Основу индексации документов составляют условные обозначения структурных подразделений, номера дел по номенклатуре, порядковые входящие или исходящие номера документов. Так, индекс 01/05/89 входящего документа включает [c.261]
Наличие номенклатуры дел в каждой организации, на предприятии обязательно. Она используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела, в качестве указателя индексации документов и дел, а также как схема построения справочной картотеки на исполненные документы. [c.267]
ИНДЕКСАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ — присвоение документам порядковых номеров и условных обозначений при регистрации. [c.119]
Регистрация и индексация документов [c.179]
Раздел Регистрация документов устанавливает организацию регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, сроки, формы и методы регистрации, дает описание принятой технологии и порядок индексации документов. [c.211]
Порядок нумерации и индексации документов разных видов, в том числе с использованием номенклатуры дел. [c.24]
Ответ дают Основные- - правила , утвержденные Главным архивным управлением при Совете Министров СССР в 1963 году. Под постановкой документальной части делопроизводства, читаем в Правилах, понимается организация работы учреждения с документами от их создания (получения) до сдачи в архив, которая включает в себя оформление документов, их учет и создание учетно-справочного аппарата к ним, классификацию и индексацию документов, составление номенклатур дел и формирование дел, а также экспертизу научной и практической ценности и подготовку дел к сдаче в архив учреждения 1. Из этого определения следует,, что документальная часть, делопроизводства понятие более широкое, чем понятие текущий архив , оно охватывает большую часть процессов, рассмотренных выше, относящихся собственно к постановке делопроизводства. Это- подтверждают и Основные правила , согласно которым постановка документальной части определяется инструкциями по делопроизводству 2. [c.134]
Номенклатура дел служит справочным указателем индексации документов и дел. При регистрации документов индекс дела по номенклатуре является составной частью регистрационного номера документа. [c.127]
ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ - выполнение комплекса действий, предусмотренных Единой государственной системой делопроизводства и утверждаемыми в соответствии с нею инструкциями по делопроизводству. Имеются в виду, в частности правила регистрации документов порядок индексации документов правила ведения учета документов построение справочного аппарата ведение контроля за исполнением документов составление номенклатур и формирование дел подготовка документов к последующему хранению — экспертиза ценности, оформление дел, описание документов постоянного и временного хранения, обеспечение сохранности документов, передача дел в архив организации. [c.203]
Индекс потребительских цен 68 Индекс розничных цен 69 Индексация документов 69 Индексация доходов 69 Индексы 69 [c.224]
Индексация документов — это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения. [c.276]
Номенклатура дел фактически предопределяет всю систему хранения документов в текущей работе с документами, поэтому от ее качества зависит полнота дальнейшего использования документальных материалов. Кроме того, номенклатура дел является указателем индексации документов при регистрации, так как индекс документа включает индекс дела по номенклатуре. [c.328]
Основными принципами построения номенклатуры дел являются единство в подходе к учету, систематизации, описанию и поиску документов применение, индексации документов, обеспечивающей внесение в соответствующие разделы номенклатуры изменений, добавлений и исправлений стабильность индексов дел сохранение за номенклатурой дел функции учета документов. [c.329]
Индексация документов. Заключается в проставлении порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место исполнения (составления) и хранения документов. Индексы используются при учете и систематизации документации. [c.44]
Рациональной работе по регистрации документов способствует применение единых способов ведения учетных форм, фиксации учетных данных и индексации документов. [c.177]
Основное назначение номенклатуры дел — служить руководством для группировки исполненных документов. Номенклатура дел используется также при индексации документов. Индекс дела входит составной частью в регистрационный номер документа (реквизит 10). [c.185]
Номенклатура дел является указателем индексации документов и дел. При индексации документов индекс дела по номенклатуре входит в индекс документа. В номенклатуре дел указывают сроки их хранения, с ее помощью проводится первый этап экспертизы ценности документальных материалов, определяется время их хранения. [c.158]
Как проводится регистрация и индексация документов Какие формы регистрации применяют на практике [c.178]
Индексация документов — присвоение документам порядковых номеров и [c.182]
Основными принципами построения номенклатуры являются систематизация документов на основе классификатора вопросов деятельности учреждения, позволяющая документы по одному вопросу (теме) группировать вместе единство в подходе к учету, систематизации, описанию и поиску документов применение индексации документов, обеспечивающей внесение в соответствующие разделы номенклатуры изменений, добавлений и исправлений стабильность, сохранение за номенклатурой функции учета документов. [c.102]
Задание. Познакомьтесь с номенклатурой дел вашего учреждения и правилами индексации документов. Оформите на компьютере номенклатуру дел. [c.115]
