Важной функцией делопроизводственной службы является систематизация и хранение документов. iMa HB исполненной документации — это своеобразная память организации, обращение к которой дает возможность анализировать работу коллектива, решать спорные вопросы, принимать новые решения. Для текущего и длительного хранения документы комплектуются в дела. [c.185]
Движение документов по каналам коммуникаций приводит их в массивы (фонды) - организационно упорядоченные собрания документов, подобранные по какому-либо признаку (отраслевому содержанию, виду, ведомственной принадлежности, праву собственности и т.д.). Организация массива представляет собой совокупность процессов приема, учета, технической обработки, размещения и хранения документов. Собрание документов в массиве по содержанию, научной и художественной ценности, полноте должно отвечать задачам его создания. Поэтому для полноценной работы массива необходим планомерный отбор и приобретение документов, отвечающих указанным требованиям. Этот процесс называется комплектованием. Пополнение массива вновь выходящими документами называется текущим комплектованием. Но нередко изучение состава документов в массиве выявляет отсутствие нужных документов прошлых лет. Их поиск и приобретение называется ретроспективным комплектованием (или докомп-лектованием). [c.126]
Поставлена задача, осветить правила составления и оформления тех документов, которые наиболее часто встречаются в управленческой деятельности работников управленческого аппарата, и ознакомить с организацией делопроизводственных процессов. В соответствии с этой задачей в учебном пособии подробно излагаются требования государственных стандартов к составлению и оформлению документов и вопросы организации делопроизводственной службы, обработки документов, их регистрации, контроля исполнения, текущего хранения, а также организации рабочих мест и механизации документацион-ных процессов. [c.3]
Смотреть страницы где упоминается термин Организация текущего хранения документов
: [c.44] [c.102] [c.164] [c.146] [c.34]Смотреть главы в:
Делопроизводство -> Организация текущего хранения документов