Цель систематизации документов — облегчить работу, организуя хранение [c.156]
Осуществите централизацию хранения папок с делами. Это приведет к сокращению числа дел, которые, как вы считаете, вам нужны Переключайтесь на рациональную практику систематизации документов Ваши папки с делами должны быть доступны для нормального использования Ограничьте рассылку документов. Это также ускорит поиск информации и возвращение взятого на место Установите правило обрабатывать документы в тот же день. Это резко сократит объем откладываемой работы Сокращайте время, расходуемое на обработку документов Сокращайте количество отделов, которые должны знакомиться с документами и число людей, которые должны их подписывать. Устраняйте скопления документов Сделайте меньшими по размерам ящики для входящих , исходящих и ожидающих решения документов [c.157]
Контрольный листок для проверки систематизации документов [c.158]
Под индексацией документов в делопроизводстве понимается проставление их порядковых (регистрационных) номеров и определенных условных обозначений, указывающих место их составления, исполнения и хранения. Индексы используют при поиске, учете и систематизации документов. Индексы проставляют на документах (место простановки определяет ГОСТ Р 6.30-97, реквизит 10) и регистрационных карточках. [c.261]
ГОСТ Р 51141-98 определяет понятие формирования дел как группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дела. [c.269]
Формирование дела — отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри дела. [c.350]
Частичное оформление дел дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить систематизацию документов в деле, листы не нумеровать, заверитель-ные надписи не составлять. [c.185]
Наряду с организацией документооборота в понятие организация работы с документами входит хранение документов и их использование в деятельности учреждения. Система хранения документов — это совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности учреждения. Для системы хранения документов наиболее значимыми понятиями являются понятия номенклатура дел и дело . Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков их хранения, а дело — это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку. N [c.56]
Общие требования к систематизации документов и формированию дел [c.196]
Большую роль для систематизации документов в текущем делопроизводстве, экспертизы их научной и практической ценности, подготовки и передачи документов в ведомственный архив сыграли Основные правила работы ведомственных архивов , изданные в 1986 г. и Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения , утвержденный в 1989 г. и установивший сроки хранения документов . [c.44]
Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений). [c.191]
При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений-корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц и т.д. [c.296]
Наряду с принципами систематизации документов при формировании дел следует придерживаться основных правил, общих для всех категорий документов [c.297]
Грамотно исполненный регистрационный номер превращается в уникальный идентификационный код документа (в сочетании с годом его регистрации) и позволяет обеспечить быстрое нахождение документа, снизить возможность его утери и обеспечить такой порядок в делах , какой имеется в образцовых библиотеках. При этом обеспечиваются четкая классификация и систематизация документов, прозрачность документопотоков, легкость установления факта потери документа. О регистрации документов см. ниже. [c.33]
Систематизация документов на предприятии [c.104]
Представьте, если бы тысячи документов, поступающих на предприятие, не регистрировались, не учитывались, хранились произвольным образом — как в таком хаосе можно было бы быстро найти, например, все, что относится к одному заказу У нас ведь могут быть вопросы к заказчику, потребность в каких-то уточнениях с нашей и его стороны, может возникнуть целая переписка, — и все это будет отражено в разных деловых письмах, которые будут лежать в разных местах, а разобраться в истории наших отношений без документов будет невозможно. Наши дела с клиентом должны быть в порядке, мы должны выполнять свои обязательства, и наши дела (папки с документами) тоже должны быть в порядке мы должны иметь возможность быстро поднять всю переписку с партнером и уточнить необходимые детали и состояние нашего взаимодействия. Хотелось бы сразу, при регистрации, присвоить документу такой уникальный номер, чтобы нельзя было этот документ спутать с другим и чтобы по номеру было видно, где он должен храниться. В нашей стране придумали и ввели общую для всех и достаточно понятную систему, основанную на классификации и систематизации документов при помощи Номенклатуры дел . Слово номенклатура в данном случае означает систематизированный перечень . [c.104]
| Рис. 7.2. Систематизация документов организации |  |
Групповая регистрация на карточках создает более компактные картотеки и, что особенно важно, способствует правильной организации документов в текущем делопроизводстве. Групповые карточки с зарегистрированными на них документами определяют порядок систематизации документов внутри дела и дают возможность их быстро разыскать. [c.68]
Первая часть картотеки на неисполненные документы служит для поиска документа в процессе его исполнения. Разделами первой части картотеки являются названия корреспондентов или исполнителей. Вторую часть используют для поиска исполненных документов по определенному вопросу. Разделы и рубрики ее соответствуют классификатору, построенному по производственно-отраслевому признаку, отображающему всю деятельность учреждения. Схемой для систематизации документов в учреждении может быть номенклатура дел. В этом слу- [c.93]
Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив Общества (далее именуется -архив) в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России. [c.70]
С.4. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ Б ПРЕДЕЛАХ ФОНДА [c.71]
Комплекс научно-технических документов — это совокупность научно-технических документов, образующихся при исследовании научной темы, конструировании изделия промышленного производства, разработке технологии его изготовления, проектировании объекта капитального строительства. Систематизация документов по комплексам проводится по признакам, которые служат основой систематизации документов для каждой группы НТД. [c.72]
Формирование дела определяется как "группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела" и. Распределение документов в дела проводится в строгом соответствии с номенклатурой дел. Правильное и своевременное распределение и подшивка документов в дела обеспечивают не только возможность быстрого поиска документа, но и исключают его потерю. Поэтому этой стадии работы с документами всегда придавалось большое значение и были выработаны единые требования к формированию и оформлению дел. [c.158]
СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ И ИХ ХРАНЕНИЕ [c.60]
Использование документной информации в целях управления в оперативной работе и в научных целях зависит от правильной систематизации документов, от умения сгруппировать ах в дела. Дело представляет собой совокупность документов или документ, относящийся к определенному вопросу или участку деятельности учреждения. Для того чтобы правильно составить дела, документы нужно классифицировать. Классификация документов в делопроизводстве закрепляется в номенклатуре. . [c.60]
Архив учреждения или предприятия может предоставлять свои документы для организации выставок. Выставки документов посвящаются актуальным событиям, юбилеям, фактам. На выставках экспонируются копии документов, а в отдельных случаях — подлинники. Систематизация документов фиксируется экспозиционным планом, где указываются экспонируемые документы, их размеры, порядок размещения на витринах и стендах. [c.120]
Организация производства не только влияет на построение учета затрат и калькулирование себестоимости продукции, но и на организацию первичного учета, систематизацию документов, аналитический учет. Так, например, в крупносерийном и массовом производствах выработку и заработную плату оформляют преимущественно маршрутными листами и рапортами выработки, а в индивидуальном и мелкосерийном производствах — нарядами на сдельные работы. [c.80]
ГОСТ 7.44—84. Систематизация документов. Общие требования [c.349]
Внутри дела документы располагаются в определенной последовательности вопросной, хрон о л о г и-чес.кой, алфавитной, ну м ер а ц и о н ной. Систематизация документов по вопросному признаку предполагает расположение их в логической п оследовательно-сти. Чаще всего это совпадает с хронологией документов. Иногда хронологическая последовательность может нарушиться включением приложений, справок и т. я. документов. В хронологической последовательности помещаются распорядительные и важнейшие внутренние документы. В алфавитном порядке могут располагаться айкеты, заявления и жалобы граждан (в алфавите фамилий заявителей). В нумерационном порядке стоят квитанции, накладные и т. п. документы. [c.66]
В соответствии с ГОСТ 7.44—84 Систематизация документов. Общие требования в зависимости от вида систематизированных документов и поставленных задач применяются одна или несколько систем класси- [c.23]