Номенклатура также служит указателем индексации документов. При регистрации документов индекс дела по номенклатуре входит составной частью в присваиваемый входящему документу регистрационный номер (индекс). Номенклатура содержит указание срока хранения каждого дела, а следовательно, и документов, помещаемых в него. Таким образом, распределяя с помощью номенклатуры документы в дела, проводится первый этап экспертизы ценности документов, ориентировочно намечается время их хранения. [c.157]
| Рис. 4.1. Индексация технических документов |  |
В чем заключаются общие правила регистрации документов 2. Какие справочные материалы должен использовать секретарь при регистрации документов 3. Как осуществляется индексация документов 4. В чем особенность индексации распорядительных документов 5. Каков порядок регистрации документов на карточках 6. Какие недостатки характерны для журнальной формы регистрации документов 7. Каким требованиям должен отвечать справочный аппарат секретаря в работе с документами 8. Как следует располагать разделы, рубрики в справочной картотеке на неисполненные документы 9. Как строится картотека на исполненные документы Что является разделами и рубриками этой части картотеки 10. В чем достоинства хранения информации в картотеках на обозримых картах П. Какова структура сроковой картотеки 12. В чем заключаются задачи и правила контроля исполнения служебных документов 13. Кто осуществляет контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений в учреждении, структурном подразделении 14.-Какие виды документов подлежат обязательному контролю за их исполнением 15. Для каких документов устанавливаются типовые сроки исполнения На основании чего устанавливают эти сроки 16. Кто устанавливает индивидуальные сроки исполнения документов 17. В каких реквизитах документа может быть указан срок исполнения 18. С какого момента исчисляется срок исполнения и контроль за исполнением документа [c.292]
Индексацией документов является проставление цифровой системы обозначения в установленном месте (в оформительской зоне), куда входят цифровое обозначение структурного подразделения, к компетенции которого относится конкретный документ, и номер соответствующего дела по номенклатуре. Основой индекса документа является его индивидуальный номер, присвоенный при регистрации. Индекс 01-17-22 означает 01 — индекс структурного подразделения, 17 -номер делано номенклатуре, 22 — индивидуальный регистрационный номер документа. Инициативный и ответный документы, как правило, сопрягаются одним индексом, который присваивается инициативному документу и дублируется в ответном. Индексацнонная система должна обозначаться единым видом знаков — арабскими цифрами. [c.90]
Исследуя порядок индексации документов, нужно установить, обеспечивает ли он единство индексации входящих, исходящих и внутренних документов, что является важным фактором рациональной системы делопроизводства. Исследователям необходамо обратить внимание и на схему построения картотеки. Она должна обеспечивать оперативный поиск документов сведений, содержащихся в них. Применение [c.112]
Инструкция по делопроизводству должна содержать следующие разделы общие положения нормативы и регламенты в части делопроизводства подготовка и оформление ОРД документирование коллегиальной деятельности требования к машинописному оформлению документов организация движения документов работа с входящими документами работа с исходящими документами работа с внутренними документами индексация документов регистрация документов контроль исполнения документов составление номенклатур дел экспертиза ценности документов оформление дел и передача их в архив порядок тиражирования документов работа с телеграммами, телефонограммами, телетайпограммами организация труда делопроизводственного персонала механизация делопроизводственного труда. [c.114]
Номенклатура дел — это систематизированный список наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроксршх хранения, утвержденный в установленном порядке. Номенклатура дел выполняет функции указателя основных направлений деятельности учреждения, схемы группировки (распределения) исполненных документов по тематическим комплексам (делам), базы для индексации документов и дел, указателя сроков хранения дел, схемы построения справочной картотеки на неисполненные документы в делопроизводстве и в архиве учреждения, учетного документа в архиве учреждения для дел временного хранения (до 10 лет включительно). [c.102]
В связи с изменением экономической ситуации в стране затруднен порядок определения и корректировки стоимостных показателей, в частности стоимости одной условной тонны загрязняющего вещества, используемой в формулах расчета предотвращенного ущерба от уменьшения загрязнения атмосферы и водоемов. На основе вышедших нормативных документов по расчету платы за выбросы и сбросы вредных веществ стоимости одной условной тонны ингредиента предлагается использовать следующие значения для атмосферы -118,8 р/усл.т, для водоемов - 2528 р/усл.т (в ценах 1993г.)- В последующие годы необходимо учитывать коэффициенты индексации платы. [c.52]
Согласно нормативным документам, организациим предоставлено право не чаще одного раза в год (на начало отчетного года) переоценивать объекты основных средств по восстановительной стоимости путем либо индексации (по балан- [c.222]
Права и обязанности бюджетополучателя также строго регламентированы. Он имеет право на своевременное получение и использование бюджетных средств в соответствии с утвержденным бюджетной росписью размером с учетом сокращения и индексации своевременное доведение уведомления о бюджетных ассигнованиях и лимитах бюджетных обязательств компенсацию в размере недофинан-сирования по решению судебных органов. Обязанности бюджетополучателя своевременно подавать бюджетные заявки или иные документы, подтверждающие право на получение бюджетных средств [c.273]
Смотреть страницы где упоминается термин Индексация документов
: [c.261] [c.353] [c.163] [c.276] [c.256] [c.787]Смотреть главы в:
Большая экономическая энциклопедия (2007) -- [ c.256 ]